なんのためにダブルチェックをしているのか、ダブルチェックの目的が明確でなければ、必要性に疑問を抱いてしまうこともあるかもしれません。
ダブルチェックはミスをなくすために行われることが多いですが、ダブルチェックをしていてもミスを見落とすこともあります。
ダブルチェックの目的を明確にし意識して行わなければ、ダブルチェックをしてもあまり意味がありません。
ダブルチェックをする目的について確認し、ダブルチェックの目的を達成させるためのポイントについて確認していきましょう。
ダブルチェックをする目的とは？
ダブルチェックとは、重大なトラブルに発展するだろうミスを防ぐために、複数人で確認したり、複数回チェックを行うことです。
正確性が求められる作業でダブルチェックは行われることが多く、品質の向上やトラブルを防ぐための手段として用いられています。
ダブルチェックの目的にはどのようなものがあるのでしょうか。
ダブルチェックをする目的について、改めて確認していきましょう。
ミスを見つけるため
担当者が気づかなかったミスを、ダブルチェックをすることで発見することができます。
ひとりだけで作業と確認をしている場合、見落としてしまう部分もあるかもしれません。
たとえば、慣れている部分や、間違えるはずがないと思っている部分などのチェックは疎かになりやすかったり、確認をしたとしても気がつかないということもあります。
二人体制で別の人にダブルチェックをしてもらうことで、自分では気づけなかったミスを発見できる可能性が高まるでしょう。
また、再度時間を明けてから一人でチェックするダブルチェックの方法もありますが、時間を空けることで冷静にチェックすることができる効果も期待できます。
このように、ダブルチェックは、主観的にチェックしていると発見できなかったミスを発見する目的で行われることが多いといえるでしょう。
トラブルを未然に防ぐため
ダブルチェックをすることで、トラブルを未然に防ぐことができます。
正確性が求められる作業だと、ミスが発覚すると重大な問題に発展することもあるでしょう。
そのようなトラブルに繋げないために、ダブルチェックでトラブルを防ぎます。
ダブルチェックはただミスを発見するだけではなく、ミスにより発展するトラブルを防ぐことに繋がります。
ミスが起きた際に素早く気がつくことができればトラブルの対応も早くできますので、ダブルチェックの目的として大きいといえるのではないでしょうか。
作業の正確性を上げるため
正確性を求められる作業の場合、ミスをなるべく防ぎ、ミスが起きた場合には素早く発見する必要があるでしょう。
このようなミスをしてはいけない作業での正確性や信頼性を高める目的として、ダブルチェックが行われることも少なくありません。
ミスが起きていないとしても、2重のチェックをクリアした結果であれば正確性が高まっているといえます。
正確性を求められる作業の安全性を高めることもダブルチェックの目的といえるでしょう。
ダブルチェックの目的を設定するポイント
ダブルチェックの目的を設定する場合、どのようなことを意識すればよいのでしょうか。
ダブルチェックの目的を設定するポイントについて確認していきましょう。
入力ミスを防ぎたい場合
入力ミスを防ぎたい目的でダブルチェックをする場合は、以下のポイントに着目しましょう。
- 数値や文字を確認
- フォーマットの形式が合っているか
- 前後のデータと整合性がとれているか
入力ミスを防ぐためにダブルチェックする場合は、最初のチェック者も次のチェック者も同じ場所を意識的に確認することが大切です。
入力ミスがないか、という抽象的な気持ちで確認していては、入力ミスを防ぐのは難しいでしょう。
そのため、入力ミスを防ぐことを目的にするのであれば、どこを見るのか、どこを見てどう判断するのか、具体的に確認する場所を決めることが大切です。
トラブルを未然に防ぎたい場合
ダブルチェックすることでトラブルが起きる前に防ぎたい場合は、以下のポイントに注目しましょう。
- 情報が正確か
- セキュリティ性はあるか
- 手順は正しいか
誤字だけのミスであれば、大きな問題には発展しない可能性もあります。
しかし、整合性が取れなかったりそもそも情報が正しくない場合は、大きなトラブルに発展することもあるでしょう。
また、セキュリティ性が低いものだと、改ざんされる恐れもあるので必ず確認しておきたい部分です。
例えば、エクセルで作成した資料のある部分が、誰でも編集できる仕様になっていないか確認することも、ダブルチェックの目的となります。
誤字だけを見つけても、根本的な内容が間違っていると大きなトラブルに発展します。
ダブルチェックでトラブルを未然に防ぎたい場合は、上記のポイントを確認し、ダブルチェックを行いましょう。
若手の正確性を上げたい場合
若手の正確性を向上させて、ミスなく作業ができるように育成したい場合は、以下のポイントを意識してダブルチェックを行いましょう。
- 二人体制で行う
- ベテランを入れる
- フィードバックする
若手のミスをカバーしつつ、成長を促したい目的でダブルチェックをすることもあるでしょう。
そのような場合は、若手にだけチェックをさせるのではなく、ベテランが入りダブルチェックすることも大切です。
また、チェックした後はチェック内容をフィードバックすることで、若手を育成させましょう。
ダブルチェックした結果、どのような間違いがあったのかを教えることで、若手の成長に繋がります。
ダブルチェックを目的なくするリスクとは？
目的を決めずにダブルチェックをしていても、あまり意味がないだけでなくリスクも生じてしまう場合があります。
