企業にとって、在庫は重要な資産であり、在庫を正確に保つうえで、実地棚卸は欠かせません。
実地棚卸には多くの人手や時間がかかるため、さまざまな工夫をして効率的に進めることが欠かせません。
実地棚卸の重要性や種類、実地棚卸の実施手順、効率的な実地棚卸のポイントを確認していきましょう。
実地棚卸とは
実地棚卸とは、倉庫や店舗にある商品などの在庫を実際に数えて点検し、数量や状態を確認する作業のことです。
それぞれ目視で確認し、帳簿やシステム上の記録と照らし合わせて正確な在庫数を確定させます。
日頃の在庫管理業務では、どうしてもミスや漏れなどの発生は避けられません。
定期的な実地棚卸は、実際の商品とデータのズレを把握・是正し、健全な在庫管理を行うために不可欠な業務です。
しかし、実地棚卸の際にミスが生じてしまう場合もある点も意識しておかなければいけません。
実地棚卸はなぜ必要か
日頃の入出庫の記録だけでなく、実地棚卸が必要なのはなぜでしょうか。
実地棚卸が必要とされる理由を確認していきましょう。
期末在庫を確定し利益を確定する
実地棚卸は会計年度末に行われることが多く、その目的のは期末の在庫数量を確定することです。
企業の利益は、簡単に言うと売上高から売上原価を差し引いて計算されますが、正確な期末在庫が確定しないと、正しい売上原価が算出できません。
実地棚卸を行うことで、期末在庫を正確に把握し、財務諸表の信頼性を高めることにつながります。
在庫状況を確認し問題があれば改善する
実地棚卸は、単に在庫数を数えるだけでなく、在庫状況を多角的に把握し、問題点を発見するための重要な機会です。
例えば、商品に破損や汚れがあれば品質管理に問題があるのかもしれません。
このように、実地棚卸は現在の在庫状況や在庫管理プロセスの問題を発見し改善するためのきっかけになります。
不正行為やミスがないかチェックする
実地棚卸では、在庫データと実際の在庫数を照らし合わせることで、不正行為やミスのチェックも可能です。
万が一、在庫の着服や過剰発注、記録のミスなどがあれば、この時点で発見でき、原因を追及して再発防止を図れます。
内部統制の観点からも、実地棚卸は重要な役割を担っているのです。
実地棚卸の種類と方法
実地棚卸は、実施タイミングや実施方法によっていくつかに分類できます。
代表的な実地棚卸の種類と方法を確認していきましょう。
実地棚卸の種類：一斉棚卸と循環棚卸
実地棚卸の種類には、大きく「一斉棚卸」と「循環棚卸」があります。
一斉棚卸は、決算期末などの一定期間にすべての在庫を一斉に数える方法です。
事前の準備が必要で一時的に業務が止まりますが、短期間で全在庫を網羅できるメリットがあります。
一方、循環棚卸は、定期的に一部の在庫を少しずつ確認する方法です。
業務に支障がない範囲で徐々に進めていくため、店舗や倉庫の稼働を停止する必要がない点がメリットですが、棚卸の期間が長くなるデメリットがあります。
一般に品目数が多く、一時的な業務停止が難しい場合は循環棚卸が向いているでしょう。
期末在庫確定が主目的なら一斉棚卸が適しています。
実地棚卸しの方法：タグ方式とリスト方式
実地棚卸の具体的な方法には、「タグ方式」と「リスト方式」があります。
タグ方式は、在庫品ごとにタグを付け、カウント後にタグを回収して集計する方法です。
タグを作成する手間がかかりますが、ダブルカウントや見落としを防ぎ、効率的に作業できます。
リスト方式は、あらかじめ作成した在庫リストを使用し、実際の棚卸数を書き込んでいく方法です。
シンプルな方法ですが、リストに不備があるとカウント漏れの可能性があります。
タグ方式は準備と実施に時間がかかるため、リソースや時間が限られている場合は、リスト方式が適しているでしょう。
企業の特性や業務環境に応じて、最適な実地棚卸の種類と方法を選定することで、在庫管理の精度と効率を高めることが可能です。
実地棚卸の手順
実際に実地棚卸を実施する際はどうすればいいのでしょうか。
実地棚卸の手順を確認していきましょう。
棚卸計画の作成
実地棚卸を円滑に進めるには、事前に十分な計画を立てることが重要です。
棚卸計画では、棚卸の日程、対象範囲、使用する棚卸方式（タグ方式やリスト方式）を明確にします。
在庫品目の特性や数量、場所のレイアウトも考慮し、効率的な作業方法を検討しましょう。
明確な計画を立てることで、混乱を防ぎ、効率的に作業を進めることが可能です。
棚卸チームの編成と役割分担
