在庫管理や棚卸の際に、「理論在庫と実在庫が合わない」ということが起こりがちですが、理論在庫や実在庫とは一体何なのでしょうか。
「理論在庫」および「実在庫」、これらの用語は在庫管理や棚卸に深く関わる総務・経理担当者ならばきちんと理解しておくべきキーワードです。
理論在庫と実在庫、時間が経てば経つほど発生しがちな理論在庫と実在庫との間における数量の差異はなぜ起きるのか、理論在庫と実在庫の差異を解消するためのポイント等について考えていきましょう。
理論在庫とは
「理論在庫」は、はじめに注文した数から出荷した数あるいは返品があった数を追跡して、履歴として記録された在庫数です。
つまり「理論在庫」とは、現在「在庫としてあるはずの数」です。
また、理論在庫は、「帳簿在庫」や「伝票在庫」などという言い方もされます。
理論在庫と実在庫との違い
一方、「実在庫」は読んで字のごとく実際にある在庫です。
つまり「実在庫」とは、発注書や納品書などによる文書上の履歴はさておき、現実にそこにある在庫の数量を示します。
適切に在庫管理が行われていれば、「理論在庫」と「実在庫」の数量は同じになります。
同じにならなければ、なぜ双方の数量に差異が生じたのか原因を調査・究明する必要が出てきます。
理論在庫と実在庫の差異とは
理論在庫と実在庫の差異は、「棚卸差異」と呼ばれます。
棚卸差異が生じることで、経営面でもデメリットが出やすくなります。
理論在庫より実在庫が少なくなれば、顧客からの受注時に必要数を期日までに納品できないといった遅延トラブルも起きかねません。
一方、理論在庫より実在庫が多くなれば、不良在庫を抱えるリスクが増大します。
そして、もし不良在庫化すれば、決算期に処分・廃棄に要する手間と費用がかかってしまう事態になりかねません。
ちなみに、財務会計用語で、理論在庫より実在庫が少ないことを「棚卸差損」、逆に理論在庫より実在庫が多いことを「棚卸差益」と言います。
経営上、こうした棚卸差異を出さないことが望ましいのは言うまでもありません。
理論在庫と実在庫に差異が生まれる原因
気を付けていても発生しやすいのが、理論在庫と実在庫との間の棚卸差異です。
なぜ理論在庫と実在庫との間の棚卸差異が生まれてしまうのでしょうか。
理論在庫と実在庫に差異が生まれる原因として考えられるものを確認していきましょう。
人為的な作業ミスにより差異が生じる
倉庫の製品管理関係者が、入出庫時の受け渡しの際に数え間違いをしたり、伝票の数字を端末に誤入力したりすれば、その結果、棚卸差異が発生してしまいます。
また、製品管理担当者が品物の保管場所を間違え、かつ長期間放置してしまった場合も棚卸差異が生じやすくなります。
日々、多くの品物が行き来する倉庫では、こうした人為による作業ミスによる差異が生じるのは不可避と言ってよいかもしれません。
ルールが徹底されていないことで差異が生じる
在庫管理のルールがあいまい、あるいは煩雑すぎると、入出庫に関する管理状況がデータに正確に反映されにくくなってしまいます。
在庫管理が適切でないことによって理論在庫と実在庫の差異、すなわち棚卸差異率が高くなってしまいがちです。
適切かつ健全な在庫管理を継続するには、品物の受け渡しを行う現場の関係者全員が在庫管理のルールを理解・把握した上で、着実にそれを実行することが求められるでしょう。
また、管理者は在庫管理のルールや指導体制を絶えず検証し、ブラッシュアップさせていく必要があります。
紛失・盗難により差異が生じる
倉庫を出入りする関係者が、「後で返すので、少しの間だけ借ります。」といった軽い気持ちで在庫品を持っていき、紛失したり、私物化したりしてしまう可能性は否定できません。
在庫品が高額な品物である場合は、転売するために盗難しようとする者がいるかもしれません。
内部の人間に対して、このような性悪説的な見方をするのは心苦しいかもしれませんが、在庫品の紛失・盗難などは常に念頭に置いておき、リスクに備えて対策を講じる方が安心して運営できるでしょう。
また、販売している場合などは、顧客による盗難が起きている場合も差異が生じる原因になります。
タイムラグにより差異が生じる
在庫商品の数量を確認する会計期の棚卸業務では、商品の動いた時と棚卸のタイミングで数量の誤差が生じてしまい、それが棚卸差異として計上されてしまうことがあります。
棚卸資産を確定させる時期は、在庫管理者と総務・経理担当者との間で、タイムラグ時の管理状況や製品動向に関する情報交換をより綿密・慎重に行い、数量の整合性を高めていくことが求められます。
棚卸当日のミスにより差異が生じる
品物の在庫管理をバーコードで行っている場合、バーコードリーダーのスキャンもれや二重カウントなどによって、実際に出入庫のあった数と違う個数で処理・手続きを進めてしまうおそれがあります。
このような棚卸業務での計上ミスを防ぐためには2人1組でのチェック体制などで対応するようにしましょう。
ダブルチェックの効果は品物の数と種類が多いほど有効になります。
理論在庫と実在庫の差異を小さくするポイント
税務会計上、理論在庫と実在庫の差異は少ないに越したことはありません。
どうしたら理論在庫と実在庫の差異を少なくすることができるのでしょうか。
