業務フロー図は、業務プロセスを可視化し、効率的な業務運営や課題解決に役立つツールです。
在庫管理のように多くのプロセスが絡む業務では、業務フロー図を活用することで複雑な業務が可視化できます。
しかし、どのように業務フロー図を作れば良いかわからない方もいるかもしれません。
業務フロー図とは何かから、業務フロー図の種類や作成手順、業務フロー図を作成するためのポイントを確認していきましょう。
業務フロー図とは
業務フロー図とは、業務の手順や流れを視覚的に表現した図のことです。
作業の順序や判断のポイント、関係部署間の連携などを矢印や記号を用いて明確に示すことで、複雑な業務プロセスを誰もが理解できる形で表現できます。
また、業務フロー図の作成により、業務の無駄や重複、ボトルネックを発見しやすくなり、業務改善やシステム化の検討材料としての活用も可能です。
在庫管理の現場でも、適正在庫の維持や在庫切れの防止、過剰在庫の削減などの課題に取り組む際の基礎資料として、業務フロー図が役立ちます。
業務フロー図とは：作成する目的
業務フロー図は、企業活動においてさまざまな目的で活用されるツールです。
業務フロー図を作成する目的を確認していきましょう。
業務の標準化・マニュアル化
業務フロー図は、業務の標準化・マニュアル化を実現する上で欠かせないツールです。
文字や口頭のみの情報では、人によって解釈が異なったり、属人的なやり方が生まれたりするため、業務の一貫性が損なわれることがあります。
業務フロー図を作成することで、業務の手順が明確になり、誰が作業しても一定の品質が保たれ、新しい担当者への引き継ぎもスムーズに行えるようになります。
業務の可視化による課題発見
業務フロー図は、業務の流れを視覚的に表現し、これまで気付かなかった非効率な作業や重複プロセスの発見にも有効です。
文字情報だけでは把握しづらい作業の前後関係や、部署間の連携ポイントが明確になり、ボトルネックとなっている工程や改善が必要な箇所を特定できます。
これにより、業務効率化やコスト削減につながる改善策の検討をスムーズに進めることが可能です。
関係者間の認識共有
業務フロー図は関係者間で共通認識を持つためのツールとしても役立ちます。
業務を文字や口頭で説明する場合、関係者間で認識のズレや情報伝達の過程で誤解が生じることがあります。
業務フロー図を作成すれば、各部署の役割や業務の流れが明確になり、関係者全員が共通の認識を持つことが可能です。
これにより、業務の円滑な連携が可能になり、トラブルの発生を未然に防げます。
業務フロー図とは：主な種類
業務フロー図には、さまざまな種類があり、それぞれ特徴や用途が異なります。
代表的な業務フロー図の種類を確認していきましょう。
フローチャート
フローチャートは、業務の手順を視覚的に表現する最も基本的な業務フロー図です。
開始から終了までの作業の流れを、矢印で連結された記号（丸や四角、ひし形など）を使って表現します。
例えば、在庫管理では、入荷検品から保管、出荷までの一連の作業手順を分かりやすく図示することが可能です。
シンプルな構造のため、業務の全体像を把握したり、新人教育の資料として利用したりするのに適しています。
スイムレーン図
スイムレーン図は、プロセスを部門や担当者ごとに分けた「レーン」に配置し、それぞれの役割や責任範囲を明確化するフロー図です。
複数の担当者や部門の連携が必要な業務で特に有効で、複雑なプロセスでも全体像をわかりやすく整理できます。
在庫管理では、調達部門・倉庫・販売部門などがどのように連携しているかを可視化する際に効果的です。
ビジネスプロセスモデリング表記法（BPMN）
ビジネスプロセスモデリング表記法（Business Process Model and Notation：BPMN）は、業務プロセスを詳細かつ標準化された記号で表現する手法です。
国際標準規格に準拠した記法を用いて、イベントやタスク、ゲートウェイ（分岐）などを組み合わせて、業務の流れやルールを明確に示します。
フローチャートよりも高度で、システム開発や業務改善プロジェクトなどでよく使われます。
データフローダイアグラム（DFD）
データフローダイアグラム（DFD）は、データの流れに着目して業務プロセスを表現するフロー図です。
業務フローでの情報のやり取りを整理し、システム設計や業務のデジタル化に役立ちます。
