在庫管理はモノを扱う企業にとって欠かせない業務です。
在庫管理業務に携わり、業務改善や効率化を図っていくためには、在庫管理の業務フローの正しい理解が欠かせません。
在庫管理の基礎知識から在庫管理の個別の業務フロー、効率化するためのITツールまで、わかりやすく解説します。
在庫管理の業務フローを理解するための前提知識
在庫管理の業務フローの解説に入る前に、在庫管理の基礎知識を振り返っておきましょう。
在庫管理とは何か、企業における在庫管理の重要性を簡単に解説します。
在庫管理とは
在庫管理とは、企業が保有する商品や原材料、部品などの在庫品を適切に維持・管理する活動のことです。
製造業や小売業、飲食業などモノを扱う企業がビジネスを行う上で、在庫管理は欠かせません。
在庫管理では、在庫品の入庫・保管・出庫・棚卸などの業務を通じて数量や金額を正確に把握し、必要なときに必要な量を必要な場所に供給することを目指します。
在庫管理の重要性
在庫管理は、企業経営にきわめて重要な役割を果たす業務です。
在庫管理が不適切な場合、過剰在庫や在庫不足を引き起こす可能性があります。
過剰在庫は保管コストの増加や在庫品の劣化リスクを高め、資金繰りの悪化の原因です。
また、在庫不足は販売機会の損失や顧客満足度の低下を引き起こし、収益や企業イメージに悪影響を与える可能性があります。
適切な在庫管理は、こうしたリスクを回避して、事業の収益性や競争力を高めるために不可欠です。
在庫管理の全体業務フロー
在庫管理の具体的な業務フローは、業種や企業、現場によってさまざまです。
多くの企業の在庫管理業務に共通する、一般的な在庫管理の業務フローは以下のようなものがあります。
- 需要予測
- 発注
- 入庫
- 保管
- 出庫
- 廃棄・返品
- 棚卸
適切な在庫管理を行うためには、これらの基本的な業務フローの内容や目的を理解し、取り扱う在庫品の特性に合わせて改善・最適化して運用することが重要です。
在庫管理の各業務フローの内容を見ていきましょう。
在庫管理の業務フロー：需要予測
在庫管理の業務フローの最初のステップは、需要予測です。
需要予測の目的は、適切な在庫水準を維持して、過剰在庫や在庫不足を防ぐことにあります。
具体的には、過去の販売データや市場動向、季節変動などの要因を分析して、適切な入荷数量を予測する業務です。
従来の経験と勘に基づいた需要予測に代わって、近年はデータ分析ツールやAIを活用した、より高度な予測も広がっています。
また、営業部門やマーケティング部門などと情報連携して、予測の精度を高めることも重要です。
在庫管理の業務フロー：発注
発注は、需要予測に基づいて商品を調達する業務です。
適切なタイミングと数量で発注することで、在庫不足を防ぎつつ、過剰在庫を回避します。
主なタスクは、仕入れ先の選定や発注点・発注量の決定、発注書の作成・送付などです。
在庫管理システムの導入による自動発注や仕入れ先とのデータ連携、リードタイムの最適化などにより発注業務を効率化できます。
発注点や発注量は需要変動に応じて柔軟に見直すことが重要です。
在庫管理の業務フロー：入庫
入庫は、発注した商品を受け取り、適切に保管場所へ格納する業務です。
商品を正確かつ効率的に受け入れ、在庫記録を更新します。
具体的には、納品書と現物の照合や数量・品質の確認、帳簿・在庫管理システムへの登録、保管場所への移動などの業務があります。
バーコードやQRコードなどのハンディターミナルによるスキャンや、RFIDタグによる一括読み取りを活用することで、登録作業の効率と精度を高めることが可能です。
在庫管理の業務フロー：保管
保管は、入庫された商品を出庫までのあいだ適切に維持・管理する業務です。
商品の品質を保って安全に管理しつつ、必要なときに迅速に取り出せるようにします。
主なタスクは、最適な保管場所の割り当てや在庫の整理整頓、温度や湿度の管理などです。
保管の効率や精度を高めるには、保管場所のレイアウトの最適化や商品特性に応じた保管などがあります。
適切な保管は、次の出庫業務の最適化にもつながるでしょう。
在庫管理の業務フロー：出庫
出庫は、顧客からの注文や内部からの要求に応じて、倉庫から商品を取り出す業務です。
