人手不足はミスを誘発させてしまう原因かもしれません。
従業員の数に対して仕事量が多い状態は、人手不足でありミスを引き起こしやすくしてしまう状態ともいえます。
人手不足によるミスが続くと、会社全体のイメージを下げてしまい、さらには従業員のモチベーションも低下させてしまいかねません。
人手不足によるミスを防ぐためには人手不足を解消する必要がありますが、人手不足の解消は簡単なことではありません。
人手不足によるミスがどのようにして起こるのか、人手不足でミスが起きる原因や対策法について確認していきましょう。
人手不足でミスが起きる原因とは？
人手不足でミスが起きてしまう原因とはどのようなものなのでしょうか。
考えられる人手不足でミスが起きてしまう原因について確認していきましょう。
キャパオーバーになりやすいから
人員の数に比べて仕事量が多くなるキャパオーバーの状態だと人手不足になり、ミスが起こりやすくなります。
仕事量に対して従業員の数が足りないので、確認ができなかったりそもそも仕事を円滑に進めるのが難しくなったりなど、さまざまな弊害が起きやすい状況です。
このような状況ではミスも起こりやすく、ミスを未然に防ぐことは困難となるでしょう。
ミスを起こさないためには仕事が円滑に進むような環境を整えることも大切なので、キャパオーバーにならないよう仕事量を調節したり、人員を確保することが大切となります。
確認不足が発生しやすいから
人手不足だと、確認が不足してしまい結果的にミスを連発してしまうこともあります。
大切な書類やメールなどの確認は、ダブルチェックをおこなっているところも多いでしょう。
普段から多重に確認している業務などは、人手不足になると確認が不足してしまいミスを起こしてしまう可能性が高まります。
仕事量が多く、確認がおざなりになってしまったり、そもそも確認せずに納品してしまったりなど、些細なミスを引き起こしてしまうこともあるでしょう。
報連相がしにくくなるから
人手不足により、報連相をする時間がないほどに仕事量が増えてしまうことでミスが起こりやすくなります。
報連相は、仕事をする上で必要不可欠な「報告」「連絡」「相談」のことです。
仕事は報連相等のコミュニケーションをとることで円滑に進みますが、人手不足の状態では報連相を取ることも難しくなり、コミュニケーションが取りにくくなります。
報連相ができない状態が続くと、「この段階で報告できていればミスを防げた」という状態を逃しているともいえます。
人手不足により報連相ができにくい状態になることで、ミスが引き起こされ安くなってしまうことに注意しましょう。
属人化になりやすいから
人手不足になると、特定の個人に仕事が偏る属人化の状態になりやすいです。
属人化の状態が続くと、業務内容が見えなくなるブラックボックス化してしまい、仕事の進捗具合が把握しにくくなります。
その結果、ミスが起きている状況をスルーしたまま仕事が進んでしまい、最終確認の段階でミスが発覚することもあるでしょう。
人手不足の状態は、業務の進捗具合や業務内容を見えにくくしてしまいます。
外から見えにくい状態では些細なミスも見過ごしてしまうので、人手不足によってさらに加速させないよう見える化するなどの工夫が必要です。
人手不足でミスが起きることの影響
人手不足によるミスでどのような悪影響が引き起こされるのでしょうか。
人手不足が原因で引き起こされる影響について確認しましょう。
業務に支障が出る
人手不足の段階で少なからず業務に支障が出ているでしょうが、人手不足によりミスが起きるとより影響は大きくなります。
ミスは起きるときには起きてしまうものですが、人手不足によるミスの場合はミスの補填やフォローもしにくい場合が多いので、より業務に大きな支障が出てしまうでしょう。
また、人手不足によるミスは業務だけでなくトラブルにつながる可能性もあるので、小さいミスが生じている段階で改善が必要です。
事業の縮小や企業の信頼が低下する
人手不足でミスが起きるのは、仕事量が人員の数に見合っていないことが原因です。
そのため、事業を縮小することで仕事量を減らし、ミスを減らそうと動くこともあります。
