在庫管理をアナログで行っているところも少なくありません。
小規模であったり、アナログで事足りる程度であれば問題がないこともあるからです。
しかし、アナログでの在庫管理は記載に不備が起きてしまったり、改ざんされたりするミスやリスクが高いこともありますし、アナログな方法から脱却できずに続けているだけというケースもあります。
在庫管理をアナログでする方法やリスクを確認し、在庫管理をアナログから脱却するためのポイントについて考えていきましょう。
在庫管理はアナログでもできる？
管理すべき在庫数が少数であったり、管理する人数が少ない場合は、アナログで在庫管理することも可能です。
しかし、このような小規模での在庫管理でも、アナログで管理する限り改ざんや不備などのミスやリスクが高い方法ではあります。
また、アナログで在庫管理をするとタイムラグが生じたり、作業時間が負担になるなど、効率が悪くなる場合もあります。
アナログで在庫管理することは可能ではありますが、アナログで在庫管理の運用をし続けると問題やどこかで限界になってしまう可能性が高いかもしれません。
アナログで在庫管理をすることが適している場合はいいですが、効率や精度を高めたいと考えている場合、在庫管理をアナログで行うことを見直す必要性はあるといえるでしょう。
在庫管理をアナログでする方法やポイント
在庫管理をアナログでする場合、どのような方法があるのでしょうか。
在庫管理をアナログでする方法やポイントを確認していきましょう。
在庫のリストを全て洗い出す
アナログで在庫管理する場合も、まずは管理すべき在庫の品数を全て洗い出しましょう。
すべて洗い出したうえで、在庫の品目を記入します。
記入したあとは、品目のどのような情報を管理するのか、項目を横に記していき、表を完成させてください。
例えば、以下のような項目を記載することで在庫管理に必要な情報を管理できます。
- 納品日
- 納品数
- 消耗日
- 消耗数
- 使用者名
在庫のリストが多ければ多いほど、これらを記載しなければいけないので、アナログでの在庫管理は大変になります。
また、重複したり、記載漏れが発生する可能性も高いので、一度リストアップしたものはチェックをいれるなどしてリストアップ時の重複を避ける工夫も必要となるでしょう。
アナログでの在庫管理は、在庫管理を行う時ではなく在庫管理をするための表を作成する際に不備が生じることもあるので、ミスなくリストアップすることを心がけましょう。
全てのリストを印刷する
アナログで在庫の管理をする場合は、ノートやルーズリーフ、ファイリングなどさまざまな方法で管理することになります。
しかし、それらを全て手書きで管理するわけにはいきません。
リストアップしたものをエクセルなどに記入し、それを印刷するなどでも管理することが可能です。
全てのリストを印刷したあとは、在庫を確認し記入していきましょう。
在庫管理をアナログでするリスク
在庫管理をアナログですることも可能ですが、アナログならではのリスクを考えなければいけません。
在庫管理をアナログでするリスクについて確認していきましょう。
記入ミスが発生しやすい
アナログでの在庫管理は、手書きで記入するため記入ミスが発生しやすい特徴があります。
たとえば、計算ミスや日時の記入ミスだけでなく、不明瞭な文字で誤読する可能性も生じやすくなるでしょう。
計算ミスは気づけたとしても、誤読に気づくことは難しいかもしれません。
そのため、間違った認識のまま管理を進めることになってしまうなどのミスやトラブルにつながってしまいやすくなるでしょう。
ミスを未然に防ぎにくい
アナログでの在庫管理は、ミスを未然に防ぐのが難しく、ミスに気づけないまま管理を進めることもあります。
たとえば、印刷していたリストが時系列順になっていなければ在庫数が計算と合わなくなりますし、誤読した場合もどこにミスがあるのかを見つけにくいことがあります。
文字や数字の書き方は人それぞれ異なるものですし、綺麗な書き方を意識しても、誤読してしまうこともあるので、ミスを未然に防ぐことが難しくなります。
紛失する恐れがある
アナログでの在庫管理において重要なのは、保管場所です。
ノートやルーズリーフ、ファイルなどで管理をしても、アナログでの在庫管理は物体を伴っているため、いつ紛失してもおかしくはありません。
また、災害時には簡単に損壊してしまいますし、火事が起きてしまえば跡形もなく消えてしまうでしょう。
このように、アナログでの在庫管理はいつ紛失するか分からないデメリットがあるので、セキュリティ面を考えてもリスクが大きいのが特徴です。
バックアップがない
仮にバックアップを作ったとしても、アナログで行っている限り保管場所が倍になるため邪魔になってしまったり、管理が複雑化してしまいます。