ダブルチェックを目的なくするリスクを確認していきましょう。
ミスに気付かない
ダブルチェックを目的なく行うと、気づくべきミスに気づけないこともあります。
ダブルチェックはミスを防ぐことが目的で行う場合、ミスをスルーするのは本末転倒です。
ダブルチェックによって、どの部分のミスを防ぐ必要があるのか、どの部分を重点的に確認する必要があるのかと目的を共有しなければ効果的なダブルチェックにはならないでしょう。
効率が悪いだけになる
ダブルチェックの目的を定めずに、なんとなくダブルチェックをしているとダブルチェックの意味がありません。
ダブルチェックをした上でミスが起きているようでは正確性が下がる以前に効率が悪化しているともいえます。
ダブルチェックは、時間がかかるだけでなく人を投入して行うことなので、明確な目的を持ってやらなければ段取りや手間が増えるだけになります。
リソースを割くだけ割いて正確性が上がらず再度確認する、という無駄な時間を過ごさないためにも、ダブルチェックをする目的を意識して実行しなければいけません。
トラブルが発生してからしか対処ができなくなる
ダブルチェックを惰性で行うと、未然に防げたはずのトラブルが起きてしまい、対処しようにもトラブル発生後からしか対処できません。
本来、ダブルチェックとはミスを発見し、トラブルが起きるのを未然に防ぐことも目的です。
ミスを発見できずにトラブルに発展するのは、ダブルチェックの意味をなしていません。
適切にダブルチェックをしていれば防げたはずのトラブルへの対処は無駄な時間となるので、ダブルチェックをする目的を意識する必要があるといえるでしょう。
ダブルチェックの目的を達成するためのポイント
ダブルチェックの目的を達成するためには、どのようなポイントを意識すべきでしょうか。
ダブルチェックの目的を達成するポイントについて確認していきましょう。
惰性でやらない
ダブルチェックの目的を達成するためには、惰性でやらず、目的を明確にすることが大切です。
誤字を見つけたいのか、正確性を上げたいのか、トラブルを防ぎたいのか、ダブルチェックをする際は「なぜダブルチェックをしているのか」目的を決めましょう。
惰性でやってしまうと、「二度もチェックする時間がもったいない」「どうせ次のチェック者がみるから適当で良い」など、ダブルチェックを甘く見てしまいます。
時間や人手を増やしてダブルチェックを行うのは、ダブルチェックで達成したい目的があるからです。
惰性でやるのではなく、作業者もチェック者も責任感を持って行うようにしましょう。
経験のある従業員をいれる
若手や経験が浅い従業員だけでダブルチェックをするのではなく、経験のある従業員もチェック者にいれましょう。
経験のある従業員がチェックすることで、トラブルを未然に防げたり、見逃されていたミスを発見できる期待が高まります。
経験や知識を持つ従業員の場合は、視点が違ったり、これまで起きていたミスを把握していたりするので、経験の少ない若手従業員では見逃してしまうようなミスにも気づける可能性が高まるでしょう。
ダブルチェックは、トラブルを未然に防いだり、ミスを発見するために行うだけではなく、若手を育成するために行われることもあります。
ミスを防ぐためという部分以外に、若手を育成するためにもベテランの従業員を入れましょう。
過信しない
ダブルチェックは、二人体制で行うことが多いので、「どうせ次のチェック者が気づくだろう」と最初のチェック者が適当にチェックすることがあります。
一方、次のチェック者は「最初のチェック者がチェックしてくれているから大丈夫だろう」と甘い確認で終わることもあるでしょう。
このように、「どちらかが確認しているのだから大丈夫」とダブルチェックを過信してしまうと、ダブルチェックの意味がありません。
最初のチェック者は、「次のチェック者の手間を省けるように今のうちに全てのミスを発見しよう」という意思を持ってチェックを行ってください。
また、次のチェック者は最初のチェック者を過信するのではなく、最後の砦であるという意識を持って最初のチェック者と同じかそれ以上の責任感でチェックをしましょう。
チェックの方法を統一する
ダブルチェックの目的を達成するために、前者と後者のチェック方法を統一することが大切です。
チェック方法にばらつきがあると、ミスを見つけるのが難しい場合もあります。
後者のチェック者は、前者のチェック者が正しいかどうかを確認しなければならないので、同じ方法で確認した方が良いでしょう。
上から確認するのか、項目ごとに確認するのかなど、具体的にルールを決めるなどよりミスを見つけやすい方法を採用しましょう。
在庫管理のダブルチェックの軽減にzaico
ダブルチェックは、ミスを発見するために行われますが、時間もかかりますし人手も必要となります。
ミスは事前に発見しておきたいですが、できる限り負担を軽減したダブルチェックを行いたいと考えるのはおかしなことではありません。
特に在庫管理のような複雑な作業の場合、ダブルチェックするのも時間がかかるでしょう。
在庫管理のダブルチェックが目的であったり、負担の軽減を考えている場合、「クラウド在庫管理システムzaico」を導入してみてはいかがでしょうか。
zaicoはシンプルな操作性で在庫管理ができるクラウドツールなので、手間のかかるダブルチェックをシンプルに行うことができます。
画面を見ただけでミスに気づけるようになるので、ダブルチェックの時間や手間を大幅に削減できるでしょう。
ダブルチェックはしたいけれど、人手や時間は節約したいと考えている場合は、zaicoにお気軽にご相談ください。