正確かつ迅速に商品を出荷して、配送や次工程につなげます。
主なタスクは、注文書の確認や商品のピッキング、梱包、出荷準備、システムへの出荷登録などです。
出荷業務の効率化には、ゾーンピッキングやトータルピッキングの導入、ピッキングカートの活用、自動仕分けシステムの導入などがあります。
また、出庫プロセスを標準化し、従業員の訓練を徹底することで、業務のスピードと精度を高めることも可能です。
在庫管理の業務フロー：廃棄・返品
廃棄・返品業務は、不良品や期限切れ商品の処分、および顧客からの返品処理を行う業務です。
在庫の正確性を維持しつつ、損失を最小限に抑えます。
具体的なタスクは、商品の検査や返品理由の確認、廃棄品の分類、再利用可能な商品の分別、在庫システムの更新などです。
廃棄や返品は無駄なコストとなります。
廃棄・返品の業務を効率化するとともに、返品率・廃棄率を分析して原因を特定し、減らすための改善策を講じることが重要です。
在庫管理の業務フロー：棚卸
棚卸は、実際の在庫数量を確認し、帳簿やシステムの記録と照合する業務です。
棚卸は、在庫データの正確性を確保し、過剰在庫や在庫不足を回避したり、財務報告の信頼性を高めたりするために欠かせません。
主なタスクは、在庫品のカウントや帳簿・システムとの照合、差異の原因究明と修正、棚卸結果の報告などです。
2人1組での確認作業や循環棚卸の導入などによって、棚卸の精度や効率を向上できます
在庫管理の業務フローを効率化するITツール
在庫管理の業務フローを効率化するためには、ITツールの活用が効果的です。
在庫管理に利用できるITツールにはさまざまな種類があり、それぞれに対象とする業務フローがあります。
在庫管理の業務フローを効率化するITツールを確認していきましょう。
在庫管理システム
在庫管理システムは、在庫状況をリアルタイムで把握し、効率的な管理を可能にするソフトウェアです。
需要予測から発注、入出庫、保管、棚卸までの一連の業務フローを統合的に管理できます。
在庫管理システムを導入することで、在庫管理の業務フロー全般にわたって、自動化による業務効率化や人為的なミスの削減が可能です。
中小企業から大企業まで幅広く導入可能で、特に大量の在庫や多品目の在庫を扱う企業では大きな導入効果が期待できるでしょう。
在庫管理システムを導入する際には、在庫管理の課題やニーズを分析して、数あるシステムの中から自社に適したものを選ぶことが重要です。
バーコード・RFIDタグ
バーコードやRFIDタグは、商品の識別や読み取りを自動化するツールです。
主に入庫や出庫、棚卸の業務フローを効率化し、手作業によるミスも削減できます。
バーコードは低コストで導入しやすく、幅広い業界・業種の在庫管理で活用されてるツールです。
RFIDは非接触で一括読み取りが可能なため、大規模な倉庫など大量の商品を扱う現場に適しています。
バーコードやRFIDタグを導入する際には、利用者のトレーニングや貼り付け位置・読み取り精度などの検証が重要です。
IoTセンサー
IoTセンサーは、在庫の状態や環境をリアルタイムで監視する技術です。
主に入庫や出庫、保管、棚卸などの業務効率の向上が期待できます。
IoTセンサーでは、商品の温度や湿度、振動、位置情報などを自動的に記録し、異常を即時に検知することが可能です。
そのため、食品や医薬品、精密機器など、厳格な品質管理が求められる分野の在庫管理に特に適しています。
また、センサーを用いた在庫の自動カウントや移動の記録なども可能なため、棚卸や入出庫の自動化にも有効です。
在庫管理の業務フロー効率化に「zaico」
在庫管理は、モノを扱う企業に欠かせない重要な業務です。
在庫管理に携わるには、基本的な業務フローを理解しなくてはなりません。
在庫管理の業務フローは、需要予測から発注、入庫、保管、出庫、廃棄・返品、棚卸と多様な業務から成り立っています。
在庫管理の業務フロー最適化をお考えなら、クラウド在庫管理システム「zaico」をご検討ください。
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