業務が個人に集中する属人化は、業務効率を下げたり品質の低下を助長させる課題です。
そのため、属人化を防止することは企業全体に求められるものです。
属人化は業務効率の低下にも繋がるので、属人化の対策をする必要があります。
属人化を防止できる対策方法について確認していきましょう。
属人化を防ぐことはできる？
属人化は、個人に業務が集中することで引き起こされるものなので、業務が集中しないように調整できれば、属人化を防ぐことができます。
しかし、属人化が起きないようにするためには、企業全体で対策する必要があり、ITツールの導入も検討しなければなりません。
たとえば、個人に集中している業務がその人にしかできない業務である場合は、ほかの従業員への教育を行う必要があるので、時間やコストがかかります。
そのため、属人化を防ぐためには従業員の協力だけではなく、コストや時間も必要となるでしょう。
また、属人化対策としてITツールを導入する場合も、「どの業務にどのようなツールを使用するのか」確認する必要があります。
属人化しそうな業務内容を見える化し、その業務に適したツールがあるのか探す必要もあるので、時間もかかるでしょう。
このことから、属人化を防ぐことは可能ですが、防ぐためには企業全体で協力する事が必要不可欠です。
属人化対策が必要な理由
属人化は、なぜ対策が必要なのでしょうか。
属人化対策が必要な理由について確認していきましょう。
ブラックボックス化するから
属人化すると、業務が特定の個人に集中するためブラックボックス化してしまいます。
ブラックボックス化は、業務の進捗や内容を見えなくするので進捗の管理ができなくなり、ミスを誘発してしまうでしょう。
また、自分にしか業務が見えないからという理由で、ミスを隠されることもあります。
ブラックボックス化は業務を円滑に進める上で弊害となるので、防がなければなりません。
そのため、ブラックボックス化しやすい属人化は対策した方が良いと言えるでしょう。
ミスを見つけやすくするため
属人化は特定の従業員に仕事が集中するので、ミスが発見しにくい特徴があります。
そのため、ミスを隠蔽する人も出てくるでしょう。
仕事をする上でミスは起きるものですが、ミスすることで説教されたりなどさまざまなマイナス面があるのも確かです。
自分1人で仕事ができる属人化はミスも隠蔽しやすいので、隠してしまう人もいるでしょう。
しかし、後でミスが発覚すれば、全体的に納期が遅れたり品質が下がるなどの結果を引き起こしてしまうことも考えられます。
ミスは隠さないことが大切ですが、そもそもミスを隠しやすい環境にしてしまうことも問題です。
ミスを見つけやすくするためにも、属人化は対策した方が良いでしょう。
品質維持ができなくなるから
属人化は個人に業務が集中するので、その人以外では業務を行うことができません。
その結果、別の人が業務を担当した場合、品質が下がる恐れがあります。
業務は誰がやっても同じ品質を維持する必要があるので、品質に差が生じてしまうのは避けるべきです。
このことから、品質を維持するためにも、属人化の対策が必要といえるでしょう
従業員の育成を阻むから
属人化することで他の従業員が学ぶ機会を奪ってしまいます。
その結果、若手の育成が妨げられ成長できなくなるでしょう。
さまざまな業務を経験することで知識を得ることができるので、若手が成長できるよう属人化は防ぎ、多くの業務を経験できるように体制を整えることが大切です。
属人化の対策方法
属人化を防ぐにはどのような対策方法があるのでしょうか。
属人化を防ぐ対策方法について確認していきましょう。
業務を分散する
特定の個人に業務が集中することで属人化が促進されます。
そのため、まずは業務を複数人に分散することが大切です。
業務が分散されれば、特定の個人に業務が集中することがありません。
また、個人に業務が集中すると、責任もその人に集中してしまいます。
その結果、プレッシャーなどからミスを誘発してしまう可能性もあるでしょう。
業務を分散すれば、属人化による業務の集中を妨害できるだけではなく、責任の分散からプレッシャーを感じにくくもなるので、業務も円滑に進みやすくなります。
業務マニュアルを用意する
属人化してしまうのは、特定の従業員以外が業務をできないせいです。
そのため、他の従業員も業務を進められるように、業務マニュアルを用意しましょう。
マニュアルがあれば業務を進められるのであれば、特定の個人に業務が集中することはありません。
しかし、マニュアルを作成する場合は、「読めば誰でもできる」マニュアルを作成するように注意しましょう。
読んでも分からないマニュアルだと、結果的に属人化は対策できません。
- 図解付きで説明する
- 専門用語は使わない
- 場合によっては動画もつける
そのため、業務マニュアルを作成する際はこれらのポイントを意識して作成するようにしましょう。
ツールを導入する
ツールを導入することで、人ではなくデジタルで業務を進めることができるので、属人化を防ぐことができます。
