オフィスに必要な備品というと、どのようなものが思い浮かぶでしょうか。
デスク、椅子、事務用品、パソコン、など一般的なオフィスにある物品はもちろん、会社や職場によって必要な備品や消耗品はさまざまあるでしょう。
オフィスに必要な備品を種類別で保管場所・管理の仕方を確認し、会社やオフィスの備品管理の最適化について考えていきましょう。
会社やオフィスの備品とは？
会社やオフィスの備品とは、仕事をしていく上で必要なさまざまな物品を指します。
デスクや椅子、パソコン、ペンやコピー用紙などの事務用品、カーテンなどのインテリアもオフィス備品に含まれます。
快適な職場環境をつくるには欠かせないものですが、意外とそろえるものが多く、例に挙げたもの以外にも大小さまざまな物品が必要になります。
また、職種や業務内容によって会社やオフィスの備品の内容が大きく異なる部分もあるでしょう。
特に細かい消耗品になるほど、なかなか全てを管理・把握するのは難しくなります。
しかし、しっかりと管理できれば、余分に発注してしまうなどの無駄をなくしてコストを適正化することができます。
会社やオフィスに必要な備品と管理・保管場所
会社やオフィスに必要な備品とは主にどのようなものがあるのでしょうか。
一般的な会社やオフィスに必要な備品と管理や保管場所について確認していきましょう。
オフィス用家具
オフィスに必要な家具は次のようになります。
- デスク
- チェア
- キャビネット
- ロッカー
- パーテーション
- ホワイトボード
- 耐火金庫
- 本棚
- 収納ボックス
- フロアケース
家具はオフィスにおける占有面積が広い物品になるので、どのように配置するかはよく考える必要があります。
どのようなオフィスであったとしても、その場所で働く人の動線を考えて効率的に働けるように配置していきましょう。
デスクの置き方一つみても、そのオフィスは内勤者が中心になるのか、外勤者の方が多いのかによって変わってきます。
また、オフィス内で社員同士のソーシャルディスタンスを保つことが必要になります。
大きな家具はできるだけスペースに余裕が生まれるように配置していきましょう。
オフィス用家電
オフィス用家電も家具と同様大きいものが多いので、配置には工夫が必要です。
必要なオフィス用家電は、次のようになります。
- 冷蔵庫
- 電子レンジ
- 電気ケトル、電気ポット
- コーヒーメーカー
- 空気清浄機（加湿除湿など）
- サーキュレーター
- 掃除機
冷蔵庫や電子レンジなど、社員が食事を取るときに必要な家電はできるだけ来客の目につかない奥の位置にするのが無難かもしれません。
また、掃除機はすぐに使用できるように置いておく位置を決めておくのがよいでしょう。
デスクや物が多いオフィスではコードレス掃除機が便利です。
空気清浄機やサーキュレーターはオフィスの環境を快適にするのに欠かせない備品です。
動線の邪魔にならない位置を選んで置きましょう。
オフィス用インテリア
来客にとって印象の良いオフィスを作るには、センスの良いインテリアを置くことが重要になってきます。
そのオフィスで働く社員にとっても、過ごしている場所の雰囲気がよければ気持ちよく仕事ができて効率アップにつながるでしょう。
オフィス用インテリアで必要になるのは次の備品です。
- カーテン、ブラインド
- 時計
- 観葉植物
- 木製収納台
- 傘立て
- コートハンガー
- キューブスツール
- カラフルボード
ブラインドや時計はオフィスのイメージに合うものを選び、観葉植物は適度な数を配置しましょう。
傘立てやコートハンガー、木製収納台は来客用として応接スペースに準備します。
キューブスツールやカラフルボードは、モノトーン調になりがちなオフィスにカラフルな色を選ぶとアクセントになります。
通信関連備品
オフィスで仕事を進める上で欠かせないものが、電話やパソコンなどの通信関連備品です。
次に必要になるものを挙げましたので、参考にしてください。