在庫管理では、注文情報の流れや在庫データの処理プロセスを明確にすることで、データの一貫性を保ち、エラーを防ぐのに有効です。
業務フロー図とは：作成の流れ
業務フロー図を効果的に作成するには、適切な手順を踏むことが重要です。
業務フロー図作成の基本的な流れを確認していきましょう。
作成目的と対象範囲を明確にする
業務フロー図の作成に着手する前に、何のために作成するのか、どの業務範囲まで含めるのかを明確にしましょう。
例えば、在庫管理業務の標準化が目的なのか、システム化の検討なのかによって、必要な詳細度が変わってきます。
目的と範囲を明確にすることで、必要な情報や関係者が明確になり、効率的な作業が可能です。
使用するツールや記法の決定
次に、業務フロー図の作成目的に合わせて、使用するツールや記法（例：フローチャート、スイムレーン図など）を決めます。
目的や複雑さに応じて適切な形式を選ぶことで、利用者が理解しやすいフロー図の作成が可能です。
また、Visioなどの専用ツールを使用するか、エクセルなどで作成するかも検討します。
現状の業務プロセスの把握と情報収集
続いて、実際の業務プロセスを把握し、必要な情報を収集します。
担当者へのヒアリングや現場調査などを通して、業務の流れや各ステップで発生する作業、使用するデータ、判断基準、などを把握しましょう。
在庫管理では、発注・入庫・棚卸などの各業務の手順や、在庫データの更新タイミングなどが重要です。
業務フロー図の作成
収集した情報を基に、実際に業務フロー図を作成します。
選択した記法のルールに沿って、業務の流れを視覚的に整理し、分岐条件や処理の流れを明確に表現しましょう。
作成途中で業務の担当者や責任者に確認しながら進めると、手戻りを最小限に抑えられます。
完成したフロー図の共有と活用
完成した業務フロー図は、関係者全員が閲覧・参照できる形で共有します。
業務フロー図によって無駄な作業や重複した作業が見つかった場合には、業務改善を図りましょう。
また、業務マニュアルへの組み込みや、新人教育での活用方法を検討し、実際の運用に活かします。
業務フロー図とは：作成するポイント
業務フロー図作成でよくある失敗が、いきなり図を書き始めてしまうことです。
何の準備もなくいきなり書き始めると、抜け漏れや矛盾が発生し、あとから修正が増えてしまいます。
業務フロー図作成の流れで示したように、目的・範囲の明確化や情報収集などの事前準備をしっかり行うことで、効率的かつ正確なフロー図の作成が可能です。
業務フロー図の作成ポイントを確認していきましょう。
シンプルな表現を心がける
業務フロー図はシンプルで直感的に理解できることが理想です。
たくさんの情報を詰め込みたくなりますが、複雑すぎる図や過度な情報量は、かえって業務の流れを分かりにくくします。
標準的な記号や簡潔なラベルを使用し、必要以上の情報は省略しましょう。
見やすい工夫により、誰でも理解しやすい業務フロー図になります。
ツールを活用する
業務フロー図を効果的に作成するには、専用のツールの活用が有効です。
手書きやエクセルでは時間がかかり、修正にも手間がかかります。
VisioやLucidchart、Draw.ioなどのツールを使えば、テンプレートやドラッグ＆ドロップ機能で簡単にプロ仕様のフロー図が作成可能です。
より正確で分かりやすい図を作成でき、業務全体の効率化と迅速な改善につながるでしょう。
継続的に改善する
業務フロー図は一度作成して終わりではなく、定期的に見直し、改善を続けることが重要です。
業務内容やシステムの変更にともない、フロー図も更新しないと実態と乖離してしまい、誤解や業務ミスの原因になります。
定期的な更新を行い、実態に即した業務フロー図を維持しましょう。
在庫管理の課題や改善に業務フロー図を活用しよう！
業務フロー図とは、業務の流れを視覚的に整理し、誰でもわかりやすく表現するツールです。
フローチャートやスイムレーン図、BPMN、DFDなどのさまざまな種類があり、業務の標準化や効率化、課題発見などに役立ちます。
業務フロー図をうまく作成するには、目的の明確化や情報収集などの事前準備を行い、シンプルで分かりやすい表現を心がけることが重要です。
在庫管理業務に課題があるとお考えなら、まずは業務フロー図を作成して現状の整理から始めてみると良いでしょう。
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