計画に基づいて、棚卸チームを編成し、各メンバーの役割を分担します。
棚卸チームは、在庫のカウント担当、データ入力担当、監督役などの役割で構成するのが一般的です。
作業者数や経験に応じて編成を工夫し、相互のクロスチェックが効くように配慮します。
各メンバーの役割と責任を明確にすることで、スムーズに作業を進行できるでしょう。
棚卸資材の準備と在庫情報の整理
実際の棚卸に先立ち、必要な資材の準備と在庫情報の整理などが必要です。
必要な資材には、タグ、ペン、デジタル入力機器などがあります。
また、最新の在庫リストや帳簿データを整理し、カウントしやすい状態にしておくことも欠かせません。
準備が不十分だと、棚卸の作業効率が低下するため、事前に十分な準備を行いましょう。
現物と帳簿在庫のカウント
準備が整ったら、実地棚卸のメイン作業である現物と帳簿在庫のカウントです。
各在庫品を一つひとつカウントし、採用する方式（タグ方式やリスト方式）にしたがって、現物数量をシステムやリスト用紙に正確に記録していきます。
カウント中の在庫移動は避け、正確性を保つことが重要です。
作業中は相互にダブルチェックを行い、ミスのない記録を心がけましょう。
差異理由の特定と調査
現物と帳簿に差異が見つかった場合には、理由を特定し、調査します。
例えば、入力ミスや盗難・横領、破損、在庫管理プロセスの不備などが考えられるでしょう。
必要に応じて関係者への聞き取りなどを行います。
調査結果をもとに、適切な対策を講じることで、将来的な問題の再発を防ぐことが可能です。
結果のフィードバックと改善策の検討
棚卸結果を関係者にフィードバックし、発見された問題点や改善点を共有します。
また、在庫管理プロセスの改善策を検討し、具体的なアクションプランを策定することが重要です。
このサイクルを繰り返すことで、在庫管理の精度と効率が向上します。
以上の手順を計画的に丁寧に進めることで、正確かつ効率的な実地棚卸が期待できるでしょう。
実地棚卸を効率的に進めるポイント
実地棚卸は多くの人手や時間がかかる作業であるため、効率的に進めることが重要です。
実地棚卸を効率的に進めるためのポイントを確認していきましょう。
2人1組で分担とダブルチェック
実地棚卸の作業は、2人1組でペアを組んで行うことで効率的に進めることが可能です。
1人が在庫をカウントし、もう1人が記録する役割分担によりミスを防ぎます。
単独作業の場合、カウント自体のミスに加え、記録の誤りも見落とされがちです。
人手が2倍必要になるものの、作業の質を高めることで、後々の手直しコストを抑えられるメリットは大きいでしょう。
在庫の移動をストップしてカウントする
実地棚卸中は在庫の移動を一時的にストップすることが重要です。
在庫の動きがあれば、時間経過とともにカウント対象の範囲が変わってしまい、正確な実地棚卸が困難でしょう。
完全にストップできない場合には、移動分の正確な記録を残し、カウント時点で調整するなどの対応が考えられます。
棚卸前に移動を計画し、関係者全員に在庫移動停止のタイミングを共有することがポイントです。
ITツールの積極活用
実地棚卸の効率化に大きく貢献するのがITツールの活用です。
従来の紙ベースの作業から脱却し、ITツールを導入すれば、より正確で生産性の高い棚卸作業が可能になります。
例えば、ペンと紙の代わりにバーコードスキャナーと在庫管理システムを使用すれば、迅速かつ正確なデータ収集が実現できるでしょう。
ITツール導入の効果を最大限発揮するためには、自社のニーズに合った製品の選定や利用する従業員のトレーニングが重要です。
実地棚卸の効率化には「zaico」
実際の在庫数量と帳簿・システム上の数値を照合する実地棚卸は、企業の利益確定や在庫の正確性確保のために欠かせない作業です。
実地棚卸は、事前準備から人手によるカウント作業、ズレの原因究明など多くの時間と労力がかかります。
ダブルチェックやITツールの活用などにより、棚卸作業の正確性や効率性を高めることが重要です。
ITツールの活用による実地棚卸の効率化をお考えなら、クラウド在庫管理システム「zaico」をご検討ください。
zaicoなら、QRコード・バーコードをスマホでスキャンして数量を設定しボタンをタップすると、数量と棚卸日が更新されます。
これにより、手書きによる誤記防止やPC転記作業の削減が可能です。
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