ビジネスツールとしても使われることの多いExcelは、さまざまな場面で利用されています。
Excelを多用していたり、依存している場合は、Excel職人と呼ばれるようなExcelに非常に詳しい人が、会社にはなくてはならない存在になっているかもしれません。
しかし、Excel職人が生まれている状態は必ずしも良いとは言えません。
Excel職人が生まれる理由から、Excel職人が生まれることによる課題や対策について確認していきましょう。
Excel職人が生まれる理由とは？
Excel職人とは、Excelに関する知識が豊富な人のことを指す言葉ですが、必ずしも肯定的に使われているわけではありません。
Excel職人が生まれる理由を確認していきましょう。
Excelを使用した業務が多いから
Excelは単純に計算するだけではなく、表でまとめたい時にも使えるツールです。
たとえば、物品の名前を書いてまとめることにExcelを使用する場合もあります。
また、表のなかに記入して欲しいと考えている場合など、表が欲しいときもExcelは活躍するでしょう。
通常の業務の中に、Excelの機能が求められるものが多いため、Excelを使いこなす人が増え、結果的にExcel職人が生まれている可能性も考えられます。
関数などExcelの知識を持っているから
Excelは表計算ツールなので、計算が必要な業務などによく使われ、管理やグラフを作成したいときなどにも使えます。
一方、Excelは関数を用いるものなので、関数に詳しい人でなければ難しい計算ができません。
たとえば、統計の計算をしたい場合は、四則演算だけでは計算できないので、Excelの関数に詳しい人が求められます。
そのため、そのような難しい計算ができる人であれば、ツールなどに頼らずともExcelで完結することができるので、Excel職人が生まれる理由となります。
プログラミングのような知識を必要としないから
Excelはプログラミングのような専門知識を必要とせず、自動で計算が行えます。
また、マクロなどの知識があれば、実際にプログラミングしているようなアプリを作成することも可能です。
エンジニアやプログラマーのような専門的な知識を必要としないので、誰でも簡単に使いこなすことができます。
そのため、Excelに詳しいExcel職人が生まれる理由となってしまいます。
Excelに依存しているから
本来は、Excelではないほうが適切であったり、簡単にできることでもExcelでやっている場合もあります。
Excelに依存していたり、Excelでするしかない状態のままでいることで、Excel職人が生まれる理由になります。
この場合、Excelですることにより、Excel職人がいる必要性や業務が生まれている可能性もあり、その職場内だけでしか意味がない状態になっているかもしれません。
Excel職人という表現が否定的に使われる要因としても、無理にExcelに依存して、本来は必要がなかったり、代替手段があるものの、そのExcelやExcel職人がなくてはいけないような状態にしていることも挙げられます。
Excel作業が属人化しているから
属人化しているExcelの作業があると、作業を担当している人が独自の判断で作業を進めることができてしまいます。
その結果、Excelで作業を完結化させてしまい、Excel職人が生まれる理由となるでしょう。
作業が属人化していると、その人のやりたいように作業が進んでしまうので、誰もメンテナンスのできないExcelが作成される可能性も高まります。
Excel職人が生まれる理由から見る影響や課題
Excel職人が生まれることでどのような影響や課題があるのでしょうか。
Excel職人が生まれる理由から見る影響や課題を確認していきましょう。
Excel職人にしかわからないExcelが生まれる
Excel職人の中には、作った本人しかわからないような関数でExcelを作成している場合もあります。
この場合、もしもExcel職人が退職したあと、誰もメンテナンスができなくなるなどのトラブルが発生する可能性が高いです。
誰もメンテナンスできないExcelでは業務の属人化も進みますし、Excel職人が不在になれば利用できなくなってしまいます。
微修正をしようとすれば、全ての書式が崩れたり、二度と元に戻せなくなったりなど、トラブルを引き起こす原因となることもあるでしょう。
こだわりすぎて非効率になることもある
Excel職人のExcelには細かい部分が多く、逆に非効率になっていることもあります。
たとえば、簡単な計算で事足りるのに、難しい関数を用いていることもあるでしょう。
効率をあげるために作成しているエクセルが、逆に効率を悪くしていることもあります。
また、メンテナンスに時間がかかり、アナログで対応したほうが早いと感じることもあるかもしれません。
