棚卸はこれまでの在庫管理があっているかや在庫状況を確認するための作業として行われます。
そのため、棚卸が合わない場合は棚卸をやり直すことになったり、なぜ棚卸が合わないのか原因を探す必要があります。
棚卸が合わない原因と棚卸が合わない原因を解消するポイントを確認していきましょう。
棚卸が合わないのには原因がある
棚卸が合わないのには、必ず原因があります。
たとえば、数え間違いなどの単純なヒューマンエラーであったり、純粋に在庫が紛失しており合わない場合もあるでしょう。
棚卸が合わないと決算が出来ず、永遠と業務が終わりません。
売り上げの計算もできませんし、場合によっては赤字になる可能性も高くなるでしょう。
そのため、棚卸が合わない場合は原因を探す必要があります。
棚卸が合わない原因がわかれば、今後同じようなミスが起きないように対策を考えることができますし、棚卸作業もいったん終えることができます。
棚卸が合わない場合は、さまざまな原因が考えられるので、どのような原因があるのかについてしっかりと把握して原因に応じた対策を進めていきましょう。
棚卸が合わないことによる影響
棚卸が合わないとどのような影響があるのでしょうか。
棚卸が合わないことで引き起こされる影響について確認していきましょう。
棚卸をし直さないといけない
棚卸が合わないと、棚卸が合うようにもう一度棚卸を行う必要があります。
基本的に本来の業務の合間に棚卸を行うことが多いので、再度やり直すことになった場合、倍の時間がかかり大変です。
残業になってしまうこともあるでしょう。
時間がかかるだけでなく残業代が発生することで金銭的コストも発生してしまいますし、負担も増えてしまいます。
このように、棚卸が合わないだけで大幅な業務の遅れに繋がる恐れもあるでしょう。
原因を特定しないといけない
棚卸が合わない場合、原因を特定する必要があります。
なぜ合わないのか理由が分からなければ、棚卸を進めることもできませんし、何度やっても同じ結果になってしまうでしょう。
原因を追究するのにも時間がかかるので、棚卸が合わなかった場合は時間や人などあらゆるコストを確保する必要がでてきます。
差異の処理をしなければいけない
棚卸が合わない場合は、差異がどのように生じたのか処理する必要があります。
合わない分の計算を行う必要がありますし、値段の合計は合っているのに数量が合わないなどの齟齬を処理しなければなりません。
棚卸が合わないことを放置してはいけませんが、このように面倒な処理が発生し後回しにする人もでてくるでしょう。
そうなると、棚卸作業が先延ばしにされ、いつまで経ってもおわることがありません。
棚卸が合わないだけで多くの時間を無駄にする可能性が高いことを、理解しておく必要があります。
棚卸が合わない原因として考えらえるもの
棚卸が合わない原因にはどのようなものがあるのでしょうか。
棚卸が合わない原因として考えられるものを確認していきましょう。
入力ミスが起きている
棚卸が合わないときは入力ミスが起きている可能性が高いです。
段ずれがおきていたり、入力しわすれていたりなど、さまざまなミスが起きているかもしれません。
また、アナログやエクセルなどで管理していると入力ミスは見つかりにくい可能性が高いです。
もしもアナログで棚卸をしており、入力ミスが発生した場合はひとつずつ確認していくしか解決方法はないでしょう。
カウントミスをしている
棚卸が合わない理由はカウントミスが考えられます。
純粋に在庫の数を数え間違いしている可能性が高いので、再度数え直す必要があります。
単純にカウントミスをしてるだけであれば、再度数え直しをすることで解決するケースも少なくありません。
しかし、カウント方法を確立していない場合、数え直しのときもカウントミスするかもしれないので、カウント方法を決めていない場合はルールを決めておくことが大切です。
在庫管理の整備に不備がある
在庫管理の整備に不備があり、しっかりと棚卸ができない場合もあります。
たとえば在庫の置く場所がバラバラであったり、本来は置かない場所にあったり、何がどこにあるのかわからないような在庫管理の仕方だと、棚卸作業のミスはもちろん、作業自体も円滑に進みません。
棚卸は在庫管理の集大成のような作業なので、在庫管理に不備がある場合はまずは在庫管理自体を整え直すことが重要となります。
仕入れ先にミスがある
仕入れ先自体にミスがあった場合は、情報を最新のものにしましょう。
