オフィスにはたくさんの備品がありますが、オフィスの備品管理は「見える化」されているでしょうか。
プリンター用の紙や筆記用具、ファイルなど多くの人に良く使われる備品は、多量に保管しておく必要があるでしょう。
種類や数が多ければ備品を管理することもとても大変です。
あるはずのものが無かったり、発注した後にまだ余っていることに気づいたり、欲しいものを探すのに手間がかかったりなど、色々と問題も出てきます。
しかし、備品管理を「見える化」することによって、このような問題を解決することが可能です。
備品管理を見える化するメリットやコツについて確認していきましょう。
備品管理を見える化する効果
オフィスの備品管理には「見える化」が重要です。
備品管理を見える化することで、コスト管理ができるようになり、さらには業務効率化にもつながるからです。
備品管理の見える化がコスト管理と業務効率化にもたらす効果について、確認していきましょう。
コスト管理につながる
備品の「見える化」はコスト管理につながります。
備品の在庫状況を「見える化」することができれば、それぞれの備品の在庫数を常に把握できるようになります。
たくさん使われるものは、多目に発注したり、発注頻度を増やさなければなりません。
一方、在庫が減らずにたくさん余っているものについては、発注を控えることもできます。
このように、使用頻度に合わせて、発注を行うことで、無駄な発注を減らしたり、備品の重複発注なども防止できるので、経費削減につながるのです。
また、「見える化」により、各備品の在庫数量が正確に把握できるので、在庫のコストを把握することができます。
さらに、良く使われているものとあまり使われていない備品の判別もできるので、必然的に、要るものと要らないものも精査することが可能です。
そうすれば、備品の保管スペースの無駄遣いも減らすことができるでしょう。
業務効率化につながる
備品の「見える化」ができれば、業務効率化にもつながります。
備品の在庫状況が「見える化」され、誰でも閲覧できれば、備品に関する問い合わせも減るでしょう。
問い合わせする方も、される方も、その最中は業務が止まってしまいます。
ましてや、問い合わせのあったものがすぐに見つからなければ、それを探す時間もかかってしまいますよね。
また、「見える化」されていれば、備品の在庫状況も把握できるため、在庫が減ってきた備品に関しては、すぐに、手配をかけることもできます。
もし、「見える化」されていなければ、問い合わせが来て、現物を確認してはじめて、在庫切れに気づくことになるのです。
そうなると、問い合わせ対応や、現物確認に時間を取られるうえに、備品が補充されるまで、業務が止まってしまうかもしれません。
以上のように、備品管理の「見える化」は業務効率アップにも大きく影響します。
備品管理の見える化を実現するコツ
備品管理を「見える化」することで、コスト管理や業務効率アップが見込めます。
備品管理を「見える化」するためにはどうしたらよいのでしょうか。
備品管理の見える化を実現するためのコツを確認していきましょう。
備品管理担当者を決める
「見える化」実現には、備品管理の担当者を決めることが大切です。
もし、備品の補充が必要になったときに、担当者を決めずに、色々な人が発注してしまうと、いつの間にか、過剰な在庫が発生してしまう可能性があります。
そこで、担当者を決めて、1人が発注することで、過度な発注を防止できます。
また、何か問合せしたいことがあった場合にも、担当者がいれば、問い合わせ先に迷うこともありません。
備品管理台帳を共有する
備品管理を「見える化」したものを、一元管理するためには、備品管理台帳を作成し、共有化することが重要です。
備品管理台帳を作っておけば、監査の際にも利用することができますし、減価償却の現状を把握することもできます。
また、一元管理し、どこからでも閲覧できるようにするためには、紙で作成するだけでなく、データで共有化しておくことが必要になります。
さらに、紙での管理と違って、データならばバックアップを取っておくこともできるので、万が一、台帳を紛失してしまっても復元することができます。
カテゴリごとに分類・保管する
備品をカテゴリごとに分類することも重要です。
カテゴリ別の例を挙げると、
- 事務用品、文房具：ペン、ファイル、クリアファイル、セロテープ、糊、コピー用紙など
- 給湯室関係：お手拭き、コーヒー、紙コップ、割りばし、紙皿、台所洗剤など
- 掃除用具：雑巾、ごみ袋、ほうき、ちりとり、掃除機のごみパックなど
- その他備品：蛍光灯、電球、トイレットペーパー、ティッシュペーパーなど
このように、カテゴリごとに分類して保管場所を決めておくと、探しやすいですし、保管場所の整理整頓もしやすいでしょう。
また、それぞれのカテゴリの中でも、良く使うものは、取りやすい場所に保管し、使用頻度の低いものは奥にしまうなど、保管方法も工夫すると良いでしょう。
可能な限りラベリングをする
ラベリングとは、備品自体や備品の保管場所に識別できる番号を貼り付けておくことです。
そして、台帳にもその識別番号を記載しておくことで、何がどこにあるかをすぐに確認できます。
他にも、購入日などを記載しておけば、後ですぐに調べることができますし、管理している担当者や部署を記載しておくのも良いでしょう。
このように、ラベリングをしておくと、棚卸の際にも役立ちますし、何か問合せしたいときにも、担当者がすぐに分かり、便利です。
また、ICタグなどを利用することで、インプットなどの手間が減り、さらに管理がしやすくなります。
備品利用ルールを周知する
備品の利用ルールは社員全員へ周知することが大切です。
全社員が、ルールを守って利用することで、備品管理の担当者も管理がしやすくなったり、問い合わせ対応などの負担も減らすことができます。
ルールをしっかり周知することで、無断での持ち出しの防止につながり、「台帳と現物の数が合わない」という問題を防ぐこともできます。
難しいルールや守れないルールでは、意味がないので、ルールを作る側もシンプルで分かりやすくすることを心がけましょう。
また、ルール違反が起きた際には、ルールを再度、周知させることも重要です。
備品管理を見える化はシステム導入が効果的
備品管理の見える化を進める上で、より効率的な備品管理をしていくためには、システムを導入することがとても重要です。
例えば、バーコードやICタグを読み取るシステムを導入すれば、スキャンするだけで、数量や購入日などインプットできます。
いちいち、台帳に手入力で数量や購入日などを入れる手間が減りますし、入力ミスもなくなります。
また、棚卸も効率的に行うことができます。
台帳をシステム管理していれば、インプットミスをすることもありませんし、現場の保管場所もしっかりと把握することができるからです。
棚卸前に、何がどこにあるかを探す必要がなく、現物との数の相違が無いかの確認に集中することができます。
さらに、システム化しておけば、管理者以外の人が台帳を書き換えてしまうリスクもありません。
もしも、紙ベースの管理台帳だけならば、その可能性もゼロではありませんが、システム化して管理者を設定しておけば、そのようなリスクも防ぐことができるというわけです。
以上のように、備品の「見える化」をステップアップさせるためには、システム化は必要不可欠です。
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備品管理の見える化を進めるにあたってさらに有効なのが、備品管理システムの導入です。
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