レンタル品管理はエクセル？レンタル品の管理をエクセルでする方法

日頃から使っているエクセルでも、レンタル品の管理を始めることはできます。

しかし、レンタル品の内容や規模、管理したい目的などによって、レンタル品の管理をエクセルですることに問題が生じてしまう場合もあります。

レンタル品の管理をエクセルでする場合の方法や注意点を確認していきましょう。

レンタル品の管理はエクセルでするもの？

レンタル品は、返却することを考えた場合どれくらいの期間レンタルしていたのか、レンタル期間中の金額はどれくらいなのかを把握しておくことが大切です。

そのため、レンタル品の管理ではレンタル品に限定して期間やレンタル元、レンタル中に発生する金額についてなど、さまざまな項目を管理しなければなりません。

また、自身がレンタル元の場合は、レンタル品ごとにユーザーや期間の管理も必要になるでしょう。

このようなレンタル品の管理を、エクセルで行うことももちろん可能です。

しかし、レンタル品の数が多かったり頻繁にレンタル品を変更する必要がある場合、エクセルでの管理は扱いにくいかもしれません。

規模が大きくなればその分エクセル自体も重くなりますし、頻繁に管理しなければならない場合、共同編集ができないエクセルは管理しにくい媒体となるでしょう。

ビジネスツールとして使う機会の多いエクセルであれば操作も慣れているので、手っ取り早く簡易的な管理をするなら問題はないかもしれませんが、規模やレンタル品、レンタル期間の長さによってはエクセルは扱いにくいこともある点の考慮は必要です。

レンタル品の管理をエクセルで行うメリット

レンタル品の管理をエクセルで行う場合、どのようなメリットがあるのでしょうか。

レンタル品の管理をエクセルで行うメリットを確認していきましょう。

簡単にはじめやすい

エクセルは多く利用されているツールなので、日常的に使っているケースは少なくないでしょう。

以前から使用していれば、新しく操作方法を覚える必要もなく、業務の一環として管理を始めることができます。

レンタル品など物の管理をする場合に重要なのは、手軽さと操作性です。

エクセルであれば普段から使っているものを使うだけで良いため、新しいことを覚える必要もなくすぐに始められるメリットがあります。

このように、新しいソフトなどを導入せずにいつも通りの業務として管理を始めたい場合は、エクセルで可能か試してみるのはいいかもしれません。

初期投資を抑えられる

エクセルはビジネスツールとして使われる機会の多いツールなので、あらかじめ導入しているというケースも少なくありません。

すでにエクセルを導入している場合、新しくソフトを購入する必要がないので、初期投資を抑えて管理を行うことができます。

管理にかかる費用は売り上げにも直接つながるため、コストを抑えられる部分があるのであれば抑えて損はないでしょう。

エクセルで事が足りるのであれば、初期投資を抑えて管理を開始することができます。

紙よりも管理しやすい

紙やホワイトボードなどでアナログに管理をすることもできますが、アナログでの管理は簡単にできる一方セキュリティリスクも高く、改ざんされやすいです。

一方、エクセルであればユーザーに権限をつけた状態で編集ができますし、誰が編集したのか可視化することもできます。

そのため、紙で管理するよりもエクセルで管理したほうがセキュリティ面からも安心できますし、記載ミスなどが発生した場合、責任の所在を明確にすることができるでしょう。

また、紙だと災害時に紛失する恐れもあるだけでなくバックアップを保存することも難しいです。

アナログだと不測の事態に備えた管理が行えないことからも、デジタルツールであるエクセルで管理した方が良いでしょう。

覚えることが少なくて済む

ほかの管理用ツールなどをインストールする場合、新しく覚えなければならないものが多く、慣れるまでに時間が必要になる場合もあります。

しかし、エクセルを普段から利用していれば、特に新しく覚えることがはあまりありません。

基本的に表を作成して管理すれば良いため、コピーアンドペーストするだけで管理を進めることが可能です。

簡単な操作性、シンプルな管理がエクセルのメリットといえるでしょう。

個人で始められる

エクセルは個人のパソコンに入っていることが多いツールなので、管理したいと考えた人が個人的に始めることもできます。

管理用ツールなどを利用する場合は、比較検討から必要な機能の洗い出し、費用の計算など会社全体で考える必要がありますが、エクセルであれば個人で勝手に作成することも可能です。