理論在庫と実在庫の差異を小さくする対処方法のポイントを解説します。
在庫管理システムを使う
在庫管理を的確・迅速に行うためには在庫管理システムを使うと効率的です。
在庫管理システムはバーコードやスマホ、タブレットで品物を管理する仕組みになっています。
機能性の高い在庫管理システムでは、ハンドリーダーでコードを読み取るだけでシステム内に品名や画像、QRコードなどの情報が在庫データとして取り込まれます。
リーダーが読み取ったデータは基幹システムで一元管理され、出入庫の時期を特定したり、それに伴う伝票処理の作成を自動で行ってくれたりします。
端末への入力作業、帳簿への記入作業などが省略化されることで、現場担当者の作業が減るとともに、誤入力・誤記入によるトラブルも減ることになります。
ルールの徹底
スタッフが長期固定すると、在庫管理の手順や方法が各自で違ったものになりがちです。
あるいはスタッフの定着率が悪ければ、指導も行き届きにくくなります。
したがって在庫管理ルールの共有化、標準化を図るためには、
- スタッフ間での話し合いのもと、ルールにあいまいな場合があれば明確にすること
- 在庫管理責任者を決め、トラブル発生時の指示系統を明確にすること
- マニュアルを作るなどして、ルールの見える化、簡素化を行い、かつルールを作業者に熟知・浸透させること
- 新人には現場で作業する前に丁寧に研修を行うこと
などの取り組みを進めていく必要があります。
日次棚卸の実施
「日次棚卸」とは、その日に動いた入出庫の数量状況をその日に確認することを示します。
半期に1度、四半期に1度程度のペースで行うような大掛かりな棚卸業務とは異なり、日次棚卸はその日に動いた品物の推移を確認する作業なので、1日の終わりに行うルーティンレベルで済ますことができます。
日次棚卸によって、1日の品物の流動状況が確実に把握できるので、継続することにより、棚卸差異が起こりにくくなる効果は十分に期待できます。
毎日と言わずとも、できるかぎりこまめな在庫チェックを随時行うことで、伝票の記入ミスや品物の登録モレなど、棚卸差異を起こす原因がより発生に近い時点で発見しやすくなります。
それによって迅速に対策を講じることができ、結果的に棚卸差異を減らすことにつながります。
セキュリティ強化
在庫品の紛失・盗難を防ぐ対策として最適なのは倉庫内のセキュリティ強化です。
具体的には、
- 入退室管理を徹底すること
- カメラなどを配置し監視体制を強化すること
といった対策が挙げられます。
そしてもう一つ重要なのが、現場関係者の意識改革を図ることです。
注意を十分に喚起しなければ「ちょっとだけ拝借」、「このくらいならいいでしょ」という軽い気持ちで在庫品を持ち帰る人がいるかもしれません。
たとえ小さく安価なものでも、それがたとえ1個だけでも「在庫品を持ち帰ることは盗難行為」であり、「場合によっては懲戒免職もあり得るほどの行為」であることを現場関係者に意識づけることが重要となります。
棚卸手法の再検討
どうしても「理論在庫と実在庫に大きな差異が出てしまう」という会社は、棚卸方法自体を見直す必要があるかもしれません。
目安として、棚卸差異率が±10％以上ある企業は経営に問題があると言われています。
有効かつ具体的な在庫管理の方法として、棚卸作業を行うスパンを短期化する方法が挙げられます。
年に1回または半年に1回程度行っている棚卸作業の間隔を、四半期に1回や1～2ヶ月に1回のように短くしていくのです。
この棚卸作業で大切なこととして、
- 全体の管理者を配置すること
- チェックモレや不正防止のため最低でも2人1組で行うこと
- 事前に行う目的や手順を共有しておくこと
などが挙げられます。
なお、この棚卸作業は実地棚卸と呼ばれています。
実地棚卸は決算前に行う棚卸作業のように会社を挙げて行う必要はありません。
棚卸を行う範囲と担当者を決めて気になる商品から始めるなど、部分的な確認作業として行うのもよいでしょう。
理論在庫の適切な管理にzaico
在庫管理に伴う棚卸業務の簡便化・効率化を図るべく開発されたのが、「クラウド在庫管理システムzaico」です。
zaicoは写真やバーコードで品物の登録が可能となっており、これにより棚卸作業における帳簿への手書きミスや、PCへの入力業務などの手間を省くことができます。
また、登録した品物の履歴は、QRコードやスマホで追跡することが可能。これらのデータはクラウド型なので、複数人で同時に閲覧することができます。そのため、スタッフ各自が所有するパソコン、スマホ、タブレットなどで在庫情報の管理と共有が行えることからリモートワークにも応用できます。
zaicoは無料から始めることができます。
また、各種有料プランの31日間無料トライアルもありますので是非お試しください。
zaicoを活用することで、「棚卸作業の時間が大幅に短縮された」、「Excelを使わないでも大量の品物を簡単に棚卸できるようになった」「在庫の見える化が進み、管理が楽になった」などの声が数多く寄せられていますので、少しでも興味をお持ちになりましたらお気軽にzaicoにお問い合わせください。
