資産とは、企業の運営のために企業が保有している物品や権利のことをいいます。
例えば、現金、在庫（商品や製品）、備品、土地や建物も資産です。
また、社内で利用したり社外に持ち出すパソコンもIT資産といいます。
これらの資産は企業を運営していくために必要なものなのですが、適切に資産管理をしていかないとリスクが生じることもあります。
資産管理とは何か、重要な資産管理の方法と資産管理の必要性を確認していきましょう。
企業における資産管理とは
企業における資産とは、目に見える現金や土地・建物、機材といったものだけではありません。
財産価値はないものでも将来収益を生み出す可能性がある物や権利、支出、売掛金なども資産として扱われ、企業における資産には様々な種類があります。
このような考え方を「用益潜在力」といい、企業の資産はこれらを金額化して評価されます。
これら全ての資産を適切に管理していく必要があるため、適切な資産管理が求められます。
資産の種類
企業の資産は、大きく流動資産と固定資産に分けることができます。
それぞれの資産について確認していきましょう。
流動資産
流動資産とは、決算日から１年以内に現金化できる可能性がある資産をいい、「当座資産」「棚卸資産」「その他の流動資産」の3種類があります。
当座資産とは、販売活動をせずにすぐ現金化できる資産のことです。
例えば現金や預金、売掛金や受取手形、有価証券などが該当します。
棚卸資産は販売目的で保有している資産です。
在庫や原材料など販売を経てから現金化する資産なので、当座資産より現金化するのが遅くなる傾向があります。
保有量が多すぎると販売しきれなかったり商品の劣化につながってしまうので、適切な管理が重要になります。
その他の流動資産は当座資産・棚卸資産のどちらにも当てはまらない資産です。
流動資産の中では最も現金化に時間がかかりません。
前払費用や短期貸付金、仮払金や立替金、未収入金などが該当します。
固定資産
固定資産とは、1年以上保有・使用する資産です。
流動資産と比べ1年以内に現金化するのが難しい資産ともいえます。
固定資産には「有形固定資産」と「無形固定資産」の2種類があります。
有形固定資産とは簡単にいうと形をもつ資産です。
例えば、土地やそれに付随する建物、オフィスの備品、機械設備、車両などが該当します。
一方、無形固定資産とは形をもたない資産で、パソコンにインストールするソフトウェアや特許権、販売権などの権利があります。
これらからさらに、「減価償却資産」と「非減価償却資産」に分類されます。
固定資産は長期にわたって保有する資産で、多くの場合取得金額が高額になるため、毎年の会計処理において減価償却をして費用計上するのです。
ただし、減価償却が必要になるのは建物や備品、機械、車両、ソフトウェアなど経年で価値が下がっていくものです。
このような固定資産を減価償却資産といいます。
一方、土地や権利など価値が変わらないものは非減価償却資産といい、減価償却の会計処理はしません。
IT資産管理の重要性
企業の資産管理の中でもパソコンなどのハードウェアやインストールされているソフトウェア、ライセンスといったIT資産は特に資産管理の必要性が高いものです。
資産管理の中でもIT資産管理の重要な理由について確認していきましょう。
紛失・盗難・私物化の防止のため
企業の規模が小さいうちは、保有している機器やソフトウェアをリストアップして管理していくことは難しくありませんが、規模が大きくなりIT資産やそれを扱う人員が増えてくるとなかなか管理の手が回らなくなり紛失・盗難・私物化の問題が顕著になってきます。
例えば、ノートパソコンを会社から貸与している場合、ある社員から返却がなく、返却の問い合わせをしても「確かに返却した」という回答のみで、結局見当たらずに紛失となるケースや、会社から貸与したノートパソコンやタブレットが盗まれるといったことも起こってしまうかもしれません。
盗難まではいかなくとも、社員がこっそり社外に持ち出して私物化してしまう可能性も考慮する必要があります。
IT資産管理をしっかり行っていれば、このような紛失・盗難・私物化の防止になります。
セキュリティの確保のため
IT管理を適切に行うことは、社内のセキュリティを確保することにもつながります。
セキュリティの有効期限切れや不具合を起こしているパソコンをいち早く確認して対処したり、ソフトウェアやOSのアップデートをシステム管理側で一括して行うことで、社内の全てのパソコンのセキュリティ水準を保つことができます。
また、セキュリティの対策で意外と見落とされがちなのがUSBメモリやスマートフォンなどの外部記憶装置の接続許可の問題です。
システム管理が許可していないUSBメモリなどを接続できるようにしていると、勝手に社内のデータを社外に持ち出せるため情報漏洩につながります。
IT資産管理を徹底して、許可していないUSBなどの外部メモリを接続しても使用できないように設定するか、接続したという事実がシステム管理にわかるようにする対応が必要になります。
適正な会計処理の実現
IT資産であるパソコンやタブレットなどの端末やソフトウェア、ライセンスなどは固定資産に該当します。
固定資産は毎年減価償却という会計処理が必要になりますが、IT資産管理を行うことによって全ての資産において減価償却が過不足なく行うことができます。
また、使用していないソフトウェアやライセンス、インターネット契約の見直しを行うことで不要なコストの削減も期待できるのです。
資産管理を怠るリスク
会社の規模が大きくなると資産管理は大変になってきますが、管理を怠ってしまうと様々なリスクが生じることになります。
例えば、社員が会社の備品を勝手に持ち出して紛失してしまえば資産の喪失になります。
他にも会社で使用しているソフトウェアのライセンスを自宅のパソコンでも使えるようにインストールするとライセンス違反にあたります。
ライセンスを提供している会社が定期的に行っている監査でライセンス違反が見つかると、そのソフトウェアを継続して使用することが難しくなったり訴訟や賠償問題に発展することもあります。
資産管理の正しい方法
資産管理を適切に行っていくためには、システムやツールの導入が不可欠です。
例えば固定資産管理システムの場合、基本的にクラウド上で管理できるため、多種類にわたる固定資産の「固定資産名」「取得年月日」「耐用年数」など管理台帳に記入すべきデータが楽に更新できます。
管理担当者が適時、現物確認を行うことで、データと管理台帳が一致しているか確認できます。
また、IT資産管理ツールでは、セキュリティのリスクを避けたりライセンス違反を防ぐことに有効です。
ソフトウェアの契約年月日や使用人数、契約更新までの日数などを管理することはもちろん、社内のパソコンにインストールすることで他のソフトウェアの脆弱性や違反などを定期的にチェックして、システム管理の方にデータを集めることもできます。
ツールによって、社内のパソコンに一括でアップデートや再起動の指示を行うことも可能です。
資産管理にも役立つクラウド在庫管理システムzaico
複雑化していく資産管理を適切に進めていくには、資産管理システムやIT資産管理ツールを導入すると便利です。
「クラウド在庫管理システムzaico」なら、在庫などの棚卸資産や備品や器具といった固定資産の管理に使用することができます。
社内の備品や資産を適切に管理していきたいとお考えの場合、お気軽にzaicoにご相談ください。
