商品管理は販売事業の運営において重要な役割を果たす業務です。
毎日のように行う業務だからこそ、簡単な操作性で多くの従業員が使用した経験があるエクセルを商品管理に利用するケースは少なくありません。
しかし、エクセルは商品管理のためのツールではないことから、正確な商品管理を行うには不足がある場合があります。
エクセルを活用した商品管理のメリットや基本的な方法、エクセルでの商品管理を効率化するポイントや在庫管理システムの利用について確認していきましょう。
エクセルで商品管理は可能？
商品管理とは、商品の仕入れから販売にいたるまでの商品の流れを管理するために行われるものです。
製造業や小売業において商品管理は、売上や利益の最大化を図ったり生産性を向上させたりするための役割があります。
そして、業務量の削減や業務効率化も商品管理の大切な目的であり、商品管理のためには、さまざまなツールを利用することがあります。
エクセルは多くの企業で利用されているツールで、商品管理の方法として活用されるケースは少なくないため、エクセルで商品管理をすることが可能か不可能かという点で言えば可能です。
ただし、エクセルは商品管理のためのツールではありませんし、商品管理に必要な機能が全て備わっているわけではありません。
管理する商品の種類が多かったり商品の保管場所が複数にあったりする場合は、エクセルでは不十分になる場合があります。
エクセルでの商品管理を検討する場合は、商品の数や種類、企業の規模などとの相性を考えたうえで、在庫管理システムや商品管理システムなどの利用も視野に入れる必要があります。
エクセルで商品管理するメリット
エクセルで商品管理をするメリットにはどのようなものがあるでしょうか。
注意が必要なポイントも確認しながら、エクセルで商品管理をするメリットを見ていきましょう。
コストが削減できる
エクセルは多くのビジネス環境で既に導入されていることが多いため、商品管理に使用する場合に追加のソフトウェア購入費用を節約できる場合があります。
専用の管理システムを導入するよりも、エクセルを活用することでコストを抑えることができます。
ただし、エクセルは表計算ソフトであるため、商品管理に必要な機能が十分に備わっているとは限りません。
不足があっても機能を拡張することができなかったり、不具合が起きても外部のサポートを受けられなかったりすることがあり、エクセルの使用ですべて補えるわけではないことには注意が必要です。
比較的簡単に使える
エクセルは直感的で使いやすいインターフェースを持っています。
商品管理以外でも、これまでにエクセルを利用した経験があれば、特別なトレーニングを受けなくてもすぐに使うことができるでしょう。
しかし、エクセルを商品管理に使用するには、計算式の入力や表作成が必要な場合があり、少々複雑な操作が必要なこともあります。
複雑な管理や計算式を使用できる従業員が限られる場合があったり、複雑な方法を利用しなければ管理できない場合はエクセルが適しているとは言えないかもしれません。
カスタマイズができる
エクセルは高い柔軟性を持ち、業務のニーズに合わせて自由にカスタマイズすることができます。
関数やマクロを使用して、独自の管理システムを構築することが可能です。
ただし、カスタマイズするために必要な機能を使いこなすには、高度なスキルが必要になる場合があります。
スキルや知識がある従業員が社内にいなければ、エクセルを自由にカスタマイズして商品管理にいかすことは難しいでしょう。
また、カスタマイズを多くしなければ管理できない場合は、エクセルを使用した商品管理以外の方が適しているといえるかもしれません。
データの見える化ができる
エクセルのグラフ機能や条件付き書式を使用することで、在庫データが視覚的に把握しやすくなります。
たとえば、商品の増減をグラフにしたり在庫数が一定数を下回った場合に警告を表示したりするなどです。
これにより、データの分析や意思決定が迅速かつ効果的に行えます。
しかし、エクセルは、商品の数が多すぎると処理スピードが遅くなったり、商品を手入力することでデータの正確性が失われたりすることがあります。
エクセルで商品管理をする場合は、エクセルの限界やデメリットがあることも理解しておきましょう。
エクセルで商品管理をする方法
エクセルで商品管理をするためには、エクセルシートの準備やデータの連携が必要になります。
基本的なエクセルで商品管理をする方法を確認していきましょう。
商品リストの作成
まず、商品管理で登録する商品のリストを作成します。
新しいシートを用意し、管理したい情報を整理するための列を設定します。
一般的な列としては、商品名、商品コード、カテゴリー、価格、仕入れ先、在庫数などがあります。
具体的には、以下のように列を設定します。
- A列：商品名
- B列：商品コード
- C列：カテゴリー
- D列：価格
- E列：仕入れ先
- F列：在庫数
その後、商品ごとの必要なデータを入力していきます。
在庫管理シートの作成
在庫管理を行うために在庫管理シートを作成します。
こちらも新しいシートを追加し、名前を「在庫管理」と設定します。
