退職や人事異動により、仕事の引き継ぎが必要になることがありますが、引き継ぎは本来の業務の合間に行うことが多く、前任者や後任者どちらもストレスを抱えてしまうことがあります。
引き継ぎは業務を円滑に進める上で重要なので、仕事の引き継ぎにストレスを感じないように進める必要があります。
仕事の引き継ぎにストレスを感じてしまう原因と仕事を引き継ぎする際にストレスを感じないための対策を確認していきましょう。
仕事の引き継ぎがストレスになる理由：前任者
前任者が仕事の引き継ぎをする場合、なぜストレスを抱えてしまうのでしょうか。
前任者が仕事の引き継ぎがストレスになる理由について確認していきましょう。
マニュアルを作るのが大変だから
前任者は、仕事を後任者に引継ぐために、業務内容や操作方法などの詳細を記したマニュアルの作成が求められる場合があります。
しかし、引き継ぎのためのマニュアルには、具体的に業務内容や操作方法を説明する必要があります。
文章だけではなく画像や写真の用意が必要となることもあるので、作成に時間がかかることもあるでしょう。
マニュアルの量が多くなる業務であったり、複数業務のマニュアルを作成しなければいけない場合に時間が足りないなどストレスを感じてしまう要因となるかもしれません。
煩雑な作業になるから
仕事の引き継ぎは、マニュアル作成以外にも口頭説明や実際に説明しながら作業したりなど、さまざまな作業を並行して行う場合があります。
後任者がすぐに理解できる場合は引き継ぎは楽かもしれませんが、そうではない場合は何度も同じ説明をしたり、理解が進まずに繰り返しのように感じてしまうこともあるでしょう。
自分が行っていた作業を言語化しながら説明するという、普段とは異なる作業をすることになるので、前任者にとってはストレスに感じる場面もあるかもしれません。
また、後任者との相性などの面でもストレスを感じてしまうことも考えられます。
すべてを説明するのが大変だから
長年担当していた業務の場合、経験や知識、ノウハウなども蓄積されており、一から説明するのが大変に感じることもあるでしょう。
引き継ぎは、細かい部分まで伝える必要があるので、担当していた期間が長ければ長いほど、伝えることが多くなりストレスを抱えてしまうこともあります。
また、後任者が経験や知識もない場合は、さらに丁寧に教える必要もあり、詳しく全て説明するのが困難に感じてしまうこともあるかもしれません。
引き継ぎを簡単に終わらせることができない内容の場合は、前任者もストレスを特に抱えやすくなります。
仕事の引き継ぎがストレスになる理由：後任者
引き継ぎをされた後任者は、引き継ぎのどの部分にストレスを感じるのでしょうか。
後任者が引き継ぎにストレスを感じる理由について確認していきましょう。
引き継ぎ内容が難しいから
後任者は引継がれた業務がどのような業務内容なのか、どのように業務を行うのかなどの詳細な情報だけではなく、業務を担当するのに必要な知識なども学ばなければなりません。
そのため、引き継ぎ内容が難しければ難しいほど引継ぐのに時間がかかりますし、引継ぐ側からの教育も必要となるでしょう。
難しい業務を覚えないといけないという不安やプレッシャーから、後任者も仕事の引き継ぎがストレスと感じてしまうこともあるでしょう。
知識や経験が足りないから
引き継ぎに必要な知識や経験が足りず、引き継ぎ内容を理解できないとストレスに感じることもあります。
長年担当していたからこそわかるノウハウや知識などもあるので、そのような知識のない後任者は引き継ぎにストレスを抱えることもあります。
経験しなければ理解できない状態で引継ぐのではなく、必要な知識やノウハウを学んでから引継ぐことも大切です。
しかし、自分の意志で後任者になる場合ばかりではなく、急に言われて困惑している中で知識や経験がない業務を引き継ぎされるのはストレスになるのは当然といえるかもしれません。
仕事が増えたと感じるから
引き継ぎされるということは、これまでの業務より仕事が増えるということでもあります。
また、増えないとしてもこれまでしていなかった仕事をしなければいけないという状態ですので、新しい仕事が増えてしまったと感じてしまうこともあるでしょう。
後任者自身も忙しい可能性もあり、仕事が増えることを喜べる状況ではない可能性もありますし、後任者として強制的に指名されている場合もあるかもしれません。
