棚卸しは、在庫管理の業務がある企業や組織では、おこなう必要性のある作業です。
棚卸しがスムーズにおこなえずミスが生じると不利益になる可能性も高いので、重要な作業といえるでしょう。
棚卸しの目的や必要性について改めて確認していきましょう。
棚卸しの目的や必要性とは？
棚卸しとは、実際に残っている物品の数が、管理しているデータ上の数と一致しているか確認する作業のことです。
売ったり納品したり流れの激しい物品を扱っている場合、利益の計算が複雑になります。
そのため、棚卸しは在庫の数や所在の確認はもちろん、利益の計算をするためにも必要な作業です。
例えば、データ上では残り10個なのに実際に残っている数は11個だった場合、どこかで数え間違いなどのミスが発生していることになります。
しかし、棚卸しをしていなければその間違いに気づくことができず、間違いを正せずに次の年度へ移行するので、気づかぬ間に不利益が増加する可能性もあります。
棚卸しはこのようなミスをなくし、確実な利益を計算することを目的におこなわれる作業です。
棚卸しの目的：在庫管理を正しく行うため
棚卸しの目的は、主に在庫管理を正しくおこなうことを目的とされます。
売ることが目的だけではなく、会社で必要な物品を管理している場合でも、棚卸しは必要です。
たとえば、実際には10個残っている消耗品が、データ上では残数12個と書かれていた場合、2個分のミスが発生しています。
会社で使う消耗品だとしても経費での購入になっているので、ミスが生じるのは避けなければなりませんし、発注に際しても影響が生じてしまいます。
また、実際に残っている数を確認したかったり、次年度に繰り越せるものがあるのかどうか確認する際は、データ上で確認したいと思うこともあるでしょう。
在庫管理のデータが正しいことであることが前提であるので、在庫管理が正しくない場合、そのような確認もできません。
そのため、棚卸しは普段から行っている在庫管理が正しいかを確認するためにも必要な作業といえます。
棚卸しの目的：利益の計算を的確にするため
棚卸しは、年度末の決算時期におこなわれることが多いです。
決算では1年間の利益を計算しますが、それには事業としての売り上げだけではなく、在庫はもちろん、消耗品の購入費なども含まれます。
データ上の残数と実際の残数の計算が合わないと、正しい利益の計算ができません。
利益の計算は的確に行う必要があるので、棚卸しは正確に作業することが大切です。
また、内部不正や盗難などの発見にもつながる場合があるので、企業の利益や健全な状態を保つためにも棚卸しは必要な作業といえるでしょう。
棚卸しの目的：次年度の見直しをするため
棚卸しは、利益の計算を行い次年度の事業をどうするか考える見直しのためにもおこなわれます。
たとえば、残数が多すぎる場合は、次年度の戦略を考え直す必要がありますし、少ない場合は次年度はもっと売り上げを上げられる可能性があることが把握できます。
棚卸しは年度末の決算時期におこなうことが多いので、棚卸しの結果を踏まえて次年度の戦略を考えなおすことも可能です。
そのため、棚卸しは正確におこなう必要があり、適切な棚卸しができているかどうかは経営判断にも影響する部分があるといえるでしょう。
棚卸しの目的：現在の経営状況を把握するため
棚卸しをすることで、現在の経営状況の見える化ができます。
棚卸しを通じて、物品の残数や売れた数などを把握することで、どれだけの売り上げがあったのかを確認することが可能です。
1年間の売り上げを確認することで、今は黒字なのか赤字なのか、経営状況の全体像の把握ができます。
事業をより良いものにしたい場合は、何がどれだけ売れたのかデータを分析することが大切です。
そのためにも、棚卸しはとても重要な作業といえるでしょう。
棚卸しに目的を達成するための棚卸しのポイント
棚卸しをミスなく正確に作業するためには、どうすれば良いのでしょうか。
棚卸しの目的を確実に達成するためのポイントについて確認していきましょう。
マニュアルを作成する
マニュアルを作成することで、棚卸しのミスをなくすことができます。
棚卸しで物品の流れを確認する量が多い場合もあり、ひとつの確認ミスがトラブルにつながってしまう場合もあります。
計算ミスをしてしまうと再度最初からやり直しになったり、探す作業が生じたりなど時間を要する事態になる場合もあるでしょう。
そうならないためにも、マニュアルを作成することで棚卸しのやり方を確認し、的確に行うことが求められます。
バーコードなどで管理する
物品をバーコードなどで管理することで、棚卸しがやりやすくなります。
棚卸しをする際に避けるべきことが、人の手でアナログに管理するなどの物品の記録ミスです。
記録することを忘れたり、記録する際に物品の種類を間違えたりなど、記録に関するミスがあると棚卸しは順調に進まず、年度内に終わらせることも困難になるでしょう。
そのようなミスを防ぎ、棚卸しを進めやすくするために、バーコードで管理しやすくするのも手です。
バーコードで管理することで、人の手で物品の名前や個数を管理する必要がなくなります。
また、納品した時点でバーコードを使用することを徹底すれば、記録忘れのミスも防げるでしょう。
在庫管理システムを利用する
普段から在庫管理システムを利用し、データを見える化しましょう。
在庫管理システムを利用することで、棚卸しをする際にも記録の確認がしやすく、効率よく作業を進めることができます。
棚卸しの目的は、在庫管理が正確か確認するだけではなく、売り上げや利益の計算を行うことも含まれます。
在庫管理システムで普段から管理していれば、アナログ管理で頻発しやすい記録ミスを防ぐこともできますし、計算も簡単になるでしょう。
棚卸しの作業時間を減らすためにも、アナログ管理をやめて、在庫管理システムを使うことは効果的な方法です。
目的なく棚卸しをしてしまうリスク
棚卸しは目的があっておこなう作業ですが、目的なく棚卸し作業することでどのようなリスクが生じるのでしょうか。
なんとなく目的なく棚卸しをすることで引き起こされるリスクについて確認していきましょう。
本来の業務の邪魔になる
棚卸しは、本来の業務に並行しながらおこなう作業です。
そのため、効率よく短時間で済ませる必要があります。
しかし、「目的は分からないけどとりあえずしてみる」など、なんとなく棚卸しをしているとだらだらと作業時間だけがかかり、本来の業務を邪魔することになるでしょう。
棚卸しは時間がかかる作業ではありますが、目的を理解してミスを防ぎ、効率よく進めることが重要です。
ミスが起きやすくなる
棚卸しは1年の見直しをする際にも重要な作業となるので、ミスなくおこなう必要があります。
棚卸しの目的を理解せずなんとなくで進めてしまうと、重要さを知らずに進めてしまうのでミスが起こりやすくなるでしょう。
どれだけ責任が必要な作業なのか理解していれば、ミスも最小限に抑えることができます。
棚卸しは利益の計算をし、次年度の売り上げの見直しを行う際に重要なデータとなるものです。
売り上げに直接つながるものと理解しながら、作業を進めましょう。
記録漏れが発生する
棚卸しは現場に残っている残数と記録上の残数を確認する作業です。
そのため、少しでも気をそらすと記録漏れが発生するでしょう。
記録漏れは数の確認はもちろん、利益の計算ができなくなるので、防がなければならない事項の1つです。
棚卸しは地道な作業ではありますが、なんとなくで作業を進めていると、凡ミスが増えることもあります。
どれだけ重要な作業なのか、棚卸しの目的を理解した上で作業を進めるようにしましょう。
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棚卸しの目的を達成させるためには、ミスなく作業を進められる環境を整える必要があります。
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