在庫管理のペーパーレス化は、業務効率の向上やコスト削減、さらにはデータの正確性やセキュリティ強化といった多くのメリットを企業にもたらします。
しかし、在庫管理に限らず、デジタル化への移行に手間がかかることやデジタルツールへの苦手意識から、従来の方法を手放すことができず、ペーパーレス化が進まないということもあるかもしれません。
在庫管理をペーパーレスにする方法やポイント、在庫管理のペーパーレス化がもたらすメリットについて確認していきましょう。
在庫管理もペーパーレスのほうがいい？
在庫管理において、ペーパーレス化は業務効率を向上させ、ミスを軽減するために非常に有効な手段です。
ただし、必ずしも在庫管理をペーパーレスにしなければならないということはありません。
たとえば、小規模な在庫管理や期間が限定されている在庫管理、在庫管理に関連する手続きにおいて紙の記録が必要とされる場合においては、紙を使用した在庫管理の方が適している場合もあります。
しかし、紙ベースの在庫管理を続けることには多くの負担やリスクが伴う側面があることは否定できません。
在庫管理のペーパーレス化を検討する場合は、ペーパーレスに適した業態であるか、ペーパーレス化することで現状の課題が解決されるかなど、多角的な視点を持って判断しましょう。
在庫管理をペーパーレス化するメリット
在庫管理をペーパーレスにすることでメリットがあり、現状の課題が解決できる場合は、ペーパーレス化したほうがいいといえるでしょう。
在庫管理をペーパーレス化する主なメリットを確認していきましょう。
業務効率の向上につながる
在庫管理をペーパーレス化するためには、さまざまなデジタルシステムを使用します。
そうすることで、紙で管理していた在庫情報がデジタル化されるため、情報の検索や更新が瞬時に行えるようになります。
手作業で行っていた在庫のチェックやエクセルでの集計が不要になり、システム上でリアルタイムにデータが更新されるため、在庫の動きや現状を即座に把握できるようになります。
また、データの検索が瞬時できることで、顧客からの問い合わせや経営判断に必要な情報を迅速に提供できるようになるでしょう。
このように、在庫管理をペーパーレスにすることで業務全体のスピードが格段に向上し、スタッフが効率的に作業を進められるようになるのは大きなメリットです。
コストが削減できる
ペーパーレスにすることで、紙やインク、印刷機器の消耗品といったコストが削減されます。
また、紙の保管に必要なスペースや、紙媒体を管理するための時間と労力を節約することも可能です。
たとえば、紙で管理していた在庫リストをペーパーレスにして倉庫やオフィスのスペースを有効活用すれば、保管コストが大幅に削減されるなどです。
スタッフの生産性が向上することで残業時間が減り、人件費の削減につながることもあるでしょう。
在庫管理のペーパーレス化は企業全体の運営コストを削減し、利益率の向上にも貢献するメリットが期待できます。
データの正確性と一元管理が実現できる
ペーパーレスにすることで在庫データが一元管理されれば、情報の正確性が大幅に向上します。
手書きや紙ベースのデータ入力で起こりがちな誤入力や入力漏れ、重複入力を防ぐこともできるでしょう。
また、デジタルシステムの多くは、複数のスタッフが同時にアクセスできる仕様になっていることから、情報共有がスムーズに行えるようになります。
在庫状況の把握が正確になることで、適切なタイミングでの発注や在庫補充が可能になるでしょう。
さら、在庫の履歴やトレンドを簡単に分析できるようになるため、経営戦略の策定にも役立ちます。
環境への配慮につながる
在庫管理のペーパーレスは、環境への配慮という観点からも重要です。
紙の消費を削減することで、森林伐採の抑制や、製紙過程で発生する温室効果ガスの削減に貢献します。
企業として持続可能な経営を推進するためには、環境への配慮は欠かせない要素でしょう。
ペーパーレスによる企業の環境負荷を低減することは、エコフレンドリーな取り組みとして、社会的信用を高める効果もあります。
従業員にとっても環境意識が高まることで、社内の一体感やモチベーションの向上にもつながる場合もあります。
セキュリティ強化につながる
在庫管理をペーパーレスにすることで、在庫管理のデータがシステム上で厳重に保護されるようになり、紙ベースでの管理に比べて紛失や不正アクセスのリスクが大幅に低減します。
物理的な書類は盗難や火災、紛失などのリスクが伴いますが、デジタル化されたデータは、アクセス権限の設定やデータの暗号化などの高度なセキュリティ対策によって保護されています。
アクセスログの記録や不正アクセスが発生した際の自動通知機能などが搭載されていることもあるため、情報の持ち出しなどのリスクに備えることも可能です。
万が一のセキュリティリスクに対しても迅速に対応できる仕組みが整えられれば、データ管理に対する企業の信頼性も向上します。
取引先や顧客からの信頼も増し、企業全体の評価向上にも寄与するでしょう。
遠隔作業やテレワークがしやすくなる
ペーパーレスによる在庫管理では、クラウドベースでの運用が可能となります。
オフィスの外部からでもリアルタイムに在庫データにアクセスできるようになるため、従業員は場所を問わずに業務を行えるようになります。
