在庫管理の見える化は、「在庫が多すぎる」「必要なときに在庫がない」などのよくある悩みを解決する方法です。
在庫管理の見える化には、専用ソフトを導入するのが一般的ですが、在庫管理の見える化はエクセルを使って実現することもできます。
在庫管理の見える化をエクセルでするメリットとデメリット、在庫管理の見える化をエクセルでする方法を解説します。
目次
在庫管理の見える化はエクセルでもできる？
在庫管理の見える化とは、在庫の状況を視覚的に把握できるようにすることです。
見える化により、在庫の過不足や滞留の状況を迅速に把握し、効果的な対策が実現できます。
在庫管理を見える化するには、在庫管理システムなど専用のソフトウェアを導入する方法が一般的です。
しかし、導入コストを抑えて在庫管理の見える化を実現したい場合には、エクセルを用いて在庫管理の見える化をすることもできます。
エクセルには関数やピボットテーブル、グラフ作成など豊富な機能があるため、在庫データの集計や分析が可能です。
在庫管理の見える化を行わない場合、在庫状況が不透明となり、欠品や過剰在庫が発生するリスクが高まります。
その結果、顧客満足度の低下や管理コストの増加を招きかねません。
エクセルを活用することで、予算の限られた現場でも手軽に在庫の見える化を実現し、問題を未然に防ぐことにつながります。
在庫管理の見える化をエクセルでするメリット
在庫管理の見える化には、在庫管理システムの導入が効果的ですが、予算などの関係で難しい場合にはエクセルでも簡易的に実現できます。
在庫管理の見える化をエクセルでするメリットを見ていきましょう。
在庫状況が把握しやすくなる
エクセルで在庫データを一元管理することで、在庫状況が一目で把握できるようになります。
従来の手作業や紙ベースの管理では、最新の在庫情報を取得するのに時間がかかりました。
しかし、エクセルでピボットテーブルやフィルター機能を使えば、特定の商品や期間ごとの在庫状況を簡単に確認可能です。
このように、エクセルを活用した見える化により、従来に比べて在庫状況が格段に把握しやすくなるメリットがあります。
計算ミスを削減できる
エクセルを使った在庫管理では、人為的なミスを削減し、より正確な在庫を見える化します。
手作業での在庫管理では、計算間違いや計算漏れなどのミスは避けられません。
しかし、エクセルを使って関数やマクロなどを組み込んでおけば、入力されたデータを自動で処理し正確な結果を得られます。
手作業で計算する場合と比べ、ミスのリスクが格段に低くなり、信頼性の高い在庫データが見える化されるでしょう。
これにより、誤った在庫情報に基づく判断ミスを防ぎ、適切な在庫管理が可能になります。
表やグラフに加工しやすい
エクセルの強みは、データを簡単に表やグラフに加工できる点です。
従来の手作業では、情報の加工や分析に多大な時間と労力がかかっていました。
しかしエクセルなら、例えばピボットテーブルを使用すれば、在庫データを入力するだけでさまざまな角度から在庫状況を分析できます。
また、多彩なグラフ機能を活用して視覚的に分かりやすい資料を作成することも可能です。
これにより、在庫の傾向や問題点を容易に把握でき、意思決定や経営層への報告、部門間での情報共有が迅速かつ効果的に行えます。
コストをかけずに見える化できる
エクセルはWindowsパソコンを使用する多くの企業ですでに利用されています。
専用の在庫管理システムを導入する場合には、初期費用やランニングコストがかかりますが、エクセルなら、追加のコストをかけずに在庫管理を見える化できる点もメリットです。
予算が限られている中小企業や個人商店などでも、エクセルを有効に活用することで、在庫管理の見える化の効果を享受できるでしょう。
在庫管理の見える化をエクセルでするデメリット
在庫管理の見える化をエクセルでするデメリットがあることも理解しておくことが大切です。
在庫管理の見える化をエクセルでするデメリットを見ていきましょう。
大規模な在庫や複雑な管理には向かない
エクセルを使用した在庫管理の見える化は、小規模な事業や比較的シンプルな在庫管理には適していますが、大規模な在庫や複雑な管理には向いていません。
エクセルには処理できるデータ量に限界があり、大量のデータを扱う場合、処理速度が低下したり、ファイルが不安定になったりする可能性があります。
また、簡易的な関数やマクロでは複数拠点や多様な商品カテゴリーの在庫への対応は困難です。
事業規模が大きくなったり、管理する在庫の複雑性が高まってきたりしたら、専用の在庫管理システムへの移行を検討する必要があるでしょう。
正確性や一貫性を保つのが難しい
エクセルを使った在庫管理の見える化は、データの正確性や一貫性を保つことが難しい点もデメリットの1つです。
エクセルに在庫数量を手入力する場合、入力ミスや更新漏れが発生しやすくなります。
また、複数の担当者が同じエクセルファイルを更新する場合には、タイミングのズレによる不整合や他人の入力の誤更新などの可能性があり、一貫性を保つことは容易ではありません。
正確性や一貫性を保つためには定期的なチェックが有効ですが、運用に限界を感じた場合には専用の在庫管理システムの導入を検討すると良いでしょう。
在庫管理の見える化をエクセルでする方法
在庫管理の見える化をエクセルでする方法にはいくつかのやり方があります。
関数、マクロ・VBA、テンプレートの3つの方法を解説します。
関数を使って作る
エクセルの関数を使う方法は、もっとも簡単な在庫管理を見える化する方法です。
例えば、SUM関数で在庫数量の合計を自動計算したり、IF関数で在庫不足の警告を表示したりできます。
また、COUNTIF関数で特定条件の在庫数をカウントしたり、AVERAGEIF関数で商品カテゴリー別の平均在庫量を算出したりすることも可能です。
このように関数を使って算出した結果を、条件付き書式やグラフなどの機能で視覚化すれば、単なるデータだった在庫情報の見える化が進むでしょう。
マクロやVBAを使って作る
エクセルのマクロやVBA（Visual Basic for Applications）を活用すると、より高度な在庫管理の見える化が可能です。
例えばマクロを使えば、ボタン1つで在庫データを更新したり、複数のシートやファイルから情報を自動集計したりする仕組みを作れます。
また、VBAを使用して独自の関数を作成すれば、複雑な在庫計算の自動化も可能です。
このように、マクロやVBAの活用により、エクセルでの在庫状況の見える化がはかどります。
ただし、マクロやVBAを使いこなすにはプログラミングの知識が必要となるため、社内にスキルを持つ人材が必要です。
テンプレートを使う
ウェブ上で提供されている在庫管理シートを活用すれば、エクセルでの在庫管理の見える化を簡単に始めることが可能です。
「在庫管理 エクセル テンプレート」などのキーワードで検索すると、多数の無償や有償のテンプレートが見つかるでしょう。
テンプレートには、在庫リストや発注履歴、売上データなどを管理するための基本的なシートや関数が組み込まれており、作成の手間を削減できます。
テンプレートの使用により、複雑な関数やマクロの知識がなくても、エクセルを使った見える化に取り掛かることが可能です。
在庫管理の見える化はエクセルよりも「zaico」
コストを抑えて在庫管理の見える化を実現したいなら、エクセルの活用は有効な手段かもしれません。
エクセルで在庫管理を見える化することで、手作業に比べて表やグラフを活用して在庫管理を迅速かつ正確に把握できるようになります。
在庫管理の見える化をエクセルで実現するには、関数やマクロ、VBAの利用やテンプレートの活用が有効です。
ただし、在庫の規模が大きい場合や複雑な在庫管理の見える化にはエクセルよりも専用の在庫管理システムが適しています。
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