在庫品を出庫するにあたり、古い物から出庫していくことを「先入れ先出し」といいます。
これは、在庫管理を行う上で非常に重要なルールになります。
今回はこの「先入れ先出し」の意味やメリット・デメリット、実行する際のポイント等について説明していきます。
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先入れ先出しとは？
まず、「先入れ先出し」という言葉ですが、在庫管理の分野以外に、財務や会計の分野でも「先入先出法」というものが存在します。
これは、棚卸資産を計算する際の手法の一つで、本記事で説明する「在庫管理における先入れ先出し」とは異なります。
また、在庫管理で「先入れ先出し」を行っていることと、会計で「先入先出法」を採用していることも関係がありません。例えば、
- 在庫管理：先入れ先出しで運用
- 会計：総平均で計算
ということもあり得ます。
この点は、言葉が似ているので混同することも多いので注意してください。
さて、前置きが長くなりましたが、先入れ先出しとは、英語ではFirst in, First Out(FIFO)といい、「先に入庫したものから先に出庫すること」を意味します。
これを実践することで、倉庫内に古い在庫品が留まり、劣化してしまうことを防げます。
これは、食品や医薬品など消費期限がある商品を扱う場合には、特に厳密に管理する必要があります。
もし、古い物から順に在庫を出庫できない場合、消費期限を過ぎたものは廃棄しなければいけません。
その一方、文房具や事務用品、工事材料（ねじなど）のように、明確な消費期限が明記されていない商品を扱う場合には、先入れ先出しで厳密に管理する必要はありません。
以上のように扱う商品の特性により、先入れ先出しの重要性は異なります。
しかし、それでも極端に古くなれば、在庫ロスにつながるので、どのような商品でも古い物から順に使うことを意識すると良いでしょう。
先入れ先出しのメリット
在庫管理で先入れ先出しを行うことによるメリットは次の2点です。
- 商品の品質を保てる
- 倉庫の整理整頓につながる
以下、それぞれについて詳しく説明します。
商品の品質を保てる
1つ目のメリットは、古いものが倉庫内に滞留することが無くなることです。
そうなれば、消費期限を過ぎてしまったり、商品の劣化なども防ぐことができます。
在庫品の品質を保つためには、先入れ先出しで管理し、出庫していくことが非常に重要です。
倉庫の整理整頓につながる
2つ目に「整理整頓につながる」というメリットもあります。
適当に在庫を置いたり、入庫された順番に保管しているようでは、先入れ先出しを実践することは難しいです。
同じ商品は同じ場所に固めて、古いものを取り出しやすいように手前に配置する必要があります。
また、入庫日が分かるように表示する必要もあるでしょう。
このように、先入れ先出しで在庫品を管理することが、倉庫内の整理整頓につながるのです。
その結果、紛失を防げたり、作業の効率化といった効果も得られます。
先入れ先出しのデメリット
次に、デメリットについて2点説明します。
デメリットには、
- 作業員の負担が増える
- 扱うデータ量が増える
といったことがあります。
作業員の負担が増える
1つ目のデメリットは、「古い商品を取り出しやすい手前に置く」など工夫が必要となり、作業者の負担が増えることです。
つまり、新しい商品が入庫されても、手前に置かずに古い商品が前に来るように並べなければいけません。
場合によっては、古い在庫品をすべて移動させる必要も出てきます。
扱うデータ量が増える
先入れ先出しを行うためには、商品の数量などだけでなく、入庫日や製造年月日、消費期限、出荷期限などを管理する必要があります。
つまり、単純に管理しなければならないデータ量が増え、台帳への記載・インプットの手間も増えてしまいます。
あまりにもデータ量が増えてしまう場合は、在庫管理システムなどの導入も検討する必要が出てきます。
先入れ先出しを行う際のポイント
次に先入れ先出しを行う際のポイントについて5つ紹介します。
5つのポイントには、
- 新旧が一目で分かるようにする
- 置き方を工夫する
- 3S（整理・整頓・清掃）を徹底する
- 適正な在庫量をもつ
