在庫管理は、データ上の記録と実際の物品の数が正確でなければなりません。
在庫管理がずさんであれば、物品の数が合わないので再度やり直しになったり、利益の計算が不適切になってしまいます。
なぜ在庫管理がずさんになるのか、在庫管理がずさんな状態になる理由や影響、ずさんな在庫管理にしないための対策を確認していきましょう。
在庫管理がずさんな状態とは？
在庫管理のずさんな状態とはどのような状態を指すのでしょうか。
在庫管理がずさんといえる状態について確認していきましょう。
ルールが決まっていない
ルールが決まっていない在庫管理は、ずさんな状態といえるでしょう。
在庫管理は、物品の数を正確に記録する必要があるので、やり方を統一したりルールを設定して、ミスを避けなければなりません。
そのためには、どのように記録するのか、在庫管理のルールを定めることが大切です。
作業者によって記録の仕方が異なる状態は、ずさんな状態と言えるので、まずは統一できるようルールを決めることを優先しましょう。
定期的な見直しをしていない
在庫管理は、月に一度など定期的に見直しをすることが重要です。
なぜなら、ミスを迅速に発見できるので、大きなトラブルになることを防げるからです。
定期的な見直しをせずにいると、ミスが発見できないだけでなく、在庫管理の正確性の信頼度も低くなってしまいます。
不適切な状態を問題が発覚するまで放置していることになるので、定期的な見直しをしていない状態はずさんな状態といえるでしょう。
管理担当者がいない
在庫管理担当者が決まっていない状態は、責任者がいないのでずさんな状態になりやすいでしょう。
なぜなら、管理担当者がいなければ確認が不要であったり、管理の仕方が不明瞭であれば、ミスはもちろん、改ざんの恐れもある危険な状態といえます。
統一性のない記録がないか確認することも在庫管理には必要なので、管理担当者やセキュリティ体制を作り、適切な管理が求められます。
管理方法が定まっていない
アナログな方法で管理するのか、デジタルツールを用いて管理するのか、管理方法が定まっていない状態はずさんな在庫管理といえるでしょう。
在庫管理は現場で残ってる物品の数と実際の数が合っていることが前提なので、管理方法はが適切でなければいけませんし、誰がやるとしても統一されている必要があります。
せめて、アナログで統一させるかデジタルで統一させるかなど、管理方法が統一されていることが前提であることは覚えておいたほうがいいかもしれません。
在庫管理がずさんになる理由
在庫管理がずさんになるのはなぜでしょうか。
在庫管理がずさんになる理由について確認していきましょう。
そもそも在庫管理をしっかりやる考えや体制がない
在庫管理は多くの業種や職種で必要になりますが、なんとなくであったり、おざなりにやっている場合も少なくありません。
そもそも在庫管理がずさんであるという認識を持っていない場合もあります。
なんとなくこれまでこうしていたから、特に問題がないと思っていたから、などと在庫管理が適切でないことに気がついていないこともあります。
在庫管理がずさんな状態が当たり前という認識になっている場合もあるので、在庫管理の考え方を見直す必要があるでしょう。
ヒューマンエラーやミスの発生でずさんになる
ヒューマンエラーが発生することで在庫管理がずさんになることもあります。
たとえば、数えミスが発生したり、記入ミスが発生したりなど、人の手で記録するものはヒューマンエラーが発生する可能性が高いです。
仮にエクセルなどを用いてデジタルに記録していたとしても、数えたり記入するのは人が行います。
できる限りミスを発生させず、人の手が入らないようデジタルツールを駆使することも必要です。
たとえば、バーコードやQRコードなどで管理すれば、記入ミスが発生する頻度を少なくすることができるでしょう。
人手不足や業務過多によりずさんになる
在庫管理業務や棚卸などは通常の業務と並行して行われることが多いです。
専任の担当者がいるわけではなく、業務の一部であったり、本来は在庫管理をしなくてはいい立場の方たちがしなければいけないということもあります。
人手不足であったり、業務過多の中でも在庫管理の必要性は生じますが、このような状態では適切な在庫管理が難しいこともあるでしょう。
在庫管理に限らず人手不足や業務過多の場合はミスやトラブルが起きやすかったり、その場しのぎの対応になりやすくずさんになりやすい傾向があります。
分かりにくい管理方法によりずさんになる
分かりにくい管理方法になっている場合も、在庫管理がずさんになることもあります。
たとえば、記入する項目が物品によって異なっていたり、管理する物品を記録する場所が複数存在していたりなど、複雑な管理方法になっていると、記録する人も混乱してしまうでしょう。
ミスを防ぎ、適切な管理を行うためにも複雑な管理方法は避けるべきです。
物品や人によって差が生じないように、分かりやすい管理方法にしましょう。
ルールが曖昧なためずさんになる
曖昧なルールだと守る人が少なくなったり、ルール自体が浸透しないことで、ずさんな在庫管理になってしまいます。
ルールを確固としたものにするためには、在庫管理のマニュアルを作成することが必要となるでしょう。
たとえば、記入する内容や、記入方法の仕方を明文化するだけでもミスを防ぐことが可能です。
