ホワイトボードでの在庫管理は、一目で在庫状況が把握できるので、視認性の高さからながく利用している会社もあるかもしれません。
しかし、ホワイトボードでの在庫管理にはさまざまな課題もあります。
正確性や業務効率性、情報の正確さなど、さまざまな視点から考えると、ホワイトボードでは在庫管理しにくい部分も多いからです。
ホワイトボードでの在庫管理をする方法、在庫管理表をホワイトボードで作って運用するポイントや問題点を確認していきましょう。
ホワイトボードで在庫管理はできる？
実際にホワイトボードで在庫管理はできるのでしょうか。
ホワイトボードで在庫管理ができるケースとできないケースについて確認していきましょう。
ホワイトボードでの在庫管理で良いケース
たとえば、以下の場合はホワイトボードでの在庫管理が適しています。
- 取扱数が少ない
- 在庫管理よりもチーム内での情報共有が目的
- 在庫管理の回転率が高くない
- 一時的な管理や小規模なプロジェクト
ホワイトボードでの在庫管理は全体というよりは部分的な管理に向いているといえるでしょう。
また、そこまで回転率が高くなく、取扱数も少ないのであれば、ホワイトボードでの在庫管理で済むかもしれませんが、長い期間を通じての管理ではなくその日など限られた機会に用いる手段と考えておいた方がいいかもしれません。
ホワイトボードでの在庫管理が適さないケース
一方、以下のような状況では、ホワイトボードでの在庫管理は適していません。
- 取扱数が多い
- 在庫が動きやすい
- 棚卸をする必要がある
- 在庫情報の共有が必要である
元々在庫管理は、物品の整理整頓や在庫の状態を確認するだけではなく、在庫の状況から次に何が必要になるのか予測するためにも行われます。
そのため、在庫管理の情報をもとに分析を行う場合は、ホワイトボードは適していません。
また、在庫管理を頻繁に行ったり、ものの増減が激しい場合はホワイトボードで管理するのは難しいでしょう。
ホワイトボードは書いたり消したりなど、人の力で管理する必要がありますし、自動ではなく手動になるので、記載するタイミングが遅れれば不正確になります。
記載する際にミスが生じやすいので、ホワイトボードでの在庫管理は限定的な場面でしか効果的ではないといえるかもしれません。
在庫管理表をホワイトボードで作る問題
在庫管理表をホワイトボードで作ると、どのような問題が起こるでしょうか。
在庫管理表をホワイトボードで作る際に生じる問題を確認していきましょう。
読み間違い・書き間違いが起きやすい
ホワイトボードでの在庫管理は、文字を書いて管理することが多いので、記入ミスや不明瞭な文字になってしまうこともあるでしょう。
たとえば、急いでる時にかけば乱雑な筆跡になってしまったり、書き癖で読みにくくなったり、文字が消えてしまうことなども考えられます。
また、複数人で管理していると表記揺れやルール外の書き方など、ヒューマンエラーも発生しやすくなり、管理するのが難しくなるでしょう。
簡単に消えたり・消されてしまう
ホワイトボードは簡単に管理できる一方、マーカーで書くため簡単に消すことができます。
指で擦ればすぐに消せますし、時間が経過することで見えにくくなるので、保全性は低いといえるでしょう。
また、重要な情報を勝手に消されてしまうこともあるでしょう。
特にホワイトボードはアナログな管理方法なので、復元することはできません。
後から見返したり、ミスの発見などもできませんので、その場しのぎの管理方法ともいえるかもしれません。
二重の管理表を作成している
多くの場合、ホワイトボードでの在庫管理は不安なためexcelなどを利用してデータを二重に管理しているケースがあります。
しかし、二重管理はデータを管理する上であまり好ましくなく、二重管理によってデータの不一致が生じる可能性もありますし、管理する手間も発生します。
また、データが2つあることでどちらが正しいデータなのか判別できなくなるなどの懸念もあるので、ホワイトボードの情報の取り扱いを考えなければいけません。
簡単に改ざんできる
ホワイトボードの情報はただマーカーで書かれているだけだったり、マグネットや付箋を貼って利用することもあるでしょうが、どの方法でも簡単に書き換えることができます。
