ビジネスだけでなく日常生活においてもストック管理は必要な場合があります。
ストック管理の方法は様々ありますが、アプリを利用してストック管理をすることもできます。
ストック管理アプリはどのようなものなのか、ストック管理にアプリを使うことでどのような効果があるのかを確認していきましょう。
ストック管理アプリとは？
ストック管理アプリとは、物品や備品が今手元にどれだけストックや在庫があるのかを管理ができる機能を持つアプリのことです。
アプリによっては、納品した数や消耗した数を管理するだけではなく、在庫がなくなる日や次に発注する日の管理を行うこともできます。
ストック管理にアプリを活用することで、在庫切れを起こすことなく常に需要を満たすことが可能です。
ストック管理をする場合、家計簿のようにアナログで管理する方法や在庫管理システムを使った方法、またはエクセルなどで自分で在庫管理表を作って管理する方法などがあります。
そのなかでも、ストック管理アプリは在庫管理システムと近いものになりますが、アプリなのでスマホなどを使って手っ取り早く管理できるのが特徴です。
PCや専用のシステムで確認するのではなく、アプリのインストールさえできれば対応デバイスで簡単に利用できるのがストック管理アプリのメリットといえます。
ストック管理アプリを使う効果
ストック管理アプリを使うとどのような効果を得ることができるのでしょうか。
ストック管理アプリを使ってストック管理をする効果を確認していきましょう。
バーコードやQRコードで管理ができる
ストック管理アプリの中には、バーコードやQRコードで簡単に在庫管理ができる機能があるものもあります。
バーコードやQRコードが使えれば、コードを読み取るだけで情報を一括管理できるので、在庫管理の煩雑な作業の簡略化やミスの削減をすることが可能です。
このように、コードで管理できる機能があるストック管理アプリであれば、ストック管理がシンプルかつ正確にできるようになるでしょう。
ミスを防ぐことができる
管理の方法をアナログからストック管理アプリに移行することで、管理方法が簡単になり、ミスを防ぐことができるようになります。
アナログだと記載ミスや記入漏れなどが発生しやすかったり、ミスに気づくことができないこともあるでしょう。
しかし、アプリなどのシステムを利用すれば、ミスなどがあるとエラーとして表示されるので事前にミスを防ぐことができます。
記載漏れや記入ミスもその場ですぐに気づきやすくなるので、トラブルを起こすことなくストック管理を行えるようになるでしょう。
コストが節約できる
ストック管理アプリを導入しておけば、ストック品の在庫管理が正確に行えるので無駄な出費を抑えることが可能です。
たとえば、発注するのを忘れたと勘違いして多めに発注してしまったり、在庫があるのに無駄に発注をしてしまったりなどの出費を防ぐことができます。
しっかりとストック品の在庫管理ができれば、欲しいタイミングで欲しい数を納品することが可能なので、無駄な出費が発生しません。
また、金銭的なコスト以外にも作業が簡略になる、ミスが減るということもコスト削減といえるでしょう。
オンライン上でいつでも確認できる
ストック管理アプリを導入することで、アプリをインストールさえすればどの媒体でも簡単に利用できます。
パソコンを持ちながら管理する必要がなくなり、スマホなどで手軽に管理できる点がメリットです。
ミスなくストック管理するためには、手軽な管理方法が求められます。
ストック管理アプリであればどの媒体からでも簡単に確認できるため、いつでもどこでも管理できるようになるでしょう。
ストック管理アプリを選ぶポイント
ストック管理アプリを選ぶ場合、どのようなポイントを確認すべきでしょうか。
ストック管理アプリを選ぶ際に重要視すべきポイントについて確認していきましょう。
カスタマイズできるか
ストック管理アプリは、定期的に使うケースが多いので、使いやすいようにUIや項目などがカスタマイズできるものを選ぶと良いでしょう。
人によっては記入しやすい順番や見た目などが異なるため、カスタマイズできないアプリだと使い勝手が悪く、ストック管理もやりにくいと感じてしまうかもしれません。
そのため、使いやすいようにカスタマイズできるものかどうか確認することも大切です。
目的の運用にあっているか
目的の運用方法にあっているアプリかどうか確かめることも大切です。
たとえば、会社としてはストック管理ができる人は限られた人にだけにしたいと考えている場合、ユーザーに権限を付与できるアプリを使用した方が良いでしょう。
