病院の物品管理は、必要な医療材料や機器などを医師や看護師が使用できるよう管理する、医療提供の基盤を支える重要な役割を担っています。
担当者には、多岐にわたる病院の物品管の仕事内容を効率的かつ効果的に遂行することが求められますが、課題に直面するケースもあるでしょう。
病院の物品管理の仕事内容と課題、病院の物品管理の仕事内容を効率的に進める方法を確認していきましょう。
病院の物品管理の仕事内容とは
病院での物品管理とは、医療提供に必要な医療材料や医療機器をはじめ、院内で使用するあらゆる物品を管理する仕事です。
現場に必要な物品を供給することで、医療提供が円滑に行われるようサポートする重要な役割を担っています。
病院の物品管理の仕事内容を具体的に確認していきましょう。
在庫数量の記録
在庫数量の記録は、物品管理の土台とも言える業務です。
入出庫により頻繁に変動する医療材料や医療機器の在庫数量を、適切にデータに反映します。
記録は紙の管理表への記入、エクセルファイルへの手入力、在庫管理システムの更新などの方法で行われます。
精度の高い在庫データは、在庫切れや在庫過多を防ぎ、円滑な医療提供を支える基盤となるため、記録には高い正確性が求められます。
物品の発注
物品の在庫状況や使用頻度を考慮し、適切な数量を判断して発注を行います。
物品の在庫切れや在庫過多を防ぎ、医療提供に支障をきたさないよう在庫をコントロールするには、適切な発注対応が欠かせません。
発注時期や数量の見極めのほか、発注書作成や供給元との連絡調整、納期の管理も業務に含まれます。
納品時の受領と保管
発注した物品がミスなく届いているかどうか書類と実物を照合し、数量や品質に問題がないか確認します。
さらに物品の受領後は適切な場所に保管して品質を保ち、入庫の記録を行うことも重要な業務です。
こうした作業を通じて、物品が必要な時にすぐに使用できる状態に整えます。
物品の補充・収納・廃棄
現場での使用頻度に応じて物品を適切に補充した上で、整理整頓を行い、使いやすく保ちます。
収納場所を決める際には、頻繁に使用する物品を手の届きやすい高さに置くなど、動線への配慮も重要です。
また、不要品や使用期限を超過した物品は選別し、医療廃棄物の場合は適切に処理するなど、ルールを遵守して廃棄します。
定期的な棚卸
在庫管理の精度を保つには、日常の管理業務に加えて定期的な棚卸を行うことが重要です。
一定期間ごとに在庫数量を実際に確認し、在庫データと照合して問題点を洗い出し、修正を行います。
時間と労力が必要ですが、在庫データの正確性を維持し、無駄なコストの削減や病院経営の効率性向上を支えるために不可欠な作業です。
病院の物品管理の仕事内容別の課題
病院の物品管理の仕事内容は多岐にわたるので、さまざまな課題が発生する可能性があります。
病院の物品管理の仕事内容別の課題について確認していきましょう。
在庫状況の正確な把握・記録が難しい
在庫数量の記録と把握は物品管理の基本ですが、正確さを維持することは容易ではありません。
病院では管理対象品目が多いという難しさに加え、常時大量の物品が使用されるため在庫の変動が大きいという特性もあります。
そのため、記録の誤りや記録漏れが発生しやすく、在庫切れや在庫過多の原因になります。
適正在庫の維持に手間がかかる
病院で使用される物品は使用頻度がさまざまで需要予測が困難であるのに加え、中には緊急時の対応に欠かせない物品も多く、在庫切れには大きなリスクが伴います。
一方、在庫過多になるとコスト増加や保管スペースの圧迫につながり、病院経営に悪影響を及ぼします。
これらの問題が生じるのを防ぐために適正在庫の維持が求められますが、常に在庫を把握して適切なタイミングで発注を行うには、多大な労力と高いスキルが求められます。
使用期限超過のリスクがある
病院の物品管理における保管業務では、多くの医療材料や医療機器に設けられた使用期限に基づき、厳密な期限管理を行わなくてはなりません。
万一、期限を超過した物品を患者に使用してしまうと、安全性や効果に問題が生じるおそれがあるためです。
担当者の努力に依存した管理方法では常に期限を超過した物品の誤使用リスクを伴うため、予防のための仕組み作りが求められます。
整理整頓された状態を保ちにくい
物品の整理整頓も重要な物品管理業務の一つですが、多種多様な物品を最適な方法で収納し、使用しやすいよう整えることは容易ではありません。
しかしながら、清潔さや衛生面で医療の質や患者満足度にも直結するため、改善のための取り組みが不可欠です。
さらに、一部の医療材料や医療機器には厳密な温度・湿度管理を要するものもあり、不適切な状態での保管は品質を低下させることがあるため、注意が必要です。
看護師の負担が大きくなりやすい
特に小規模な病院やクリニックでは、物品管理の多くを看護師が担うこともあります。
しかし、物品管理の負担が大きすぎると、本来業務である患者ケアに集中できなくなり、看護に支障をきたすことがあります。
