医療機関における物流管理や在庫管理は、日常的な医療業務の運営や、医療の質と安全性の確保に欠かせない業務です。
しかし、従来の人手による運用では、ミスによる欠品や過剰在庫の発生、作業負荷の増大などが課題となっていました。
SPDシステム（院内物流管理システム）は、自動化やデータ連携によってこれらの問題を解決します。
SPDシステムの特徴から導入のメリット、SPDシステムの主な機能や選び方のポイントを確認していきましょう。
SPDシステム（院内物流管理システム）とは
SPDシステムとは、医療機関で使われる医薬品や医療材料などの管理を効率化するシステムです。
SPDは「Supply Processing and Distribution」の略で、直訳すると「供給加工と流通」という意味合いですが、主に医療機関の物品供給や加工、配送業務全般を指します。
従来の医療機関では、物品管理が各部署で行われており、煩雑で非効率な状況が課題となっていました。
SPDシステム(院内物流管理システム)は、こうしたSPD業務をIT化し、より効率的で正確な医療機関の物流管理を実現する役割を担っています。
SPDシステムと一般的な在庫管理システムの違い
SPDシステムは、医療機関のニーズに特化したシステムです。
製造業や流通業、小売業などに幅広く対応した一般的な在庫管理システムと異なり、医薬品、医療材料、滅菌消毒品など、医療機関で取り扱う物品の管理に最適化されています。
例えば、医療器具や薬品の使用期限管理、滅菌消毒品の管理、電子カルテや臨床システムとの連携など、医療機関特有の要件に対応している点が大きな特徴です。
これにより、医療スタッフは安全で効率的な物品管理を実現できます。
SPDシステム（院内物流管理システム）のメリット
SPDシステムを導入することで、医療機関には多くのメリットがあります。
SPDシステム（院内物流管理システム）のメリットを確認していきましょう。
業務効率の向上
SPDシステムは、物品の調達から廃棄までの流れを一元管理し、医療スタッフの物流業務にかかる手間を大幅に削減できる点がメリットです。
例えば、バーコードを使った物品の検索・取り出しや、在庫数のリアルタイムでの把握により無駄な業務が削減されます。
これにより、スタッフの物流業務にかかる負担が軽減され、本来の医療業務への集中が可能です。
医療の安全確保
SPDシステムは、医療物品の使用期限や保管条件を厳密に管理でき、不適切な保管による医療事故を防ぐことが可能です。
また、医薬品の使用履歴の追跡（トレーサビリティ）も可能なため、万が一の事故時にも原因を特定しやすくなります。
これにより、患者の安全が確保されるとともに、医療に従事するスタッフの安心感も向上するでしょう。
コスト削減
SPDシステムは、適正な在庫水準の維持、過剰在庫の解消、返品・廃棄ロスの削減など、さまざまな側面からコスト削減につながります。
また、物流プロセスの効率化により、人件費や物流コストの削減も実現できるでしょう。
これにより、医療機関の経営効率の向上や医療費の適正化が実現できます。
医療保険請求の効率化
SPDシステムと電子カルテの連携により、使用した医療材料の正確な記録と自動計上が可能です。
それにより、診療と使用物品の紐付けがスムーズになり、レセプト作成業務が合理化されます。
請求漏れや記載ミスなどのリスクを低減し、医療保険請求業務がスムーズになるでしょう。
SPDシステム（院内物流管理システム）の主な機能
SPDシステムには、医療現場の物流業務を効率化する多彩な機能が搭載されています。
医療材料の在庫管理
SPDシステムのもっとも基本的な機能は、医療材料に関する在庫情報のリアルタイムでの管理です。
例えば、バーコードリーダーやRFIDタグを利用して、物品の入出庫をスキャンするだけで自動的に在庫反映できます。
また、ロット番号や有効期限を一元管理でき、期限切れの防止にも有効です。
こうした機能により、在庫管理の精度が向上し、欠品や過剰在庫のリスクを削減できます。
発注・購買管理
SPDシステムでは、医療材料の発注から購買までの一連の流れを管理する機能が搭載されています。
自動発注機能を備えていれば、在庫が一定のレベルに達した際に自動的に発注が行われるため、発注漏れや発注ミスを防ぐことが可能です。
また、発注書の作成や請求書の処理も自動化され、事務業務の負担が軽減されます。
こうした発注・購買管理の機能により、業務負担やミスのリスクが軽減され、医療現場のスムーズな運営につながるでしょう。
分析レポート
SPDシステムでは、システムに蓄積されたデータを活用して、さまざまな分析レポートも作成可能です。
作成できるレポートは製品によって異なりますが、例えば、消費傾向のレポート、コスト分析、在庫回転率の評価などがあります。
これにより、医療材料の使用状況や課題が数値やビジュアルで把握可能です。
分析レポートを活用することで、コスト削減や経営戦略立案のヒントになるでしょう。
SPDシステム（院内物流管理システム）の選び方
医療機関の物流業務の効率化やコスト削減に効果的なSPDシステムですが、自院に適したシステムを選ばないと期待した効果は得られません。
SPDシステム（院内物流管理システム）を選ぶ際のポイントを確認していきましょう。
自院に合った運用形態か
SPDシステムを導入する際には、自院に合った運用形態を選ぶことが重要です。
SPDシステムの運用形態には大きく、システムのみを導入して自社でSPD業務を運用する形態と、システムだけでなくSPD業務も委託する形態の2種類があります。
自院でSPD業務を運用する形態のほうがコストは抑えられますが、運用のためのスタッフが必要です。
自院の人手の状況や予算などを踏まえて、どちらの運用形態でSPDシステムを導入するかを検討しましょう。
使いやすさとサポート体制はどうか
SPDシステムの選定において、使いやすさとカスタマイズ性は非常に重要です。
医療従事者が日常業務で使用するため、直感的な操作画面や分かりやすいインターフェースが求められます。
また、導入後のトレーニングや問題発生時の迅速なサポート体制が整っていることも大切です。
現場のスタッフがストレスなく使えるシステムを選ぶことが、導入後のスムーズな運用につながります。
外部システムとのデータ連携は可能か
外部システムとのデータ連携の充実度も、SPDシステムを選ぶうえで重要なポイントの1つです。
医療機関では、SPDの他にも電子カルテ、レセプト、会計システムなどのさまざまなシステムを利用しています。
これらのシステムとAPI連携やエクスポート/インポート機能を使ったファイル連携などができると、手動でのデータ入力の手間やミスを大幅に減らすことが可能です。
これにより、医療材料の物流だけでなく業務全体の効率や品質を高めることにつながるでしょう。
SPDシステム（院内物流管理システム）で医療現場の物流を最適化
SPDシステムを導入することで、医療機関の物流業務の大幅な効率化や、在庫管理の適正化が実現可能です。
SPDシステムには、在庫管理や発注・購買管理、分析レポートなど医療機関の物流・在庫管理に必要な多彩な機能が搭載されています。
SPDシステムを選ぶ際は、こうした機能に加えて、運用形態や使いやすさ、外部システム連携の充実度などを踏まえて、自院に合ったシステムを選びましょう。
医療現場の在庫管理にお悩みなら、医療機関での導入実績も豊富なクラウド在庫管理システム「zaico」をご検討ください。
zaicoは、歯科・眼科・整形外科などのクリニックをはじめ、動物病院・総合病院など多くの医療機関でも活用されているシステムです。
負担の多い作業や過剰在庫・欠品の問題を、医療現場の在庫データを見える化することで解決します。