引き継ぎをされることは仕方がないと考えていても、自分が忙しくなるだけという感覚だと、引き継ぎ自体にストレスを感じてしまうのは仕方がない部分もあるでしょう。
仕事の引き継ぎがストレスになる理由：関係者
前任者や後任者だけではなく、第三者である関係者も仕事の引き継ぎがストレスになることもあります。
なぜ、関係者も仕事の引き継ぎがストレスになるのか確認していきましょう。
引き継ぎにより他の業務が滞るから
引き継ぎがあっても本来の業務は進んでいるので、引き継ぎ作業をしている人たちの分、ほかの業務が滞ってしまう場合があります。
その結果、引き継ぎをしていない人たちは、引き継ぎをしている人たちの分の作業を請け負うことになるので、いつもより多めに作業しなければなりません。
このように、引き継ぎが発生することで他の人たちが忙しくなる場合も考えられるので、第三者もストレスを抱えやすくなるでしょう。
引き継ぎは、本人達だけではなく周囲の人たちも巻き込むということを意識して、行う必要があります。
時間の調整が難しいから
引き継ぎを行う人をAさんとBさんと仮定すると、AさんやBさんに仕事をお願いしたい場合、引き継ぎ以外の時間にお願いしなければなりません。
業務を進めることも大切ですが、引き継ぎは迅速に行った方が良いので、引き継ぎが優先されることもあるでしょう。
そのため、仕事をお願いする時間が早朝だったり終業後だったりなど、タイミングをずらす必要も出てきます。
このように、業務を進めるための時間の調整が難しく、「いつAさんやBさんに仕事をお願いすれば良いのだろう」と関係者たちが悩み、ストレスを抱えることもあるでしょう。
引き継ぎ以外でも業務は発生しているので、引き継ぎの時間は曜日固定にしたりなど、周りに気を使った進め方を心がけることも大切です。
引き継ぎ前後で影響が生じる場合があるから
引き継ぎがされたとしても、これまでとすべて同じである保証はありません。
担当者が変われば、引き継ぎがされたとしても変わっていく部分があることは否定できません。
周囲の関係者はこれまでとは違う部分に違和感を覚えてしまうこともあるでしょうし、担当者が変わったことで影響が生じる部分もあるでしょう。
このような担当者が変わる引き継ぎ前後で何らかの影響が生じてストレスにつながることもあるので、引き継ぎは少なからず影響が生じる出来事であるという認識が重要です。
仕事の引き継ぎがストレスになることの影響
仕事の引き継ぎがストレスになると、どのような悪影響があるのでしょうか。
仕事の引き継ぎがストレスになることの影響について確認していきましょう。
引き継ぎがうまくいかなくなる
引き継ぎにストレスを感じると、途中で引き継ぎが嫌に感じ、引き継ぎがうまく進まなくなるかもしれません。
引き継ぎは時間をかけてゆっくりと行うものですが、途中でストレスを感じると放棄してしまうこともあるでしょう。
また、引き継ぎがうまくいかなくなると、情報量が不十分で業務を継続することが困難になる可能性も高まります。
情報不足で引継がれることになるので、後任者はまず情報や知識を得てから業務を行うことになり、業務が滞る可能性もあるでしょう。
仕事の引き継ぎがストレスになり、引き継ぎがうまくいかなくなることで、さまざまな弊害を引き起こしてしまいます。
中途半端な引き継ぎになる
ストレスを抱えながら引き継ぎをすると、引き継ぎに充分な時間をかけることができず、中途半端な引き継ぎになってしまうかもしれません。
中途半端な引き継ぎになると、業務を行うために必要な情報が不足してしまったり、コツのようなものを教えてもらえないなど、業務を円滑に進められない状態になってしまう可能性があります。
中途半端な引き継ぎは引き継ぎが完了したとは言えず、情報不足や連携不足により、これまでと同様に業務を進めるのは難しくなります。
適切な方法や判断基準がわからないままだと、後任者のストレスも増大し、効率が下がったり、ミスやトラブルが生じる可能性も高まってしまうでしょう。
引き継がれた後任者が離職する
引き継ぎにストレスを抱えると引き継ぎがうまくいかないので、後任者が離職する可能性も高まるかもしれません。
引き継ぎが不完全な状態は、仕事の進め方も分からず、業務自体に関する理解不足により後任者のストレスが高まります。