看護師が物品管理にかける時間や労力をできる限り減らし、医療提供の質を低下させない配慮が必要です。
属人化のリスクがある
病院の物品管理業務は煩雑になりやすいため、特定の担当者に依存する「属人化」が生じやすいと考えられます。
属人化が生じると、その担当者が不在の場合、業務が停滞するおそれがあり、医療提供にも悪影響を及ぼしかねません。
また、個人の経験や知識に頼る環境では、業務の標準化や効率化の取り組みが実践されにくく、改善の妨げになることもあります。
非効率なアナログ管理が行われることがある
現在でもアナログな方法で物品管理を行っている病院も多く、この習慣が非効率な管理業務の改善を難しくしています。
紙ベースの記録やエクセルファイルへの手入力による在庫管理ではミスや記録漏れが生じやすく、時間もかかります。
このようなリスクを考慮すると、医療の安全と質に影響を及ぼす物品管理の質を保つには、電子システムによる支援や効率化が必須であると言えるでしょう。
院内物品管理の仕事内容に在庫管理システムが役立つ
病院の物品管理の仕事内容別に見ても多くの課題が発生する可能性がありますが、これらを解決する上で役立つのが在庫管理システムです。
なぜ病院の物品管理の仕事内容に在庫管理システムが役立つのかを確認していきましょう。
在庫情報の精度が上がるため
在庫状況の正確な把握は物品管理の大きな課題ですが、在庫管理システムでは、物品ごとの在庫数量や使用期限、その他関連情報が一元化されます。
システム上でデータベースを共有することで、複数の担当者がいつでも最新の在庫情報にアクセスできます。
精度の高い共通のデータに基づいて仕事が遂行されることで、業務効率が向上し、コミュニケーションの齟齬も生じにくくなるでしょう。
在庫変動の記録が容易になるため
在庫管理システムの管理画面は、各物品の入出庫記録を容易に記録できるよう設計されています。
そのため、紙の管理表やエクセルファイルへの手入力で起こりやすい記録ミスのリスクを低減することができます。
正しく記録が行われれば、在庫データの信頼性が高まり、各物品の使用分析や需要変動の把握の精度も向上するでしょう。
在庫管理システムの中には、QRコードやバーコード管理に対応するものもあり、これらを読み込むだけで該当品目のデータを速やかに表示できます。
QRコードやバーコードを物品管理に活用すると、さらに記録作業の効率化に役立ちます。
定数管理が行いやすいため
適正在庫の維持は在庫管理業務の大きな課題ですが、在庫管理システムの中には、各物品の定数管理をサポートする機能が備わっているものもあります。
定数管理をサポートする機能では、在庫数量があらかじめ設定した定数を下回った場合に、システムから自動的にアラートが発信されます。
在庫状況を常時把握し、適切な発注時期を逃さないようにするには、多大な労力とスキルを要しますが、定数管理をサポートする機能を持つ在庫管理システムによってその負荷を大きく軽減することが可能です。
保管場所が明確になるため
在庫管理システムでは、各物品の保管場所の情報も明示されます。
物品が保管されている場所や棚を即座に知ることができるため、担当者は物品を速やかに見つけ出すことができます。
このような仕組みは、病院の整理整頓や、品質維持のための保管方法の遵守にも役立ちます。
業務効率が向上するため
在庫管理システムの導入により、物品管理業務全体の効率が飛躍的に向上することが期待できます。
物品の入出庫、発注、受領、保管、廃棄などの各プロセスを、一元化されたデータベースに基づいて管理することによって、アナログな方法では防ぎきれないミスや作業の抜け漏れを減らすことができます。
結果として、物品管理業務が効率化されるのはもちろん、看護師が物品管理を担う場合には本来業務に集中する時間が増えることで、その効率性の向上にもつながります。
加えて、正確なデータに基づく物品管理業務が遂行されるようになることから、病院経営の効率化にも寄与するでしょう。
病院物品管理の仕事内容の効率化にもzaico
病院の物品管理の仕事内容は、在庫状況の把握や発注、受領や収納、廃棄など、多岐にわたります。
それぞれが医療の質と安全に影響することから、高度な業務遂行レベルが求められるため、担当者の負担やストレスは決して小さくないでしょう。
こうした背景から、物品管理の仕事におけるさまざまな課題解決をサポートし、業務負担軽減に役立つ在庫管理システムが多くの病院で取り入れられるようになりました。
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さらに、自動アラートにより定数管理をサポートする機能も備えており、シンプルさと機能面を両立した設計が特長です。
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