業務上ミスが許されないものは、ダブルチェックをして正確性を担保しているところもあるでしょう。
しかし、ダブルチェックを実施しても、ミスが防げているようで防げていないこともあるので、ダブルチェックは意味がないといわれてしまうこともあります。
ダブルチェックをしたうえでミスが防げていないと無駄な時間が発生してしまうだけなので、確かにこのような場合はダブルチェックに意味がないといえる部分もあるかもしれません。
ダブルチェックが意味ないといわれる理由を確認し、意味がないダブルチェックを改善する方法を確認していきましょう。
ダブルチェックは意味ないって本当？
ダブルチェックは、やり方や運用の仕方によっては意味がないといえる場合もあるでしょう。
ダブルチェックは基本的に二人体制でチェックをするもので、一人目がチェックしたあとに二人目が再度チェックを行います。
一回だけではなく二回チェックするのでミスが見つかりやすく、正確性を担保できるのが特徴です。
そのため、ダブルチェック自体に意味がないわけではありません。
しかし、方法やダブルチェックの体制、実施する人の意識などによってはダブルチェックが意味のないものになることもあるので、ダブルチェックをする場合はルールなどを徹底することが大切です。
意味がないダブルチェックをしている場合もある
ダブルチェックをしているからこそ「次の人が確認するだろう」「前の人が確認しているから大丈夫だろう」などと楽観的に考えてしまい、注意深くチェックができなくなることもあるでしょう。
一人当たりの責任感が減少してしまうので、ダブルチェックしていてもミスを見つけられず、その結果「ダブルチェックは意味がない」といわれる場合があります。
ダブルチェック自体に意味がないわけではありませんが、このような考え方や運用の仕方でダブルチェックをしていれば、ただしているだけでミスを防ぐなどの効果や意味はありません。
二人でやるからどちらかがやるだろうという考えを持つのではなく、自分も他の人も同様にチェックをして、二重の確認でミスを見つけるという意識を持つことがダブルチェックをする場合は大切です。
ダブルチェックは意味ないといわれる理由
なぜ、ダブルチェックは意味がないといわれるのでしょうか。
ダブルチェックは意味ないといわれてしまう理由を確認していきましょう。
手を抜いてしまうから
二回確認するから、誰かがミスを発見するだろうという考えをもち、手を抜いてしまうことがあります。
その結果、ダブルチェックしているにも関わらずミスを防ぐことができなくなり、「ダブルチェックは意味がない」と言われる原因となるでしょう。
二回確認するからといって責任が半減するわけではありません。
一回目も二回目も同じ責任感を持ち確認することが、ダブルチェックの目的です。
手を抜いてしまったり、他力本願になってしまったりすることが、ダブルチェックを意味のないものとしてしまう原因といえるでしょう。
チェックで業務効率が悪くなるから
ダブルチェックは二回確認するので、チェックに時間がかかり業務効率が悪くなる恐れもあります。
とくに、二人体制でチェックをおこなう場合は、二人のチェックが終わらないと完了とならないので、どちらか一人が忙しいと完了できず、効率が悪くなるでしょう。
そのため、ダブルチェック待ちという無駄な時間が発生する可能性もあります。
効率が悪いことを自覚していれば尚更、「早く終わらせなければならない」という焦りも生じてしまうので、チェックが疎かになってしまうこともあるかもしれません。
その結果、時間をかけてもミスが防げない悪循環を引き起こし、ダブルチェックは意味がないといわれる原因にも繋がります。
流れ作業になってしまうから
ダブルチェックに慣れると、どうしても流れ作業になってしまいミスを見逃してしまいがちになります。
どのような作業でも慣れてくると自分の実力に慢心してしまいますが、ダブルチェックの場合は「他の人もチェックしているし大丈夫だろう」とさらに慢心してしまうでしょう。
毎日のように同じ作業が繰り返されるなか、ダブルチェックもルーティン化してしまい、「どうせ今日もミスはない」と考えてしまうこともあります。
その結果、ダブルチェックでミスを探しているにもかかわらず、ダブルチェックをしているという事実に慢心し、ミスを見逃してしまうことになるでしょう。
ミスが残るから
ダブルチェックしていてもミスが残っていれば、意味がないといわれるでしょう。
ダブルチェックは、ミスを防ぐために行われる確認作業なので、ミスが残っている状態が慢性化していれば意味がありません。
しかし、ミスが残っている状態は環境や条件によってその重大さも異なります。
たとえば、どちらも完璧にチェックをおこなった上で残っていた場合は、ミスを見逃さないための改善策を講じれば意味のあるものに変えることができるでしょう。
一方、どちらかが適当にチェックをしており、防げたはずのミスを防ぐことができなかった場合は、ダブルチェックの意味がありません。
ミスが残っていたとしても、どのようにして残ってしまったのか振り返ることも、ダブルチェックに意味があるのかないのか判断する上で大切なこととなります。