相談する必要もないので、もしもレンタル品の管理に困っている場合は個人で管理を進めても良いかもしれません。

ただし、個人だけで管理を進めると属人化する恐れがあるので、エクセルで管理をするのであれば管理表を作成した段階で全員に共有するなども検討しておきましょう。

レンタル品の管理をエクセルでする方法

レンタル品の管理をエクセルでする場合、どのような方法があるでしょうか。

レンタル品の管理をエクセルでする方法を確認していきましょう。

管理表の項目を決める

レンタル品をエクセルで管理する場合、まずは管理表にどのような項目を加えるか決めましょう。

具体的にレンタル品の管理表に必要となる項目は、以下のとおりです。

• レンタル開始日
• レンタル品の名前
• レンタル元またはレンタル先
• レンタル終了日
• レンタル費用

レンタル品は、返却を考えた管理をしなければならないため、レンタル元（レンタル先）やレンタル終了日は必ず記入するようにしましょう。

また、レンタルにかかる費用は期間によって変動するものが大多数を占めます。

そのため、どのくらいの期間を使用すればどのくらいの費用になるのかなど、費用に関する情報をまとめることも大切です。

レンタル開始日を記入する

管理表に記入する項目を決めたあとは、レンタル開始日をまずは記入しましょう。

レンタル開始日を記入しなければどれくらいの期間レンタルしたのか、計算することが難しくなります。

そのため、まずは開始日を記入し、レンタル期間を管理することが大切です。

レンタル期間内で発生した費用を計算する

レンタル品は、期間によって発生するレンタル代が変動します。

そのため、どれくらいの期間レンタルしたのか期間の管理や期間ごとにかわる費用をしっかりと計算しましょう。

たとえば、10日ごとにレンタル代が変動するレンタル品がある場合、11日目に返却してしまうと費用がもったいないです。

このように、10日で返却できるのであれば返却するなど、無駄のないレンタル代を支払えるように、期間と費用をつねに紐づけて管理するようにしましょう。

レンタル元（レンタル先）も管理する

どこからレンタルしたのか、レンタル元を管理することも大切です。

レンタル品は購入品とは異なり、返却しなければなりません。

レンタル期間を延ばす場合は、延長料を支払う必要もあるので、しっかりとレンタル元を明記しておき、迅速な問い合わせができるように環境を整えておきましょう。

レンタル先の場合も逆の立場になりますが、同様に管理しましょう。

レンタル品の管理をエクセルでする注意点

レンタル品の管理をエクセルでする場合、どのような点に注意すべきでしょうか。

レンタル品の管理をエクセルでする注意点を確認していきましょう。

ファイルが重くなりやすい

エクセルでの管理は、管理すべき品目が増えるとエクセルのファイル自体が重くなってしまいます。

そのため、ファイルを開くことに時間がかかったり、挙動がおそいので編集するのが困難になったりなど、トラブルが発生する可能性も高いです。

もしもレンタル品が今後増える可能性が高く、ファイル自体が重くなると予想できるのであれば、エクセルではなく管理ツールなどを利用した方が良いでしょう。

共同編集はできない

基本的にエクセルは、別の人が開いている場合、他の人は編集ができません。

開くことはできますが、基本的に閲覧のみなので共同編集は行えないデメリットがあります。

レンタル品の管理を行う場合、同時に編集しなければならない状況にもなるでしょう。

しかし、エクセルは共同編集ができないので誰かが開いている場合は管理することができません。

管理をしたい場合、すぐに編集したほうが記載漏れも発生しないので、共同編集ができないエクセルでは不備が生じる可能性も高まってしまいます。

改ざんされるリスクもある

エクセルはセルのロックをしないとすぐに編集ができてしまい、改ざんされるリスクも高いです。

また、エクセルのファイル自体を複製することも可能なので、別のものにすり替えることもできてしまうでしょう。

エクセル内のセルのロックはパスワードを設定すれば他の人が編集できないように保護することが可能です。

しかし、パスワードを知っていればすぐにロックを外して編集することを可能にしてしまいますし、複製自体は防ぐことができません。

このように、改ざんなどのリスクがあるところがエクセルのデメリットです。

関数が使えないと管理しにくい

エクセルは関数を用いた表計算ソフトなので、関数を使って管理したほうがシンプルにまとめることができます。

たとえば、レンタル開始日と終了日を記入すれば自動的にレンタル期間とレンタルにかかった費用を計算することも、関数を使えば可能です。

一方、これらの関数を使えない場合は、いちいち計算しなければならず、どこかでミスが発生することもあるでしょう。

そのため、エクセルで管理するのであれば、関数は使えるようになった方が良いです。

エクセルが適していない場合もある

レンタルしたものが多かったり、期間の計算が複雑である場合、エクセルでの管理が適していないこともあるでしょう。

また、エクセルは利用によっては紙の管理と大差がない場合もあり、デジタル化や効率化という面ではあまり進んでいる管理方法とは言えません。

さらに、エクセルは簡単な表計算を行うことはできますが、複雑な計算をしたり、在庫管理に関する機能などを備えているわけではありません。

複雑な管理が必要な場合は、エクセルではなく専用のツールを使った方が適している場合もあるでしょう。

ラグが発生しやすい

エクセルでの管理は、ファイルを開くのに時間がかかることもあるのでラグが発生することもあるでしょう。

エクセルは在庫管理アプリのようにスマホで管理できるわけではないので、いったんその場で別のものに記録し、あとでまとめてエクセルに記載する形をとることもあるでしょう。

このように、一度別のものに記録するなどのラグが発生するため、どこかで不備が生じてしまう可能性が高くなります。

一次データをそのまま記入できない点で、記載ミスを起こす可能性は高いので、正確なデータを記載できないところもエクセルのデメリットといえるでしょう。

レンタル品の管理はエクセルよりもzaico

レンタル品の管理を行う場合エクセルで管理することもできますが、より安全な管理しやすさを求めたい場合はエクセルではなく「クラウド在庫管理システムzaico」の利用をご検討ください。

zaicoはクラウドで在庫管理ができるクラウドツールの一種で、スマホやタブレットなどでも手軽に管理することができます。

レンタル品の管理はエクセルで行うこともできますが、エクセルだとラグが発生したりファイル自体が重くなったりなどして使いにくい部分もあるでしょう。

しかし、zaicoであればアプリとして使用もできるので、スマホなどにインストールして使用すれば、ラグを発生させずに一次情報として記入することができます。

実際に、zaicoを使用してレンタル品の管理を行っている会社もあるので、お気軽にzaicoにお問合せください。