- 作業員へ教育を行う
以下、それぞれ詳しく説明します。
新旧が一目で分かるようにする
同じ商品であっても、出荷の期限が迫っているものがあれば、入庫したばかりで期限まで余裕のあるものもあります。
そのため、誰が見ても一目見て商品の新旧が判断できるように工夫すると良いでしょう。
例えば、入庫日や使用期限をシールで貼り付けて商品の状態を可視化すれば、一目で商品の状態が分かります。
また、入庫日毎にカラーシールを張るだけでも、ロットや入庫日が違うことが一目で判断できるのでおすすめです。
この方法ならば、いちいち細かい情報を記載する手間がかかりません。
置き方を工夫する
先にも少し触れましたが、古い物から取り出しやすいように置き方を工夫する必要があります。
スーパーなどでも消費期限が新しいものは後ろに陳列されていますよね。
倉庫内でも同様に、入庫されたばかりの製品は倉庫の奥へ配置し、古い商品ほど手前の出荷しやすい位置に保管するようにしましょう。
3S（整理・整頓・清掃）を徹底する
先入れ先出しを行う上では、「整理・整頓・清掃」の3Sを徹底することが重要です。
その理由は、「どれが古くて、どれが新しいか」ということがしっかりと区別されて保管されていなければならないからです。
そのためには、
- 整理：必要なものと不要なものを区別し、不要なものを捨てる
- 整頓：必要なものをすぐに取り出せる状態にする
- 清掃：整理・整頓された状態を保つ
の3Sを徹底することが重要です。
3Sが行き届いていないような現場では、折角、古いものから順に保管されていても、新しい物から使ってしまったり、配置が変わってしまったりなど問題が発生します。
先入れ先出しを実行しやすい現場には、3Sは必要不可欠です。
適正な在庫量をもつ
不必要に多めの在庫を持っていると、その分管理する在庫品の種類やデータも増加してしまいます。
先入れ先出しを行うには、現場の作業者の負担も高まります。
そのため、必要以上に多くの商品を管理することは避けましょう。
適正な在庫を把握し、作業者の効率も考慮して、先入れ先出しを実践しましょう。
作業員へ教育を行う
在庫の先入れ先出しを行うためには、作業員全員の意識が統一されている必要があります。
誰か一人がルールを守れなければ、「本来保管されているべき場所にものが無い」、「古い物順に並んでいない」など問題が出てきます。
そうなれば、後に出庫すべきものを先に出庫してしまい、先入れ先出しのルールを守れなくなります。
そのため、作業員全員へ必要なルールをしっかりと教育し、理解してもらうことが重要です。
先入れ先出しを在庫管理システムで行う方法
次に、具体的に在庫管理システムを用いて先入れ先出しを行う方法について説明します。
ここでは、在庫管理に特化したシステムである「zaico」を使った実践方法について紹介します。
zaicoではロットごとに消費期限を設定することができます。
以下、具体的に操作画面と共に説明していきます。
まずは、データ管理の追加項目から「ロット」を追加します。
項目名に「ロット番号」を入力し、「登録」を押します。
同様に賞味期限についても作成します。
（ここでは賞味期限となっていますが、消費期限、出庫期限など必要に応じて変更してください）
これで、事前の準備は完了です。
次に、実際に商品のりんごを入庫したとします。
その際には、商品名に「りんご」と入力します。
次に、数量の欄に入庫数量を入力します。
最後に、ロット番号と賞味期限を入力します。
これで、りんごの「ロット番号：１」の分は賞味期限が2021/07/29と紐づけができました。
このように、同じ商品でもロット番号を割り振り、賞味期限を設定することができ、先入れ先出しに適した在庫情報の管理が可能です。
在庫管理・棚卸をカンタンに！「クラウド在庫管理ソフトzaico
今回以上、在庫管理における「先入れ先出し」の意味やメリット・デメリット、実行する際のポイント等について説明しました
また、先入れ先出しの管理に適した「クラウド在庫管理ソフトzaico」についても、具体的な使用方法を示しながら解説しました。
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