このシートでは、商品コード、商品名、入庫日、出庫日、入庫数量、出庫数量、残り在庫などの列を設定します。
具体的には、以下のように列を設定します。
- A列：商品コード
- B列：商品名
- C列：入庫日
- D列：出庫日
- E列：入庫数量
- F列：出庫数量
- G列：残り在庫
在庫の入出庫情報をここに記録していくことで、リアルタイムの在庫状況を把握することができます。
販売管理シートの作成
販売情報を管理するために販売管理シートを作成します。
このシートにも新しくタブを追加し、「販売管理」という名前を付けます。
販売管理シートでは、販売日、商品コード、商品名、販売数量、顧客名、売上金額などの列を設定します。
具体的には、以下のように列を設定します。
- A列：販売日
- B列：商品コード
- C列：商品名
- D列：販売数量
- E列：顧客名
- F列：売上金額
販売に関するデータをこのシートに入力することで、売上のトラッキングや分析が可能になります。
データをリンクさせる
データのリンクとは、商品リストと在庫管理シートの間でデータを連携させることです。
具体的には、VLOOKUP関数を使用して、商品コードを基に商品名などの詳細情報を自動的に取得する方法があります。
例えば、商品リストのA列に商品コード、B列に商品名がある場合、在庫管理シートのA列に商品コードがあれば、B列に以下のような計算式を入れ、商品名をVLOOKUP関数で引き出します。
「=VLOOKUP(A2、 商品リスト!$A$2：$B$100, 2, FALSE)」
こうすることで在庫管理シートや販売管理シートで商品コードを入力するだけで、他の詳細情報を自動的に取得できるので、データの一貫性が保たれ、入力ミスを減らすことができます。
エクセルで商品管理を効率化するポイント
エクセルは商品管理専用のツールではないことから、さまざまな機能を活用するなどしたカスタマイズが必須です。
エクセルでの商品管理を効率化するための方法を確認していきましょう。
関数と数式を活用する
エクセルの関数や数式を活用することで、データの自動計算や分析が可能になります。
特に使用頻度が高いのは、SUMIFやVLOOKUP、IF関数などでしょう。
これらを使用することで、複雑な計算を簡単に行うことができます。
データを見える化させる
条件付き書式やグラフを使用してデータを視覚的に表現することで、在庫状況やトレンドを一目で把握できます。
これにより、迅速な意思決定が可能となり、業務効率が向上します。
テンプレートを活用する
エクセルは、インターネット上に商品管理に役立つさまざまなテンプレートが用意されています。
これらを活用することで、短時間で効率的に管理システムを構築することができます。
自社のニーズに合わせてテンプレートをカスタマイズすることも可能です。
デジタルツールの活用を検討する
エクセルでの基本的な商品管理方法について説明しましたが、さらに効率的に商品管理を行うためにはデジタルツールの活用が有効です。
以下のポイントを参考に、デジタルツールを導入して管理業務をスムーズに行えるようにしましょう。
- クラウドベースの在庫管理システム
- モバイルアプリの活用の導入
- バーコードやQRコードの利用
- 自動化ツールの利用
- データ分析ツールの利用
これらのデジタルツールでは、データをリアルタイムで更新できたり複数のユーザーが同時にアクセスできたりするため、商品の在庫数の共有がしやすくなります。
たとえば、バーコードやQRコードや自動化ツールでは、在庫数を手入力する必要がなくなったり繰り返しの作業が必要なくなったりするなど、在庫情報の効率性や正確性が保てます。
さらに、複数のデジタルツールを連動させたり多機能なツールを導入したりすれば、売上トレンドや回転率を詳細に知ることができるようになり、さらに精度の高い商品管理を容易に行うことができるようになります。
これらを全て、エクセルで実現するのはかなり難しいものになるでしょう。
また、デジタルツールを利用すれば、商品管理の質が向上するだけでなく、業務効率も向上するため、商品管理にかかっていた時間や人員数の削減の効果も期待できます。
すでに使用しているエクセルのデータを取り込むことが可能なツールもありますので、より効率的かつ正確に商品管理を行うためには、デジタルツールの導入も視野に入れておきましょう。
エクセルで商品管理をするより「zaico」
エクセルは、柔軟性が高く、導入しやすいツールであることは確かです。
しかし、エクセルを商品管理に使用するためには、カスタマイズが必要になったり、他のツールと連携させる必要があったりします。
また、リアルタイムでの情報共有が難しいことや、手入力が必要になることでミスが発生しやすい面もエクセルでの商品管理にはあります。
より正確な商品管理をしたいという場合は、デジタルツールを導入しましょう。
「クラウド在庫管理システムzaico」には、商品を探す時間の削減や商品の紛失問題の解消など、商品管理の業務効率化における多くの実績があります。
エクセルでの商品管理からの脱却、商品管理の効率化、業務改善をお考えの場合は、お気軽にzaicoにご相談ください。