また、引継がれた業務を行おうにもサポートがないのでモチベーションも上がらず、その結果離職に繋がる可能性も高くなるでしょう。
引き継ぎは、引継がれた後のことも考えて行動しなければなりません。
引き継ぎが終わっても後任者のストレスが軽減されていない状態を放置せず、周りも一緒に連携したり、引き継ぎの時間を確保させたりなど、協力することが大切です。
仕事の引き継ぎがストレスにならないための対策
仕事の引き継ぎがストレスにならないためには、どうすれば良いのでしょうか。
仕事の引き継ぎがストレスにならないための対策を確認していきましょう。
時間をかけて引き継ぎする
引き継ぎがストレスになるのは、時間をかけて引き継ぎを行っていないからです。
引き継ぎに必要な情報や知識は、短時間で教えるのも吸収するのも難しいので、時間をかけて説明しなければなりません。
口頭での説明では伝わり切らない場合は、マニュアルを作成したり、実際に作業しているところを見ながら説明したりなど、引継ぐ方法の工夫も必要です。
前任者がいなくても後任者だけで業務ができるように、最低でも2週間は引き継ぎに時間をかけたほうが良いでしょう。
属人化している部分も引き継ぐ
引き継ぐ業務のマニュアルがあっても、前任者が独自に行っていた作業などがあれば、それらも引き継ぎましょう。
長年担当していれば、自分だけのノウハウやちょっとしたコツなどもあるはずです。
前任者が何気なくやっていたことも引き継ぐことで、後任者はスムーズに業務を進めることができます。
そのため、引き継ぐ際は属人化している部分もしっかりと伝えて、業務を引き継ぐようにしましょう。
資料を作成する
引き継ぎを上手く進めるためには、資料をあらかじめ作成しておくことが大切です。
口頭説明や、業務をしている所を見てもらって引き継ぐこともあるかもしれません。
しかし、資料やマニュアルがない状態での引き継ぎは、後任者に委ねすぎており、完璧な引き継ぎはできないでしょう。
引継ぐ際は、後任者だけではなく前任者もしっかりと説明する必要があります。
あらかじめ資料を作成しておき、資料を見ながら説明した方が吸収しやすいですし、前任者も説明しやすいです。
引き継ぎ後も連携する
引き継ぎが終わったからといって、引き継ぎが完璧に完了するわけではありません。
引き継ぎ後も、前任者は後任者をサポートできるように連携体勢を整えましょう。
完璧に引継いだと思っていても、前任者のいない状態で業務を進めることは、後任者は不安を感じることもあるかもしれません。
少しでも不安を払拭し、円滑に業務を進めるためにも、引き継ぎ後も可能な限り連携することを意識しましょう。
また、後任者だけではなくほかの人にも引き継ぐなど後任者だけに責任が生じないようにサポート体制を整えることが重要です。
デジタルツールを導入する
引き継ぎがストレスになるのは、アナログな業務で複雑に感じることが原因であることも多いです。
少しでもストレスを軽減させるためにはデジタルツールを導入し、作業をシンプルにするのも良いでしょう。
たとえば、どうしても複雑な作業になりがちな内容を引き継ぐ場合は、専用のツールを導入し、ツールの操作方法を説明するだけで引き継ぎを終わらせれば、ストレスを抱えることもありません。
引き継ぎでストレスを抱えるのは引き継ぎ内容が複雑な場合に多いので、少しでも簡略化させることも大切です。
また、デジタルツールが導入されれば、担当者による属人化を防ぐこともできます。
将来的に引継がれていく人たちがストレスを抱えずに業務をこなせるようになるので、アナログな作業がある場合は、デジタル化していくことも検討しましょう。
在庫管理の仕事の引き継ぎがストレスならzaico
在庫管理はアナログな方法でも行えるので、デジタルツールを導入せずに独自のやり方で行っている人もいるかもしれません。
しかし、アナログなやり方だと属人化している部分もあったり、ルールが明確ではないので引き継ぎにストレスを感じることもあります。
そのような場合は、在庫管理のツールである「クラウド在庫管理システムzaico」の導入を検討してみてください。
zaicoは、複雑な在庫管理をシンプルな作業に変えることができます。
仕事の引き継ぎにストレスを抱えてしまうのは、引き継ぐ業務が複雑な場合もあります。
少しでも在庫管理の作業の簡略化を目指し、引き継ぎのストレスを軽減させたい場合は、zaicoにお気軽にご相談ください。