また、ミスが多いと企業全体の信頼低下にもつながりかねません。<
ミスが頻発するようだったり、人手不足であると仕事を任せたいと思う取引先や顧客などが減りますし、減らなかったとしても受けられない状態になる可能性もあります。
どちらにしても人手不足によるミスは事業の縮小や信頼低下を引き起こす可能性があり、事業継続や企業運営に大きな影響を及ぼしてしまいます。
従業員のやる気が低下する
ミスが多いと仕事のやる気に繋がらず、従業員のモチベーションも下がってしまうでしょう。
人手不足は従業員の努力で解決できるものではなく、会社の裁量で解決するものです。
そのため、人手不足によるミスが起きても、直接的ではないにしても会社が原因であると従業員は考えてしまいます。
従業員の仕事へのやる気を維持させるのも会社の役目なので、人手不足は解決したほうが良いです。
さらなる人手不足を生んでしまう
人手不足でミスが起きてしまうような状態は、従業員にとって働きやすい環境や状態とは言えません。
長時間労働であったり、残業が続いたり、やらなければならないことが増えていくばかりではワークライフバランスも損なわれてしまいます。
人手不足でミスが起きている現状を見て、もっと良い職場や働きやすい仕事を探そうと考えてもおかしくありではありません。
人手不足によるミスが起きることで、さらなる人手不足を生むきっかけになることも覚えておきましょう。
人手不足によるミスを対策する方法
人手不足によるミスを対策するにはどうすれば良いのでしょうか。
人手不足によるミスを対策する方法について確認していきましょう。
業務の見直しをおこなう
人手不足になってしまうのは、仕事量に人員の数が見合っていないことが原因です。
そのため、業務の見直しをおこない、仕事量の調整をおこないましょう。
人員の数に合わせた仕事量であれば人手不足を回避できます。
社員を育成する
人手不足によるミスを防ぐためにも、人手不足でも仕事を円滑に進められるように社員を育成するのも大切です。
確認不足や力量不足によるミスは、従業員の意識で減らすことができます。
報連相を徹底させたり要領よく仕事を回せるように、働き方を育成することも大切です。
しかし、人手不足自体は会社の責任なので、社員育成にばかり時間を費やすのではなく人手不足自体を解消できるよう働きかけることも必要となります。
ITツールを導入する
ITツールを導入し、人員を割いている業務を減らすのも良い方法です。
たとえば、文書作成ツールやExcel業務を減らせる在庫管理ツールなど、少しでも時間を節約できるツールを導入することで、人手不足の状態が緩和されます。
人手不足が改善されるだけでミスは削減できるので、業務に適したITツールの導入を検討しましょう。
そのためにも、まずは業務の見直しをおこない、使えるツールを探すことも大切です。
人員を増やす
人手不足の状態を解消させるために、そもそも人員を増やすことも考えましょう。
しかし、採用状況や人件費は会社によって異なるので、どうしても人員を増やすことができない場合もあるかもしれません。
そのような場合は、業務負担を減らしたり効率化を図れるツールを導入するなどして人員を確保することも大切です。
どの業務を効率化させて、どの業務に負担が偏っているから減らすのかは、業務の見直しをしなければ見つけられません。
人手不足の状態になる前に業務を見直し、人員を増やしたい場所に増やせるように、ツールの導入を検討してください。
在庫管理の人手不足によるミスの解消にzaico
人手不足はミスを誘発させる状態なので、できる限り人手不足は解消した方が良いです。
たとえば、在庫管理などに人員を増やしている場合は、簡単に管理できるツールを導入して人手不足を解消したくありませんか？
そのような場合は、在庫管理ツールである「クラウド在庫管理ソフトzaico」をご検討ください。
zaicoはクラウド上で在庫管理ができるツールで、シンプルな操作性から誰でも操作が可能です。
在庫管理に人員を集中させている場合は、zaicoを導入することで人手不足の解消に繋がり、ミスを減らすこともできます。
zaicoは無料で試すこともできるので、まずはお気軽にご相談ください。
