倉庫のロケーション管理は、在庫を効率的かつ正確に管理するための重要な業務です。
倉庫のロケーション管理にもエクセルが手軽な管理ツールとして活用されてることがありますが、規模が拡大すると運用の限界や課題が発生しやすい面があります。
倉庫のロケーション管理をエクセルでする方法、庫のロケーション管理をエクセルでするメリット・デメリットやエクセルより在庫管理システムが良い理由を確認していきましょう。
倉庫のロケーション管理にエクセルは使える？
倉庫のロケーション管理とは、倉庫内のどこに何が保管されているかを明確にするための業務です。
倉庫内の棚や区画に番号や記号を割り当て（ロケーション）、在庫情報と紐づけることで、入出荷作業の効率化や在庫精度の向上、紛失・誤出荷の防止につながります。
エクセルを使った倉庫のロケーション管理は、比較的小規模な倉庫や商品の種類が少ない場合に有効です。
ただし、在庫数が増加し管理が複雑化した場合は、倉庫のロケーション管理をエクセルでするのは困難になる可能性が高いため、在庫管理システムの導入も検討すると良いでしょう。
倉庫のロケーション管理をエクセルでする方法
エクセルを活用して倉庫のロケーション管理を行う際には、情報を整理し、効率的に管理するための工夫が求められます。
倉庫のロケーション管理をエクセルでする方法とポイントを確認していきましょう。
倉庫内エリア・棚番号・段番号をコード化する
まず、倉庫内のロケーションを「エリア」「棚番号」「段番号」などの構造に分け、コード化しましょう。
例えば、「Aエリア・棚3・段2」を「A-3-2」のように一意のコードにすると、ピッキングや在庫確認がスムーズになります。
このように統一されたルールでコードを設定することで、エクセルでのデータ管理が容易になり、ピッキングや入出庫作業の効率化も可能です。
エクセルで管理表を作成する
コード化したロケーション情報を基に、エクセルで管理表を作成します。
管理表を作成する際は、「ロケーションコード」「品名」「品番」「在庫数」「入庫日」「出庫日」などの項目を設定しましょう。
これにより、どの場所に何がいくつ保管されているのかが一目で分かるようになります。
管理表は、必要に応じてシートを分けたり、複数のファイルに分割したりして使い勝手を高めることが可能です。
関数やマクロを用いて自動化する
エクセルの関数やマクロ機能を活用すると、ロケーション管理の効率がさらに向上します。
例えば、VLOOKUP関数を使って、品番から品名を自動的に表示させたり、SUMIFS関数を使って特定のロケーションにある在庫数を集計したりすることが可能です。
また、マクロを組むことで、データ入力フォームの作成や、定期的なレポートの自動生成もできるでしょう。
これらの自動化により、手作業によるミスを減らし、作業時間を大幅に短縮できます。
在庫移動の際にエクセルに記録する
在庫の移動が発生した際には、移動元と移動先のロケーション情報をエクセルに記録します。
「移動元」「移動先」「移動日時」などの項目を追加すると、履歴管理が可能です。
常に最新の情報を記録することで、管理表の精度を維持できます。
日々の記録の徹底が、エクセルでのロケーション管理を成功させるポイントです。
倉庫のロケーション管理をエクセルでするメリット
エクセルを活用した倉庫のロケーション管理には、コスト面や柔軟性、使いやすさなど多くのメリットがあります。
倉庫のロケーション管理をエクセルでするメリットを確認していきましょう。
導入コストが低い
エクセルは、多くの企業ですでにMicrosoft Office製品の一部として導入されています。
そのため、追加のコストをかけることなくロケーション管理を始められる点が大きな魅力です。
特に中小企業や小規模な倉庫では、専用システムを導入するよりも圧倒的に経済的でしょう。
また、テンプレートや基本操作だけで運用を開始できるため、迅速な導入も可能です。
多くの従業員が使い慣れている
エクセルはビジネスシーンで広く使われているため、多くの従業員が基本操作に慣れている点もメリットの1つです。
そのため、新たなトレーニングや教育コストがほとんどかからず、スムーズに運用を開始できます。
短期間でロケーション管理を導入したい企業や、従業員のITスキルにばらつきがある場合に有効です。
カスタマイズの柔軟性が高い
エクセルは、企業独自の管理方法や業務フローに合わせて、自由にカスタマイズできる柔軟性もメリットです。