たとえば、在庫の値段やロット番号などを仕入れ先のホームページなどから管理していた場合は、最新の情報になっていないか確認して管理し直す必要があります。
この場合は仕入れ先のミスなので、こちら側が原因ではありません。
しかし、棚卸前までには最新の情報に変えることができたはずなので、定期的に情報が正しいものかどうか確認することが求められます。
在庫を盗難されている
数え間違いでもなく、入力ミスでもない場合は在庫が盗難されているかもしれません。
盗難されやすい管理方法であったり、管理方法がずさんだと簡単に盗難されてしまいます。
もう一度、在庫管理の方法が正しいか、盗難されやすい管理方法になっていないか確認してみましょう。
また、カウントミスではなく盗難されているかどうか判断すること自体難しいです。
盗難ではなく紛失の場合もあるので、確認できる体制を前もって整えておくことが大切です。
リアルタイムで管理できていない
リアルタイムで管理できておらず、二次データや記入を後回しにしていると、棚卸が合わないこともあります。
日頃の在庫管理からリアルタイムで管理を行わないと、ミスは生じやすいので在庫管理の方法から変えていく必要があるでしょう。
例えば、デジタルツールを導入して、スマートフォンやタブレットで管理できればリアルタイムに棚卸を行うことが可能です。
まずは導入できるツールがないか、検討してみることも大切です。
棚卸が合わない原因別の対策ポイント
棚卸が合わない原因がわかったら、どのように対策をするべきでしょうか。
棚卸が合わない原因別の対策ポイントを確認していきましょう。
入力ミスが原因の場合
入力ミスが原因の場合、デジタルツールを導入することで入力ミスを防ぐことが可能です。
たとえば、デジタルツールであればアナログのように段ずれを起こすこともありませんし、間違いがあった場合エラーが表示されるので視覚的にミスに気づきやすくなります。
ほかにも、ダブルチェックをすることでミスも発覚しやすくなるでしょう。
一人だけの作業だと主観的になってしまいミスを見つけにくいですが、ダブルチェックすることで他者の視線が入るのでミスが見つかりやすくなります。
入力ミスは入力してるときや棚卸をしている時には気づきにくいので、このような方法をとって入力ミスに気づきやすくすることで対策できるでしょう。
在庫管理の不備が原因の場合
在庫管理の不備が原因の場合は、日頃の在庫管理を徹底させる必要があります。
たとえば、デジタルツールを導入してミスなく在庫管理を行ったり、ラベル化して見えやすい状態にしたりなど、さまざまな方法で対策をとることができるでしょう。
とくに、棚卸が合わないのは、日頃の在庫管理に不備がある可能性が高いです。
そのため、まずは在庫管理の環境を整えることを優先させれば、棚卸が合わないなどのミスを防ぐことができます。
盗難や紛失が原因の場合
盗難や紛失が原因で棚卸が合わない場合、盗難や紛失しやすい状態を改善しなければいけません。
たとえば、監視カメラをつけたり、カギを掛けたりなどさまざまな方法があるでしょう。
また、在庫管理のルールを決めることも手です。
備品や在庫を使った人は名前を記入したり、在庫管理室に入る場合も名前や時間を記入するなどして、従業員を管理することも盗難や紛失を防ぐコツといえます。
物理的な対策だけではなく、ルールから盗難や紛失を防ぐことも進めていきましょう。
棚卸が合わない原因の改善や対策にzaico
棚卸が合わない原因は、日頃の在庫管理の体制や環境に問題がある場合も多く、在庫管理の仕方から見直していかなければいけません。
なぜなら、在庫管理の結果を棚卸で答え合わせするようなものですので、棚卸だけでなく在庫管理の部分から改善していく必要があるからです。
棚卸が合わない原因を改善したいとお考えであれば、「クラウド在庫管理システムzaico」の導入をご検討ください。
zaicoは、クラウドで管理できる在庫管理システムで、適切な在庫管理を実現することに役立ちます。
また、棚卸に関する機能もあり、棚卸で発生するミスを防いだり早い段階でミスに気づけるようになるでしょう。
実際にzaicoを導入して在庫管理を改善し棚卸を行うようにしたことで、大幅な棚卸の改善につながった事例もあります。
棚卸が合わない原因を解決したい、棚卸を適切にするために在庫管理の改善や見直しをしたいと考えであれば、お気軽にzaicoにお問い合わせください。