責任の所在が曖昧になるから
ダブルチェックをしたうえで、ミスが残ったままの場合、誰に責任があるのか責任の所在が曖昧になります。
責任の場所が曖昧だと、自分自身に責任があることを感じずにチェックを行ってしまい、ミスを見逃しやすくなるでしょう。
責任の場所が曖昧のままだと、自分事として業務を進めることができず、仮にミスが発生しても重く受け止めることができません。
そのため、ダブルチェックは「ただチェックすれば良いだけ」と考える人が増えてしまい、結果的に意味のないものになってしまう場合もあるでしょう。
ダブルチェックは意味ないを改善する方法
ダブルチェックは方法や意識を変えることで意味のないチェックを意味のあるチェックに改善することができます。
ダブルチェックは意味ないを改善する方法を確認していきましょう。
システムを導入する
ダブルチェックが意味ないと感じるのは、ミスが防げないことも原因に含まれます。
そのため、最低限ミスをなくせるようにシステムを導入するのもおすすめです。
ダブルチェックは結局人の目でおこなうものなので、いくら入念にチェックをしてもミスが防げないこともあるでしょう。
しかし、システムを導入すれば人の目では見逃しがちだった細かいミスにも気づけます。
たとえば、表記の仕方が異なる部分や計算ミスなど、さまざまなミスを防ぐことができるでしょう。
ダブルチェックをした上でシステムに頼れば、ミスがない状態に限りなく近づけることが可能です。
業務の合間に行わない
ダブルチェックでミスを見逃してしまうのは、業務の合間に行うことで手間をかけることができないからかもしれません。
ダブルチェックはミスを見つけることが大切なので、なにかの業務と並行して行うとミスが見つかりにくいです。
そのため、ほかの業務の片手間にするのではなく、ダブルチェックはダブルチェックだけに集中できるように実施することが大切です。
たとえば、二人体制でダブルチェックをするのであれば、二人同時にダブルチェックの時間をもうけて、ダブルチェックすべき事項を確認していくと良いでしょう。
ルールを決める
ダブルチェックを意味あるものにするのであれば、ルールを決めることも大切です。
たとえば、以下のようなルールを決めてみましょう。
- ほかの業務で忙しい人を担当にしない
- 時間帯を決める
- 手入力しない
- 声に出したり指をさしてチェックする
忙しい業務の合間にダブルチェックをすると、ミスを見逃してしまうので比較的時間に余裕がある人同士で行いましょう。
また、定時後などは注意力が散漫になりがちなので、午前中にチェックするなど、ダブルチェックをおこなう時間帯を決めることも大切です。
さらに、ダブルチェックはミスを発見することが大切なので、声に出して確認していくとミスに気づきやすいでしょう。
ミスをスルーしないための工夫をルールにすることも、ダブルチェックを意味あるものにする上で大切なことです。
ミスが発生した原因を分析する
いくらルールを決めたりしっかりと確認していたとしても、ミスが発生することもあります。
ミスが発生したら、なぜミスが発生したのか原因を分析し、改善策を考えましょう。
改善策を考えずに放置していれば、いつまで経ってもミスが発生し続けてしまいます。
ミスが発生したことで怒ったり責任を問うのではなく、今後ミスが起きないためにはどのようなダブルチェックをすればよいのか、会社全体で考える機会にすると良いです。
ダブルチェックが不必要な環境にする
そもそも、ダブルチェックをする必要のない環境にするのも良いでしょう。
たとえば、システムを導入したり、人間が記入するのではなく機器に任せてしまうなど、確認すべき事項を減らすことも大切です。
ダブルチェックは「ミスがありそうだから」「ミスが起きると困るから」という観点で導入されることが多いので、ミスがない状態にしてしまえばダブルチェックを行う必要もありません。
そのためにも、システム導入や業務の体制などミスが起きないような仕組みを作ることを検討してみるのも効果的です。
ダブルチェックは意味ないと思うならzaico
ダブルチェックが意味ないと感じる場合は、システムを導入することをおすすめします。
たとえば、ミスがないか確認する必要のある在庫管理などは、ダブルチェックがルーティン化している場合もあるでしょう。
しかし、ダブルチェックにミスがあればトラブルにつながったり、在庫管理が複雑になってしまいます。
ダブルチェックなしでミスなく在庫管理したい場合は、「クラウド在庫管理システムzaico」の導入を検討してみてください。
zaicoはクラウドツールの一種で、QRコードを使って在庫管理ができたりなど、効率よく在庫管理ができるツールです。
手入力せずにQRコードやバーコードを読み取ることで簡単に在庫管理ができるので、ミスが発生しません。
ダブルチェックが意味ないと感じたり、ダブルチェックの手間を削減したい、ダブルチェックに頼らず正確な在庫管理をしたい場合は、お気軽にzaicoにご相談ください。
zaicoは無料で試すこともできますし、ダブルチェックをなくして効率がよくなった実例などもあるので、まずはお気軽にご相談ください。