そのため、意図的なデータ改ざんが起こることも考えられるでしょう。
ホワイトボードは、デジタルツールのように履歴の確認ができません。
たとえデータの改ざんが行われたところで誰が変更したのか確認することはできませんし、改ざんの証拠が残らないので、データの正確性を保つことが難しい面があります。
在庫管理表はホワイトボードからデジタル化すべき理由
適切に在庫管理をしたいのであれば、ホワイトボードではなく在庫管理システムなどのデジタル化された方法を検討したほうがいいかもしれません。
在庫管理表はホワイトボードではなくデジタル化したほうがいい理由を確認していきましょう。
改ざんされにくくなる
在庫管理ツールを使えば、データの変更履歴が自動的に記録されます。
そのため、誰がどのように変更を行ったのか確認ができますし、そもそも権限をつけることで変更できる人の制限が可能です。
また、変更や利用の記録も残るため、安全な管理をしたいのであれば在庫管理ツールが適していると言えるでしょう。
不正行為の抑止にも繋がりますし、データの信頼性の担保が可能です。
データの整理がしやすい
デジタル化することでフォーマットが統一されるため、常に整頓された状態で在庫管理ができます。
また、自動的な並び替えや検索機能もできるので、探し物があるときや分析をしたいときにデータ情報が乱雑にならずに済みます。
さらに、自動でグラフの作成ができるツールがあるものなど、見やすく、整理された管理を行うことができるでしょう。
業務効率が高まる
デジタル化することでさまざまな機能が自動になったり、ホワイトボードに書くなどの手間などもなくなります。
そのため、在庫管理業務の効率を高めることができたり、分担することも簡単になるでしょう。
また、在庫管理業務の効率が高まることで、本来の業務に集中ができたり、ミスの削減やコミュニケーションの円滑化など、全体の業務効率の改善も期待できます。
データを残すことができる
デジタル化の最大のメリットは、データを長期的に保存することができる点です。
その結果、過去の在庫管理状況を確認したり、需要のパターンを予測することもできます。
また、クラウドサービスを利用していれば災害時にデータを紛失する恐れもないので、どのような状況下になってもデータの管理ができます。
リモートワークも対応できる
在庫管理をデジタル化できれば、場所を選ばずに利用できるのでリモートワークも可能になります。
在宅勤務中でも在庫状況の確認や入力ができるので、管理担当者は在宅勤務ができないという体制を見直すこともできますし、複数拠点間でリアルタイムな情報共有も可能です。
デジタル化することで在庫管理業務でもリモートワークができるようになれば、人手不足の解消にもつなげることができるでしょう。
さまざまなコストの節約になる
例えば、クラウドサービスの在庫管理システムを利用することにすれば、月額費用以外のコストは必要ありません。
ホワイトボードで在庫管理をすると、マーカーやマグネットなどの費用がかかりますし、ホワイトボードを複数用意したり、置いておく場所なども必要になります。
しかし、デジタル化すればそのようなスペースの確保も不要になりますし、デジタルツールにかかる費用だけで済みます。
作業コストも削減できる在庫管理システムは、在庫管理業務においてさまざまな部分でのコスト削減効果が期待できます。
ホワイトボードでの在庫管理よりもzaico
ホワイトボードによる在庫管理は視認性の高さが魅力ですが、デジタル化が進んでいる中では、非効率な手法であり、データの脆弱性や活用の部分で劣る方法です。
ホワイトボードはすぐに改ざんもできますし、無意識のうちに消してしまうこともあるかもしれません。
課題が多いホワイトボードによる在庫管理を改善したい場合は、「クラウド在庫管理システムzaico」の導入をご検討ください。
zaicoは簡単な操作でPCやスマホを使ってシンプルに在庫管理ができるので、ホワイトボードのように簡単に利用できるだけでなく、ホワイトボードでの在庫管理のデメリットを解消することができます。
ホワイトボードによる在庫管理からの脱却や在庫管理システムの利用をご検討であれば、お気軽にzaicoにお問い合わせください。