属人化は、人の手で業務を進めることが原因で起こることもあるので、ツールを導入することで防ぐこともできるでしょう。
しかし、ツールを導入するだけで属人化が防げるわけではありません。
- 誰でも操作できるツール
- マニュアルがある
- 属人化しやすい業務に適しているツール
ツールの導入で属人化を防ぐには、これらのポイントを意識することが大切です。
従業員全員に共有する
属人化を防ぐためには、個人に業務を集中させることを防ぐ必要があります。
そのためにも、従業員全員で業務内容や進捗を共有し、全体像を把握することが大切です。
従業員全員で共有していれば、どの業務が滞っているのか把握しやすいですし、ヘルプにも入りやすくなります。
このように、特定の個人に業務が集中することなく、全員で協力できる体制を整えることも属人化対策には必要です。
業務内容をシンプルにする
業務内容が複雑化すると、誰でもできる業務ではなくなるので属人化しやすくなるでしょう。
「この人しか任せられない」業務は属人化しやすいです。
一方、「誰がやってもすぐできる」ようなシンプルな業務であれば、属人化を防ぐことができるでしょう。
業務がシンプルになるように、まずは業務を分散化したり、業務のプロセスを見直すことも大切です。
人手を増やす
属人化するのは、シンプルに人手不足が原因になることもあります。
そのため、人手を増やし属人化している業務を複数人で担当するのも属人化を防ぐコツです。
人手が多ければ業務が一人に集中することがないので、属人化しにくくなります。
しかし、人手を増やすのもコストや時間がかかるので、簡単に増やすことができない場合もあるでしょう。
たとえば、単純に人手を増やすのではなく、属人化しそうな業務には担当者を増やしたりなど、従業員の数を調整するのも大切です。
属人化を防ぐためのポイント
属人化を防ぐためには、どのような点に注目すべきでしょうか。
属人化対策のポイントについて確認していきましょう。
業務のプロセスや内容を見える化する
属人化は、業務のプロセスが不明確な場合に起きやすいので、まずはプロセスや内容を明確にしましょう。
何故なら、業務プロセスが分からなければ、その作業がどれだけの作業量でどのくらいの人材が必要なのか分からないからです。
たとえば、調査結果を集計し、データにまとめ、報告書を作成したあとにレビューするなど、一連の流れを見える化し、どこに業務が集中しているのかを確認しましょう。
しっかりとプロセスを確認し、業務内容を見える化することで、属人化している業務がどれなのかが分かります。
属人化を防ぐためには、そもそもどの業務が属人化しているのかを確認しなければなりません。
そのため、業務内容やプロセスを明確にし属人化を防ぎましょう。
業務を分散させる
属人化は個人に業務が集中することで引き起こされます。
そのため、個人に業務が集中しないように複数人の従業員に業務を平等に分散し、調整することも大切です。
業務が分散されれば一人ひとりの業務量が同量になるので、個人にだけ負担がかかることもありません。
しかし、業務を分散するためにはある程度業務内容やプロセスを把握することも必要です。
分散する前に業務内容を見える化し、誰にどの業務を担当させるのか決めましょう。
ITツールの導入を検討する
ITツールを導入することで属人化している業務をデジタル化するのもおすすめです。
デジタル化することで、その人にしかできなかった業務が一般化されるので、属人化の解消につながります。
しかし、ITツールを導入する際は、属人化している業務に適したツールかどうかを確認しましょう。
たとえば、属人化している在庫管理の業務をデジタル化したい場合は、在庫管理ができるツールを導入します。
また、誰でも操作できるシンプル性も必要です。
ITツールの導入により属人化を防ぐことは可能ですが、導入するツールによっては悪化させることもあるので、業務に適しているのか、属人化を防ぐことができるのか確認してから導入しましょう。
仕事の属人化の対策や防止にzaico
属人化は、特定の従業員に業務が集中することで引き起こされます。
属人化を放置していると、業務効率の低下に繋がるだけではなく品質が低下する可能性もあるので、属人化しないように対策を考えることが大切です。
もっとも手っ取り早い属人化対策をおこないたい場合は、ITツールの導入を検討しましょう。
たとえば、複雑化しやすい在庫管理の属人化を防ぎたい場合は、「クラウド在庫管理ソフトzaico」はいかがでしょうか。
zaicoはクラウド型の在庫管理ツールで、シンプルな操作性から誰でも操作しやすく、属人化を防ぐことができます。
属人化は、「その人にしかできない」ことが原因となることもあるので、zaicoを導入し、誰が操作しても在庫管理ができるように体制を整えてみてはいかがでしょうか。
zaicoは無料で試すことも可能なので、まずはzaicoにお問い合わせください。