在庫管理に適切なルールが整備されていないと、何が正しいのかも理解されません。
まずは、ルールを作成し、確実性のあるものにすることも大切です。
在庫管理がずさんなままでいるリスクや影響
在庫管理がずさんなままだとどのようなリスクや影響があるのでしょうか。
在庫管理がずさんなままでいるリスクや影響について確認していきましょう。
無駄なコストが発生する可能性がある
在庫管理がずさんなままだと、再度やり直しをおこなう必要がでてくることもあり、コストが無駄に発生してしまう可能性が高まります。
最初からルールを決めて、整備された状態で在庫管理をしていれば、やり直しをする必要がなかったり、ミスやトラブルの範囲も少なく済みやすくなります。
また、在庫管理の記録は、棚卸の際に使われることが多いので、棚卸をするたびに再度やり直すことがあっては大変なことになります。
在庫管理がずさんなことで時間的コストや人的コストなど、さまざまなコストが発生する可能性があるといえるでしょう。
業務が円滑に進まなくなる
ずさんな在庫管理では、業務が滞ってしまいます。
どの物品がどれだけ残っているのか、いつ納品されたのか、正しい情報が記録されていないと、業務を進めることができません。
在庫管理は棚卸だけではなく商品の販売や受発注、利益の計算などにも使われるので、正しい状態を維持する必要があります。
ずさんな在庫管理によってさまざまな業務が滞ってしまう可能性があるでしょう。
棚卸が適切にできなくなる
棚卸は、定期的であったり、月末や年度末に行う作業で、基本的には在庫管理の情報を用いながら行います。
そのため、在庫管理がずさんな状態だと棚卸が進まなかったり、棚卸の中で新たな問題が発見される可能性もあるでしょう。
在庫管理は利益の計算をする際にも使われるので、次年度の事業見直しなどの鍵となります。
在庫管理がずさんだと、事業全体の売り上げや棚卸などの重大な業務に悪影響を及ぼすことは大きな問題といえるでしょう。
在庫管理をずさんにさせないための対策
在庫管理をずさんな状態にさせないためには、どうすれば良いのでしょうか。
在庫管理をずさんな状態にしない対策について確認していきましょう。
具体的なマニュアルを作成する
在庫管理をする際に、具体的なマニュアルを作成しておきましょう。
ずさんな状態になるのは、手順やルールが曖昧である可能性が高いからです。
たとえば、以下のように具体的なマニュアルを作成していれば、整備された状態で在庫管理ができます。
- 物品のロット番号を記入する
- 残数を確認する際は2度確認する
- 計算が合わない場合は記録を止める
- 誰が記入したのか名前を書く
誰でもミスはしてしまうものですが、できる限りミスが少なくなるように、マニュアルを作成しておくことも大切です。
ルールを徹底させる
ルールを作った後は、ルールを徹底させることを意識しましょう。
ルールを作っても守らなければ意味がありません。
全員がルールを守ってくれるように、在庫管理担当者などをつけて監視することも大切です。
また、在庫管理の体制を整える場合は、試しに運用しながらルールを確認し、ルールの改善も進めていくといいでしょう。
決めたルールを徹底させるのは重要ですが、ルールに固執しないで適切な運用ができるように整備していきましょう。
人的作業を減らす
在庫管理をずさんな状態にしないために、人的作業を減らすのも良いでしょう。
人的作業が多いと、ミスが起こる可能性が高まります。
人の手を減らすことも、在庫管理を正確なものにするためには必要なことです。
たとえば、在庫管理に特化したデジタルツールなどを導入し、人的作業を減らしましょう。
ほかにも、バーコードなどを用いて物品数やロット番号などを管理することもできます。
人の手で記入すると、どうしても記入ミスや数え間違いが発生することもあるでしょう。
機械やツールなどに頼ることで、少しでもヒューマンエラーを減らす工夫も必要です。
在庫管理システムを導入する
ツールを導入することで、在庫管理をずさんな状態から整備された状態に移行できます。
たとえば、在庫管理システムを使えば、人的作業を減らすだけでなく、記入ミスや計算ミスなども減らせるでしょう。
また、物品ごとにまとめたり残数ごとの確認もできたりなど、ジャンル分けも簡単にできます。
エクセルやアナログなど、さまざまな手法で在庫管理はできますが、人の手で作る在庫管理表はルールも曖昧ですし、分かりにくい部分もあるでしょう。
ミスなく、誰もが分かりやすい在庫管理の実現を目指すのであれば、在庫管理システムの導入を検討してみるといいかもしれません。
ずさんな在庫管理からの脱却にzaico
ずさんな在庫管理を続けていると、日常業務に支障がでることはもちろん、ミスに気づくことができないまま棚卸の時期になったり、利益の計算が上手くできなかったりなど、さまざまな弊害を引き起こしてしまいます。
ずさんな在庫管理から脱却したい場合は、「クラウド在庫管理システムzaico」を利用してみてはいかがでしょうか。
zaicoはシンプルな操作性が特徴のクラウドツールで、簡単に操作できることからミスなく管理を続けることができます。
ずさんな在庫管理の状態から脱却したかったり、ずさんな状態にならないよう整備するためにも、zaicoを導入してみてはいかがでしょうか。
無料で試すことができるプランなどもあるので、まずはお気軽にzaicoはご相談ください。
