ミスが頻発しやすい作業ではダブルチェックをしている場合もあるかもしれません。
しかし、目的なくただダブルチェックをしていても効果はありません。
効果がないダブルチェックをしていると、手間が増えるだけだったり、時間の無駄にもなるので、目的を持って適切に行う必要があります。
ダブルチェックをする効果はどのようなものなのかを改めて確認し、ダブルチェックの効果を高めるための方法を確認していきましょう。
ダブルチェックの効果とは
ダブルチェックをすることで、どのような効果を得ることができるのでしょうか。
ダブルチェックの効果について確認していきましょう。
ミスやトラブルを事前に防げる
ダブルチェックは最低2回はチェックをする行為なので、誤字脱字や記入漏れなどのミスに気づき、トラブルを防ぐことができます。
計算ミスや誤字脱字、情報の整合性などの確認は、作業者の確認であったり、初回の確認では見逃されてしまうことがあります。
ダブルチェックでは、そのような初回の確認ではスルーされてしまったミスを発見し、トラブルを事前に防ぐ効果があります。
とくに、少しのミスが大きく影響する業務も存在するので、複数回の確認が必要となるダブルチェックは効果的です。
品質が上がる
ダブルチェックによりミスを発見することで、ミスがない状態に仕上げる可能性が高まります。
その結果、品質が上がり、常に高い品質を保つことができるでしょう。
ヒューマンエラーなどのミスが頻発すると信頼性が下がりますし、企業全体として作業の進め方に疑問を感じる人も増えてしまうかもしれません。
ダブルチェックはグループ内のコミュニケーションを促進する役目もあり、情報共有しながら作業することで、円滑に業務を進めることにもつながります。
ダブルチェックはミスを防ぐだけではなくコミュニケーションを取りながら円滑に業務を進められるので、高い品質を維持する効果が期待できるでしょう。
属人化の防止につながる
ダブルチェックはミスを発見したり正確性を高めるための作業ですので、主に二人体制で行われることが一般的です。
つまり、誰かだけしかやっていない属人化の状態をダブルチェックがあることによって自然と防ぐことができる部分があります。
属人化している作業だと自分の作業を過信してしまったり、慣れから確認が疎かになり、気づけるはずのミスを見逃してしまうこともあるでしょう。
属人化自体の対策や属人化によるミスをなくすためにも、ダブルチェックは効果的といえる面があるでしょう。
早期に問題を発見しやすくなる
ダブルチェックすることで、一人では気づけなかった部分に気づくことができ、早期の問題発見につながります。
ミスなく納品や作業が当たり前とされる業務では、ミスや問題が起きたとしても早期に気づく必要があります。
また、早期にミスや問題を発見できることで、支障が出ないうちにかいけつできるということもあるでしょう。
問題の拡大を防いだり、問題につながる前に対処できる状態を作れるのは、ダブルチェックの効果といえるでしょう。
ダブルチェックの効果がないと感じる理由
ダブルチェックはミスに気づけたり問題を防げたりなどの効果がありますが、ダブルチェックの効果を感じられない場合もあります。
ダブルチェックの効果を感じられない理由を確認していきましょう。
ダブルチェックの目的が設定されていないから
目的もなくダブルチェックをしていると、責任感を持てずミスを見逃してしまう可能性が高くなります。
目的を設定せずにダブルチェックをすると、チェックの意義や目的はもちろん、責任感が持てずに作業の一部としか考えられないこともあるでしょう。
何のためにダブルチェックをするのかを意識して、共有して実行されなければダブルチェックの効果は発揮されません。
設定した目的に合わせてダブルチェックを進められるようにしなければ、適切な効果を得ることは難しいでしょう。
ダブルチェックの方法が正しくないから
ダブルチェックをする方法が正しくないと、ミスを見つけることができなくなります。
ダブルチェックとは二人体制や一人で時間をおいてからチェックする行為であり、二人でチェックを分担してすることではありません。
同じ場所を二回確認し、一回目では見つけられなかったミスを発見することがダブルチェックの目的です。
そもそも、ダブルチェックの正しい方法を知らずに行っていると、ダブルチェック本来の効果を得ることができないでしょう。
ダブルチェックの効果を得るためにも、正しい方法で行いましょう。
ダブルチェックに手間や時間がかかるから
ダブルチェックは、同じ個所を二回確認するため、どうしても手間や時間がかかってしまいます。
そのため、ダブルチェックが原因で業務が滞ってしまうこともあるかもしれません。
ダブルチェックは業務をスムーズに進めるためというよりも、トラブルに繋がる可能性を少しでも減らすために行われることが多いです。
つまり、作業プロセスとしては増えてしまったり、ダブルチェックが終わるまで保留されてしまう状態になる場合もあります。
ダブルチェックをしないことで時間の節約は可能ですが、トラブルに発展する可能性は高くなってしまいます。
