在庫管理業務の負担の大きさやミスの多さに課題を抱えているケースもあるかもしれません。
在庫管理のシステム化を進めたり、在庫管理システムを導入することで、在庫管理業務の悩みが解決できる場合があります。
在庫管理のシステム化とは何かから、在庫管理のシステム化で得られるメリットやシステム化する際の注意点をわかりやすく解説します。
目次
在庫管理のシステム化とは
在庫管理のシステム化とは、従来、手作業や紙ベースで行っていた在庫管理業務を、ITツールを用いて効率化・自動化することです。
在庫管理をシステム化しないままでいると、データ入力が二重になったり、伝票を誤記入したりするなど、人為的ミスが発生しやすくなります。
また、在庫状況をリアルタイムで把握できないため、欠品や過剰在庫に気づくのが遅れ、販売機会の損失やコスト増加のリスクも高まるでしょう。
在庫管理のシステム化により、こうしたリスクを軽減・解消して、在庫管理の業務効率や生産性を高めることが可能です。
在庫管理システムの主な種類
在庫管理システムは、導入形態によって大きく、「自社開発（オンプレミス）」「パッケージ」「クラウドサービス（SaaS）」の3つに分類されます。
「自社開発（オンプレミス）」は、企業が自社で在庫管理システムを開発・運用する形態です。
自社の業務プロセスやニーズに合わせてカスタマイズしたシステムを構築できるため、高い柔軟性があります。
大企業や特殊な要件を持つ企業に向いているでしょう。
「パッケージ」は、ベンダーが提供している在庫管理システム製品を自社のサーバーに導入して利用する形態です。
多くの企業に共通する機能が揃っており、自社開発に比べて導入コストを抑えられます。
一定のカスタマイズは可能ですが、大幅な変更は難しいため、業務をシステムに合わせることが必要です。
「クラウドサービス（SaaS）」は、インターネット経由で提供される在庫管理システムを利用する形態です。
インターネット環境さえあればいつでもどこでも利用でき、システムの開発や運用の手間もかかりません。
初期費用が低く、サブスクリプション型で利用できるため、従来は難しかった中小企業やスタートアップ企業などでも在庫管理システムを導入可能です。
在庫管理システムの主な機能
在庫管理システムには、効率的な在庫管理を実現するためのさまざまな機能が搭載されています。
機能はシステムによって異なりますが、多くのシステムに備わっている代表的な機能は以下のとおりです。
- 在庫数量の一元管理
- 入出庫管理
- 発注点管理
- バーコード・QRコード連携
- 外部システム連携
また、高度なシステムでは、自動発注やAIによる需要予測、在庫分析レポートなどの機能を搭載しているものもあります。
在庫管理をシステム化するメリット
手作業や紙ベースで行っていた在庫管理業務のシステム化には、さまざまなメリットがあります。
在庫管理をシステム化するメリットを見ていきましょう。
在庫管理業務の効率化
在庫管理のシステム化によるもっとも大きなメリットは、業務の大幅な効率化です。
従来の手作業では、在庫の入出庫や棚卸作業、伝票や台帳の記載・管理に多くの時間と労力がかかっていました。
在庫管理システムを導入することでこれらの作業の多くが自動化され、スピーディに処理できます。
これにより、担当者の在庫管理にかかる作業時間を削減し、より付加価値の高い業務への注力が可能です。
在庫管理の精度向上
在庫管理のシステム化により、作業の精度が飛躍的に向上することも大きなメリットの1つです。
手作業の在庫管理では、人為的なミスが避けられず、数え間違いや伝票の記載ミス・漏れ、紛失などのリスクがありました。
在庫管理システムを導入すると、バーコードスキャンによる自動記録や在庫情報の一元管理が可能となり、在庫管理の精度の大幅な向上が可能です。
在庫管理の精度を高めることで、在庫切れや過剰在庫のリスクを最小限に抑えられます。
在庫管理コストや人件費の削減
在庫管理の効率化や精度向上は、在庫管理のためのコストや人件費の削減にも寄与します。
在庫の適正な管理が可能となるため、過剰在庫や在庫切れによる無駄なコストの削減が可能です。
また、手作業で行っていた時間のかかる業務が減少し、残業代や人件費も削減できます。
在庫管理システムの導入や運用にはコストがかかりますが、うまく活用できればそれを上回るコスト削減効果が期待できるでしょう。
属人化や人手不足の解消
在庫管理のシステム化は、業務の属人化や人手不足の問題解消にも効果的です。
手作業では熟練者の経験や勘に頼っていた在庫管理が、システム導入によって標準化され、誰でも一貫した品質を確保できるようになります。
また、少ない人員でも効率的な在庫管理が可能となり、人手不足の問題緩和にも有効です。
このように、在庫管理のシステム化は限られた人材の有効活用にもつながります。
在庫管理をシステム化する際の注意点
在庫管理システムは、ただ導入すれば良いというわけではありません。
スムーズに導入して効果を最大限に発揮するためには、注意すべきポイントがあります。
在庫管理をシステム化する際の注意点を見ていきましょう。
費用対効果の慎重な検討と導入後の検証が必要
在庫管理システムを導入する際には、費用対効果の慎重な検討が不可欠です。
システム導入には初期費用とランニングコストがかかるため、投資額に見合う効果が得られるかを事前にしっかりと確認しなくてはなりません。
費用対効果をしっかりと確認しないと、大きなコストをかけて導入したものの、期待した効果が得られず予算の無駄遣いになってしまいます。
導入前には、現状の課題を明確にし、システム化によってどの程度の改善が見込めるかを具体的に試算しましょう。
また、導入後も定期的に効果を検証することが重要です。
例えば、在庫回転率の向上、欠品率の低下、作業時間の短縮などの指標を設定し、定量的に効果を測定します。
もし期待した効果が得られていない場合には、システムの改善や刷新の検討も必要です。
自社に合ったシステムの選定が必要
在庫管理システムは、企業の規模や業種、取扱商品の特性、業務フローなどによって最適な製品・サービスはさまざまです。
まず、自社の在庫管理業務の特徴や問題点を明確に把握し、それに対応できるシステムを検討しましょう。
検討すべきポイントには、必要な機能の有無、操作性、外部システムとの連携、拡張性、サポート体制などがあります。
また、自社開発、パッケージ、クラウドサービスのどの導入形態を採用するかも重要なポイントです。
複数のベンダーの製品を比較検討し、デモや無料トライアル活用して実際に試してみることをおすすめします。
同業他社の導入事例なども参考になるでしょう。
現場従業員との協力とトレーニングが必要
在庫管理システムの導入を成功させるためには、現場従業員の協力も欠かせません。
長く業務に慣れ親しんできた現場従業員は、システム化によって既存の業務プロセスが変わることに抵抗感を抱く可能性があります。
現場の懸念を払拭するためには、導入の目的や期待される効果を丁寧に説明し、現場の理解と協力を得ることが重要です。
また、システム導入時には、丁寧なマニュアルの整備や操作方法のトレーニングによって、スムーズに使えるようにします。
こうした取り組みを通じて、現場と一体となってシステムを導入することで、在庫管理システム導入効果の最大化が可能です。
在庫管理のシステム化に「zaico」
在庫管理のシステム化は、従来の手作業や紙ベースの業務をシステムに置き換える取り組みです。
在庫管理のシステム化により、業務の効率化や精度向上、コスト削減などが実現できます。
導入の際には、自社の課題・ニーズにあったシステム選びや、費用対効果の慎重な検討が重要です。
在庫管理業務のシステム化をお考えなら、クラウド在庫管理システムの「zaico」をご検討ください。
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