オフィスや職場には多くのモノ（備品）があります。
ペンや封筒のような細々とした消耗品やコピー機やパソコンといった機械類など、種類が多く管理の仕方も様々です。
モノ管理をもっと効率よく簡単に管理できないだろうかと考えている方もおられるのではないでしょうか。
備品などのモノ管理にはアプリを使うと簡単で手軽に行うことができます。
モノ管理とは何か、モノ管理のコツとおすすめのアプリについて確認していきましょう。
オフィスや職場に必要なモノ管理とは
オフィスや職場ではさまざまなモノ（備品）を扱うことになります。
扱うものは業種や業界、職場環境により多種多様になるでしょうが、どのようなモノを扱うにせよモノ管理は必要になるといえるでしょう。
なぜなら、紛失や盗難が起きれば問題になるものもありますし、他の人が使う際に誰が何を使っているかを管理しておかなければ影響が生じてしまう場合もあるからです。
消耗品のようなものであれば、ストック管理など定期的な管理で済む場合もありますが、一定の数しかなく、利用頻度が高いものや持ち出しが生じるようなものは適切な管理が求められます。
モノ管理とは、何がどれだけあって、誰がどこで、どのように使っているかを管理することなので、すべてのものではないですが、特定のモノや備品などの場合、オフィスや職場では重要になる場合があります。
モノ管理のコツ：保管場所を決める
オフィスのモノ管理にまず必要なことは、その備品の保管場所を決めるということです。
それぞれのモノの「指定席」があれば、取り出したり片付けたりすることが容易になります。
あらかじめ備品の保管場所を決めておくことで在庫確認も楽になりますし、備品のありかをいちいち探さなくてもよいので作業効率アップにもつながります。
また、備品の私物化を防ぐという効果もあります。
使用したらすぐ保管場所に戻すということを習慣付けておけば、オフィス内の美化にもつながり顧客からの信用度も上がることでしょう。
モノ管理のコツ：ラベルを付ける
備品の保管場所を決めたら、その場所に誰が見てもわかりやすくラベリングすることが大切です。
備品を保管している箱の表面や棚のわかりやすいところに、テプラなどで備品名をラベリングしていきます。
備品ごとに数字を割り振るのもよいですし、シンプルに備品名を記入するのでもよいでしょう。
コツは誰もが見てわかるように記入することと、極力「その他」を作らないことです。
見てすぐにわからなければラベリングの効果はありませんし、「その他」を設けてしまうとわかりにくいものは全て「その他」に集められて雑多になってしまうからです。
保管場所をはっきりと視覚化することで、備品管理担当者だけでなく社員全員がすぐ取り出せるようになり、業務の時間短縮を図ることができます。
モノ管理のコツ：ルールを作成
備品管理のルールを作成しておくのも重要なことです。
備品を使用する際は必ず管理台帳に記入する、使用したらすぐ元の場所に返却するなどのルールを作り、それが社内で遵守されれば、管理担当者の負担を大きく減らすことができます。
ただし、ルールはあまり複雑化しないように気をつけなければなりません。
複雑なルールでは、初めのうちはよくても慣れてくるとだんだんと面倒になり、守られにくくなってしまいます。
長期的に運用していくためにも、シンプルで覚えやすいルール作成を心がけましょう。
モノ管理のコツ：周知する
保管場所を決め、管理ルールを設定したら必ず社内に周知しましょう。
それらが社員全員に周知されていなければ、効果が激減してしまいます。
モノ管理のコツ：ツールで見える化する
ツールとは、Excelやスプレッドシート、アプリなどを指します。
備品管理台帳をExcelやスプレッドシートで作成する方法や、備品管理に特化したアプリを利用して効果的に「見える化」するという手もあります。
手書きで備品管理台帳を記入していくよりも、Excelやスプレッドシートで作成する方が効率的に管理していくことができ、データのバックアップを取るのも簡単です。
また、備品管理のアプリを使えば備品の数や位置を正確に把握したり、備品の使用頻度を調べて発注の計画を立てたりすることが手軽にできるようになります。
モノ管理のコツ：棚卸をする
半年、または1年に1度など定期的に備品の棚卸を行いましょう。
きちんと管理を行っていると思っていても、実際に棚卸をしてみると在庫と台帳に記載されている数が違うということがよくあります。
棚卸には時間も人員も多く必要になりますが、管理台帳と実際の誤差を減らし損失を抑えるのには棚卸は不可欠です。
モノ管理にアプリがおすすめ理由
オフィスや職場にあるモノ管理を行うには、アプリを使用するのをおすすめします。
モノ管理にアプリがおすすめな理由は以下です。
- 時短になる
- 手軽である
- 画像を付けられるものもある
- 共有がしやすい
アプリでは、管理する項目の自動入力や、棚卸のときに数を確認した後すぐその場で入力ができるため時短になります。
また、スマートフォンやタブレットで管理ができるため、重い手書きの管理台帳を持ち運ぶ、棚卸のとき個数を記入していく表をわざわざ作成するといった手間がなく手軽に行うことができます。
アプリの中にはデータに画像を付けられるものもあるので、備品番号と備品の画像を登録しておく、または備品の場所の画像を登録しておくなどの使い方ができます。
番号と備品が一致しない、備品の場所がわからなくなったということがなくなります。
社員が持っているスマートフォンやタブレットに同じアプリをインストールすれば、データの共有も簡単です。
モノ管理のアプリにクラウド在庫管理システムzaico
備品が多い場合は特にモノ管理は大変になってしまいがちです。
備品の保管場所を決めてラベリングし定期的に棚卸を行うこと、そしてシンプルな管理ルールを作って社内に周知徹底していくのがモノ管理のコツです。
また、モノ管理をより手軽かつ簡単に行っていくにはアプリを使用するのも効果的です。
モノ管理に「クラウド在庫管理システムzaico」を利用してみてはいかがでしょうか。
クラウド在庫管理システムzaicoなら、備品名や保管場所などの管理登録情報を簡単にバーコード/QRコード化できるので、棚卸はスキャンするだけで簡単に行えます。
さらに、zaicoはアプリなのでスマートフォンやタブレットから情報共有も簡単です。
モノ管理を手軽に簡単に行いたいとお考えの場合は、お気軽にzaicoにご相談ください。