そのため、これまでは倉庫などに出向いていた在庫管理を、テレワークや遠隔作業でも対応しやすくなります。
従業員が家庭や出張先からでも必要な在庫情報にアクセスできるため、業務の中断や遅延が減り、全体的な業務効率も向上するでしょう。
さらに、従業員の働き方に柔軟性が生まれることでワークライフバランスの改善が期待され、従業員満足度の向上にもつながる可能性もあります。
法令遵守と監査対応が容易になる
ペーパーレスにより在庫管理データが一元管理されることで、法令遵守や監査対応が容易になります。
デジタル化されたデータは法定期間の保存が簡単で、必要な時に適切なデータを即座に取り出すことが可能です。
紙ベースでは監査対応時に過去のデータを探し出すために多くの時間を割く場合がありますが、その必要はなくなります。
データの変更履歴が自動的に記録されるため、万が一不正が発生した場合でも迅速に原因を特定し、即座に対応することが可能です。
こうした透明性の高いデータ管理体制は、取引先や顧客からの信頼を得る上でも重要な要素となります。
スペースの有効活用ができる
紙の書類や帳簿は保管スペースを多く占有するものですが、ペーパーレス化を進めることで、物理的なスペースが不要になります。
書類を保管するためのキャビネットや倉庫のスペースが不要となり、これらのスペースを他の用途に有効活用することが可能となります。
従業員の作業環境を改善したり、より快適で効率的なオフィスレイアウトを実現したりすることができるでしょう。
倉庫内などの不要になった書類棚や保管スペースを取り除くことで、新たな在庫の収納や物流フローの改善に役立てることもできます。
在庫管理をペーパーレス化する流れ・方法
紙ベースで行っていた在庫管理をペーパーレス化するには、適切な流れや方法を理解しておく必要があります。
在庫管理をペーパーレス化する流れと方法を確認していきましょう。
現状の棚卸しと課題の洗い出し
ペーパーレス化を進める前に、まず現状の在庫管理システムやプロセスを徹底的に見直し、課題を洗い出すことが重要です。
たとえば、現場で紙を使用している具体的な場面や、現在の紙ベースの管理方法で問題となっている箇所を明確にするなどです。
この段階では、従業員からのフィードバックを収集し、実際の運用上の課題や改善点を把握することを優先しましょう。
こうした現状の棚卸しを行うことで、ペーパーレス化に向けた計画がより具体的で現実的なものとなり、デジタルツールなど導入がスムーズになります。
デジタルシステムの選定
次に、在庫管理のペーパーレスに必要なデジタルシステムを選定します。
在庫管理に適したシステムにはクラウドベースの在庫管理システムや、モバイルアプリ、バーコードスキャナーなどがあります。
選定の際には、システムの操作性や導入後のサポート体制、他の業務システムとの連携性などを考慮して、企業のニーズに合ったツールを選びましょう。
また、デジタルシステムが現場でどのように運用されるかをシミュレーションし、実際の業務にどれだけ適合するかを検討する必要もあります。
デジタルシステム選定は、ペーパーレス化の成功を左右する重要なステップになるので、適切なシステムやサービスを慎重に検討しましょう。
システム導入とデータ移行
選定したシステムを導入し、既存の紙ベースのデータをそのシステムに移行します。
このプロセスでは、データの正確な移行が非常に重要です。
具体的には、既存の在庫リストをデジタル化して、システム上で一元管理できるようにします。
データの整合性を保つためには、必要な情報が漏れなく移行されているかをこまめに確認する必要があります。
システムの動作確認を行い、実際の運用に問題が生じないかをテストする必要もあるでしょう。
こうしたステップを踏むことで、システム導入後のトラブルを未然に防ぎ、スムーズな運用が実現できます。
社員教育と運用ルールの確立
ペーパーレスのために導入したシステムを効果的に運用するためには、従業員への教育が不可欠です。
システムの操作方法や、運用ルールを徹底的に教育し、従業員が自信を持って活用できるように、十分なトレーニングを行いましょう。
また、全員が共通の理解を持てるように運用ルールを定め、システムの安定運用が可能な環境を整える必要もあります。
教育を行う際には、実践的なトレーニングや定期的なフィードバックセッションを含めることが重要です。
システムを提供する企業が提供するセミナーなどを活用して、従業員の理解度を高めると共に、継続的な改善を試みましょう。
在庫管理のペーパーレス化にzaico
在庫管理のペーパーレス化は、状況や内容によっては必ずするべきと言い切ることはできません。
しかし、在庫数が多かったり複数の拠点があったりする場合は、ペーパーレス化することで享受できるメリットは大きなものであり、このような場合は紙ベースの在庫管理にリスクがあるとも言えます。
在庫管理のペーパーレス化には、クラウド在庫管理システムzaicoをご活用ください。
zaicoはさまざまな業種に対応した豊富な機能を搭載しながらもシンプルな操作性で、多くの企業様に利用されており、zaicoの利用がきっかけで紙での在庫管理から移行されたケースもあります。
在庫管理のペーパーレス化をお考えの場合、ぜひお気軽にzaicoにご相談ください。