アナログでの在庫管理はスペースの確保も必要なので、バックアップを作らずに管理を進めることもあります。
バックアップがない場合は、ノートやファイルなどで管理している表自体が一次情報となるので、紛失しないように管理を徹底させる必要があるでしょう。
アナログでの在庫管理は、一度紛失してしまうとやり直しができなかったり、復元できなくなってしまうというリスクが高いといえます。
負担が増えやすい
アナログでの在庫管理は、デジタルでの在庫管理よりも作業工程が多くなってしまう傾向があります。
また、アナログの場合、扱う在庫や管理作業が増えることで、効率が悪くなる面も少なくありません。
アナログではなく、デジタルツールで在庫管理を行っていれば、表を作成する必要もファイリングを行う必要もありません。
また、基本的には時系列に記載されるため、改めて整理しなおす必要もありませんし、もしもミスがあればエラーで表示されるので、見直しのための時間を設ける必要もないでしょう。
アナログでの在庫管理は、デジタルでの管理では発生しないような作業が発生し、場合によっては効率が悪くなる可能性も高いです。
ヒューマンエラーが発生しやすい
アナログでの在庫管理は、人の手で直接管理することになるので、ヒューマンエラーが発生しやすい特徴があります。
人によって字を書くときの癖もありますし、とくに「1」と「7」は誤読しやすい文字です。
そのため、間違えて読み進めてしまい、最終的に計算が合わなくなることもあります。
アナログだからこそ起きやすいヒューマンエラーは事前に防ぐこともできますが、アナログである限り完全になくすことは難しいかもしれません。
ヒューマンエラーのような小さなミスが積み重なると、いずれは大きなミスを誘発しかねません。
アナログでの在庫管理は、いつでもトラブルを起こす可能性が高いということを理解しながら管理する必要があります。
在庫管理をアナログから脱却するには？
在庫管理をアナログから脱却するにはどうすればいいのでしょうか。
在庫管理をアナログから脱却する方法を確認していきましょう。
エクセルを活用する
手っ取り早くアナログからデジタル化したい場合は、普段から使い慣れているエクセルなどのツールを使うと良いでしょう。
エクセルであれば、パソコン上で表計算を用いることができるので、紙の上で管理していたものをそのまま電子上で管理することが可能です。
また、関数を駆使すれば自動計算もできますし、効率性を下げることなく管理することができるでしょう。
しかし、エクセル特有の関数などを使わずに、自力で計算したりただ項目を羅列していくだけの使い方をする場合は、アナログの方法と変わりません。
アナログでの管理をただ単にエクセルに移しただけになっているようでは、アナログからの脱却とは言えないでしょう。
エクセルを用いてデジタル化したい場合は、関数を使って自動計算をしたり、エラーを一発で見つけられるようなマクロを組み込んだりなどの工夫も必要となります。
在庫管理システムを導入する
在庫管理システムを導入することで、アナログから脱却することが可能です。
システムを使えば、自力で表や項目を作成する必要がありません。
また、自動計算システムもプログラムされているので、システムを導入さえすれば、あとはただ品目名や納品日、消耗数などを記録していくだけで良いので、細かい作業が必要なくなります。
こちらが行うことは基本的には記録していくだけなので、効率性を下げることなく在庫管理を進めることができるでしょう。
デジタル化の知識を増やす
アナログから脱却するためには、デジタル化の知識を増やすことも大切です。
たとえば、デジタル化を推進するためにはAIの扱い方やデータサイエンティストなど、多数の知識を必要とします。
ただ単にシステムを導入すればデジタル化できるわけではなく、デジタルツールを使いこなすことがアナログからの脱却なので、デジタル化に精通することが大切となるでしょう。
そのためには、デジタル化に詳しい人材を雇用したり、アナログに慣れている上層部を納得させるためのプレゼンをしたりなど、デジタル化に向けた活動が必要です。
在庫管理はアナログよりもzaico
在庫管理をする場合は、アナログでするよりもデジタルツールを使った方が効率性も上がりますし、ミスなく進められます。
在庫管理ツールの導入を考えている場合は、「クラウド在庫管理システムzaico」の利用をご検討ください。
zaicoは、クラウドで在庫管理ができるクラウドツールの一種で、シンプルな操作性から効率よく管理することができます。
アナログでの在庫管理とは異なり、zaicoであればミスも見つけやすいですし、手作業で管理する必要がなくなるのでヒューマンエラーや属人化の防止にもつながります。
在庫管理をアナログな手法から見直したい、在庫管理システムを導入したいとお考えであれば、お気軽にzaicoにお問い合わせください。