Excelで効率をよくするためには、低コストで効率よく回す必要があるので、こだわりが強いExcel職人は、職場の効率を悪くしている可能性が高いです。
自己ルールで作られていると誰もわからない
Excel職人のなかにはExcelの知識が豊富で、一般人は知らないような知識をもっていることもあります。
そのため、自分ルールをもっている人も多く、他の人ではわからないようなExcelを作成していることもあるでしょう。
属人化されている作業は職場全体の効率を悪くするだけでなく、業務量の負担が増える人も出てくるので、自分ルールで作られたExcelは厄介なもの扱いされることもあります。
属人化や業務依存が強まる
Excel職人が生まれるということは、Excelに関して属人化しているといってもいいかもしれません。
また、Excel職人によるExcelへの業務依存が強まることもあるでしょう。
作成やメンテナンス、更新など本来であれば誰でもできるものを用意することが望ましい場合でも、Excel職人への属人化や業務依存によって非効率になってしまいます。
さらに、Excel職人への依存が強まることで、Excel職人が職場内で必要以上に重要になってしまうなどの弊害も生じてしまいます。
デジタル化が進めばExcelは不要になる
Excelはデジタルツールではなく、どちらかというとアナログのツールです。
そのため、デジタル化が進めばExcelはいずれ不要になるので、脱Excelが達成された場合、Excel職人の業務がなくなります。
ExcelだけしていたExcel職人の先行きも不安定になりますし、Excel職人の今後の業務をどうすればいいのか考える時間も必要になるでしょう。
逆に、Excel職人の価値を失わないために脱Excelを進めない、進まないようにするなどのケースもあるため、デジタル化や効率化、属人化解消の観点からもExcel職人が生まれることによる影響や課題は考えなければいけません。
Excel職人が生まれる理由から考える対策ポイント
Excel職人が生まれることへの対策はどうすればよいのでしょうか。
Excel職人が生まれる理由から対策ポイントについて考えていきましょう。
Excelの使用を減らす・やめる
Excel職人が生まれないようにするためには、そもそもExcelの使用を減らしたり、やめると良いでしょう。
Excelの使用が少なくなったり、やめてしまえば、そもそもExcel職人は生まれません。
しかし、中にはわざわざデジタルツールを購入する必要はない業務もあるかもしれません。
簡単な作業や、簡単に管理するだけで良い作業に関してはExcelを利用し、それ以外の作業に関してはExcel以外のツールを使うようにするなどを考えてみるといいかもしれません。
Excel作成やメンテナンス業務をなくす
Excelは便利なツールですが、社内のExcel作成やメンテナンスが主な業務になっている場合は見直しをしたほうがいいかもしれません。
本来は、Excelを使って何をするかが業務といえますが、ただExcelを作成する、Excelをメンテナンスする、Excelを操作や編集をする、などの部分を業務として担っている部分はないかを確認してみましょう。
Excelを使う場合でも、誰でも作れるExcel、誰でも使用できるExcel、というような状態でなく、誰かに業務として行ってもらう状態は、Excel職人を作り出しているのと変わりません。
Excel業務の属人化をなくす
Excel職人が生まれてしまうのは、業務が属人化しているからです。
属人化している業務は、担当者がつくったルール内で進んでしまうこともあります。
その結果、こだわったExcelを作成し、担当者しかメンテナンスができないExcelが出来上がる可能性が高いです。
Excel職人が生まれるのは、ルールのない環境で業務を進めてしまうからかもしれません。
そのため、まずは属人化を防ぎ、ルールを作ったり複数人体制で業務を進めることを優先させましょう。
Excel職人が生まれる理由を改善しよう
Excel職人が生まれるのは、Excelで対応しているという理由のほかに、属人化してしまっているということも原因として考えられます。
Excel職人の知識や技術は素晴らしいですが、デジタル化が進んでいる今、Excel職人は不要となっているのも事実です。
他の人がメンテナンスできないExcelは扱いにくいものなので、できる限りExcel職人が生まれないようにデジタルツールなどを導入して防ぐことも大切となります。
もしも在庫管理などをExcelで行っており、Excel職人が管理している場合は、「クラウド在庫管理システムzaico」の導入を検討してください。
在庫管理をExcelでしているケースは多く、Excelからの脱却を目的にzaicoを導入し、効率化を実現した事例も多くあります。
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