- オフィス用の固定電話、携帯電話
- パソコン、ルーター
- USBメモリ、SDカードなど記録媒体
- コピー・印刷複合機
- シュレッダー
- LANケーブル、タップ・延長コード
- ドライバー工具
電話やパソコン、コピー機、シュレッダーなど、よく使用するものは社員みんなが使いやすい位置に配置しましょう。
また、USBメモリやSDカードなどの小さい記録媒体やごちゃごちゃしがちなケーブル・コード類、ドライバー工具は収納場所を決めて保管しておくと使いやすくなります。
事務用品
オフィスにおいて事務用品は欠かせない物である一方、なかなかきっちりと備品管理するのが難しい物でもあります。
様々な事務用品がありますが、最低限必要になるものは次のようになります。
- 印鑑関連
- 筆記用具（ボールペン、修正テープ、マーカー、鉛筆、消しゴムなど）
- 事務所用品（ハサミ・カッター・セロテープ、ホチキス、付箋、のり、定規など）
- ファイル（クリアファイル、キングファイル、名刺ファイルなど）
- そのほか（封筒、コピー用紙、電卓、電池など）
これらはそれぞれが使用しているデスクの上や引き出しなどに置いておくことが多いでしょう。
消耗品なので、予備の備品として備蓄しておく場合は保管場所を決めて数を管理台帳に記入する、または保管している箱にメモをするなどしておくと管理がしやすくなります。
衛生用品
オフィス内の美化につとめるためには、衛生用品を揃えておくことも大切です。
必要な衛生用品は次のようになります。
- ゴミ箱
- ゴミ袋
- ティッシュペーパー
- ウェットティッシュ
- アルコールスプレー
- 雑巾
普段使用するものはオフィス内に置いておくと思いますが、予備のものは事務用品などと同様にきちんと管理台帳を作って数の把握につとめましょう。
社員が社外に持ち出したり、気がつけば無くなっているなど発注する頻度が高いものでもあるので、管理がきちんとできているとコスト削減にもつながります。
緊急時の備え
例えば、東京都では、条例によって企業の防災備蓄義務が課せられています。
東日本大震災時に交通の乱れから帰宅困難者が多く発生し、社内で一晩を過ごすことを余儀なくされた人も多かったことから定められた条例です。
災害の多い日本では、東京に限らず緊急時の備えをしておくことは全国のオフィスで必要でしょう。
緊急時の備えとして備蓄しておきたいものを次に挙げます。
- 保存水（1人あたり1日3リットル）
- 保存食（乾パン、アルファ米など）
- 携帯用ライト
- 非常用トイレ
- 救急セット
- 毛布、アルミブランケット
- 消火スプレー
- その他（ロープ、ホイッスル、軍手など）
保存水や保存食は、社員数✕1日分を準備しておくのが目安です。
普段使用することはないものですが、緊急時にはすぐに取り出せるところに保管しておくこと、保管場所を社員全員に周知しておくことが重要です。
会社やオフィスの備品管理のコツ
会社やオフィス備品管理のコツを簡単にまとめると、次のようになります。
- 備品管理台帳を作成する
- ラベリングをする
- 保管場所を決める
- 定期的な棚卸をする
まず、備品管理台帳を作成していきます。
管理台帳は手書きやExcelで作られることが多いですが、社内で共有できるようにスプレッドシートや専用のアプリを使う方法もあります。
次に、全ての備品をオフィスの全員が使いやすいよう分類してラベリングしていきます。
ラベリングが完了したら、オフィスでの使い勝手を考えながら保管場所を決めていきましょう。
備品は定期的に棚卸しをして管理台帳と数量が合っているか、交換する必要がないかなどを確認するようにすると無駄な発注を防いで適正なコストを保つことができます。
また、備品管理について決めたルールをオフィス内で周知徹底することも重要です。
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