この場合、誰でも簡単にログインできたり使用できたりするアプリは、数人で管理したいという会社の運用の意に反してしまいます。
このように、どのように運用したいのかを洗い出し、その運用方法にあっているアプリかどうか確かめることが大切です。
コスパが良いか
ストック管理アプリは、会社によって使用頻度は異なります。
毎日ストックを管理している場合は、少し費用が高くてもコスパは良いですが、月に数度しかアプリを使わなかったり使用する人数が限られている場合、高すぎる費用はコスパが悪いです。
このように、使用頻度や使用人数に見合った運用費であるかどうか、計算することも必要となります。
使いやすいか
アプリを導入するか決める場合、もっとも重要なのは操作性です。
使いにくいアプリだとストック管理も滞ってしまいますし、ミスも誘発してしまうでしょう。
たとえば、項目の並び方が分かりにくい順番の場合、ミスも起こりやすくなりますし、どこにどう記入すれば良いのかわからないデザインだと管理も滞ります。
実際に使用することを考えた上で、使用しやすいものか確認することも大切です。
ストック管理アプリを選ぶ際の注意点
ストック管理アプリを選ぶ場合、どのようなことに注意すべきでしょうか。
ストック管理アプリを選ぶ際の注意点について確認していきましょう。
使い方を覚えるのに時間が必要な場合がある
アプリを導入したからといってすぐに社内で運用が開始できるわけではありません。
ストック管理アプリは手軽な管理方法である反面、操作性を覚える必要があるので、正式に運用を開始するまでに時間が必要です。
また、デジタルツールに慣れている人であれば使い勝手も良いかもしれませんが、普段からアナログに慣れている人は、使い方を覚えるのに時間が必要になる場合もあるかもしれません。
本格的に運用を開始するまでに、しっかりと使い方を覚える必要があるところに注意し、操作を覚えるためにもマニュアルを作成するなど準備を整えることも必要です。
アナログから以降の場合は改革が必要なことがある
これまでアナログで管理していた場合、デジタルツールを使用することに抵抗感を抱く人も出てくるでしょう。
ストック管理は会社によっては属人化しているところもあり、突然デジタルツールを導入されても戸惑う人もいるかもしれません。
そのため、まずはデジタルツールを導入することやデジタル化していくことへの賛同を得る必要があります。
会社全体がアナログ思考だった場合、デジタル化していくことの意識改革も必要となるでしょう。
まずは、デジタル化することでどれだけ効率が上がるのかを説明し、意識の改革を進めていきましょう。
コストがかかる
ストック管理アプリを使用する場合、コストがかかります。
買い切りタイプではない場合、導入費だけではなく運用費も発生するので、節約したい場合は向いていないでしょう。
ストック管理はノートやエクセルなどを使えば無料で管理できるので、節約のためにあえてアナログで行っている場合もあります。
そのような場合、わざわざコストがかかるストック管理アプリを導入することに対して後ろ向きな気持ちを抱えるのも納得です。
しかし、コストはかかるもののストック管理アプリを導入すれば効率の高いストック管理ができるので、コスパの良いアプリを見つけると良いでしょう。
機能が合わないアプリもある
ストック管理アプリは多種多様なアプリが開発されていますが、なかには会社の運用に合わないアプリもあります。
運用方法に合わないアプリを導入しては、費用や時間の無駄です。
全てのアプリが会社に合っているわけではないので、アプリの機能が会社の目的や運用に合っているかどうかを確かめてから導入するようにしましょう。
ストック管理をアプリでするならzaico
ストック管理を効率よく行うためにアプリの導入を検討している場合は、「クラウド在庫管理システムzaico」の利用をご検討ください。
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ストック管理はものが多ければ多いほど効率が悪くなりがちですし、ミスも発生しやすくなりますし、作業コストも増えていってしまいます。
しかし、ストック管理に使えるアプリを導入して管理すれば、効率よくストック管理を進めることができます。
実際にzaicoを導入してストック管理を行っている会社もあるので、お気軽にzaicoにお問い合わせください。