作業が止まったり、遅れてしまうことをストレスに感じてダブルチェックが形骸化したり、適切に運用されなくなることで、ダブルチェックの効果が失われてしまうこともあるかもしれません。
ダブルチェックを過信しているから
どうせダブルチェックをするからミスに気づけるだろう、と過信することでミスを防ぐことができなくなる可能性もあります。
ダブルチェックは二人体制で行うことが多いですが、自分だけではなく別の人にも確認してもらうことから、「どうせ後で気づいてもらえる」と過信してしまい、ミスを見逃してしまうかもしれません。
また、二回目に確認する人も「初回で確認されてるからミスはないだろう」と、軽いチェックで終わらせてしまう場合もあるでしょう。
ダブルチェックされることを当てにしてしまうことで、適切なダブルチェックではなくなり、効果を発揮できない場合もあります。
ダブルチェックをしてもミスが起きるから
ダブルチェックをしていても、完全にミスをなくすことはできません。
また、ダブルチェックをした上でミスが起きた場合、責任の所在が曖昧になる場合があります。
ダブルチェックをしたのにミスが起きれば効果がないと感じてしまうでしょうし、ダブルチェックをした際に誰の責任かが曖昧になれば、ダブルチェックをすることを避けたいと考えてしまうかもしれません。
このようにダブルチェックをすることに懐疑的になってしまえば、効果的なダブルチェックをすることは難しくなるでしょう。
ダブルチェックの効果を高める方法
ダブルチェックを効果的にするには、どうすれば良いのでしょうか。
ダブルチェックの効果を高める方法について確認していきましょう。
ダブルチェックのルールを決める
ダブルチェックの効果を高めるためには、ルールを決めましょう。
たとえば、以下のようにルールを決めることでダブルチェックの効果を高めることができます。
- 項目ごとや上から順番通りなどチェックの進め方を統一する
- 2回目にチェックする人は経験が豊富な人にさせる
- 誤字脱字、情報の整合性、計算ミスなどチェックする内容ごとにチェックする
ダブルチェックを行う際に初回と二回目でチェック方法が異なると精度にばらつきが生じやすくなります。
どのようにチェックするのか、チェックのやり方を統一させましょう。
また、ダブルチェックの効果を高めるためにも、ミスを発見するのが得意な人を二回目のチェック者とすることで、ミスの発見率を高めるなど工夫をしてみるといいかもしれません。
記録を残す
どこにミスがあったのか、ダブルチェックにより発見したミスを記録に残すことで、情報共有をしましょう。
どんなミスがあったのか見返すことができるので、チェックをする際にどこを重点的にチェックすれば良いのか分かりやすくなります。
ダブルチェックによりミスを最小限に抑えることはできますが、情報共有することでさらにチェックの精度を上げることが可能です。
記録を残し、情報共有しながらダブルチェックすることで、さらに効果を高めていきましょう。
チェックするときの労働状況を確認する
ダブルチェックによる効果を高めるためにも、チェックする時の環境や状況をさらに改善していくことが大切です。
労働条件が改善されれば、チェック時の集中力をより高めることができますし、集中して作業に取り組むことができます。
また、ストレスを減らせるのでチェックの精度を上げることもできるでしょう。
ダブルチェックはコミュニケーションも必要です。
そのため、労働状況をより良いものにして、円滑にコミュニケーションがとれるようにすることで、ダブルチェックのパフォーマンスの向上も期待できます。
アナログを辞める
ダブルチェックの効果を高めるために、ミスを起こしやすいアナログな作業環境をやめて、デジタルツールの導入を検討するのもおすすめです。
デジタルツールを使えば、シンプルな作業環境となりミスの発見もしやすくなるでしょう。
ダブルチェックはミスを最小限に抑える目的があるので、チェック者にとってもプレッシャーになります。
デジタルツールであればシンプルなチェックになるのでミスも見つけやすく、ダブルチェックの目的を果たすことができるでしょう。
アナログな方法により複雑になっているものほど、デジタルツールでシンプル化してから、ダブルチェックを行うといいかもしれません。
ダブルチェックより効果的な在庫管理ならzaico
ダブルチェックは、ミスを最小限に抑えたりトラブルを未然に防ぐために行われることが多いです。
医療現場や経理、在庫管理など、ミスをしてはならない作業の場合、ダブルチェックをしているところもあるでしょう。
しかし、ダブルチェックは人手や時間が必要であったり、効果的な実施が行われていない場合もあり、改善が必要なことも多いかもしれません。
そこで、ダブルチェックがなくても在庫管理の精度を高めたい、在庫管理のダブルチェックを簡略化したい場合は「クラウド在庫管理システムzaico」の導入を検討してみてください。
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