例えば、特定の業務フローに適したテンプレートを作成したり、追加情報を簡単に追記したりできます。
また、必要に応じて関数やマクロを組み込むことで、より高度なカスタマイズも可能です。
ただし、高度なカスタマイズを行うには、ある程度の専門知識が必要となります。
倉庫のロケーション管理をエクセルでするデメリット
エクセルは手軽に使える一方で、倉庫のロケーション管理においては限界や課題も存在します。
倉庫のロケーション管理をエクセルでするデメリットも確認していきましょう。
入力ミスのリスクが高い
エクセルでのデータ入力は手作業が中心となるため、どうしても入力ミスが発生するリスクがあります。
例えば、ロケーションコードの入力間違いや数量の入力ミス、品名の誤入力などが考えられるでしょう。
これらのミスは、在庫数の不一致や誤出荷、棚卸作業の遅延など、さまざまな問題を引き起こす可能性があります。
ミスを防ぐには定期的なデータ確認やダブルチェックが必要ですが、その分工数が増える点もデメリットです。
データ量が多くなると動作が重くなる
エクセルは表計算ソフトであり、大規模なデータベース管理には適していません。
そのため、扱うデータ量が多くなったりマクロや関数が多くなったりすると、ファイルの読み込みや保存、操作が重くなります。
その結果、業務効率の低下につながるだけでなく、データの破損や消失のリスクも高まるでしょう。
大規模な倉庫や大量の在庫を管理する場合、エクセルでの管理は困難になることが考えられます。
複数人の同時編集には向かない
エクセルは、複数人の同時編集には向かない点もデメリットです。
共有ドライブやクラウド上で複数人で更新することも可能ですが、ファイル競合や上書きミスが発生しやすく、最新データの整合性を保つことが難しくなります。
少人数での利用であれば厳格なルールを定めることで運用が回るかもしれません。
しかし、複数の担当者が同時に在庫情報にアクセスするような現場では、同時編集できない点は大きなデメリットとなるでしょう。
倉庫のロケーション管理はエクセルより在庫管理システムが良い理由
エクセルでの倉庫のロケーション管理に限界を感じてきたら、在庫管理システムの導入がおすすめです。
倉庫のロケーション管理はエクセルより在庫管理システムが良い理由を確認していきましょう。
入力ミスを防ぐ仕組みの搭載
在庫管理システムはバーコードやQRコードを活用して、手動入力を大幅に削減できます。
これにより、入力ミスやヒューマンエラーを防ぎ、正確なロケーション情報の管理が可能です。
また、リアルタイムでのデータ更新機能により、常に最新の在庫状況が把握できるため、誤出荷や在庫不足のリスクも軽減されます
規模に応じた拡張が可能
在庫管理システムは、企業の成長や業務の変化に合わせて柔軟に拡張できます。
特にクラウド型の在庫管理システムなら、データ量やユーザー数の増加にも、設定変更だけで柔軟に対応可能です。
また、オプション機能などが充実しているサービスを選べば、事業の拡大に応じて機能を追加できます。
システムの拡張性という点において、在庫管理システムはエクセルより優れた選択肢といえるでしょう。
情報共有や複数人での更新が容易
エクセルでは難しい複数人での同時編集も、在庫管理システムならスムーズに行えます。
また、アクセス権限を設定することで、担当者ごとに必要な情報へのアクセスを制御しつつ、最新の在庫状況を共有可能です。
これにより、複数人でのロケーション管理業務のミスを防ぎ、作業効率が向上します。
倉庫のロケーション管理はエクセルよりzaico
倉庫のロケーション管理とは、倉庫内のどこに何が保管されているかを明確にするための業務です。
比較的小規模な倉庫や取り扱い商品が少ない場合には、エクセルでもロケーション管理を行えます。
エクセルでの管理には、導入コストや教育コストが抑えられ、柔軟にカスタマイズできるメリットがあります。
一方で、在庫の規模が大きくなったり、高度な機能が必要になったりした場合には、専用の在庫管理システムの導入がおすすめです。
エクセルでの倉庫のロケーション管理に限界を感じたら、「クラウド在庫管理システムzaico」をご検討ください。
zaicoは現在庫や入出庫予定、履歴などのデータを共有でき、いつでも誰でも、zaicoを見れば在庫状況がわかります。
倉庫のロケーション管理にzaicoの活用をお考えなら、まずはお気軽にお問い合わせください。
