在庫管理にスプレッドシートを利用することはできるのでしょうか。
在庫管理にエクセルが使われている場合があることを考えれば、在庫管理にスプレッドシートを利用することも考えられるでしょう。
在庫管理にスプレッドシートを利用する方法と在庫管理にスプレッドシートを利用するメリット・デメリットを確認していきましょう。
在庫管理にスプレッドシートは使える？
在庫管理の現場では、商品の在庫状況を正確に把握し、適切なタイミングで補充や販売を行うことが求められます。
これらは、コスト削減や顧客満足度の向上に不可欠な要素なため、在庫管理にスプレッドシートを利用することを考えることもあるでしょう。
ExcelやGoogleスプレッドシートなどのソフトウェアは広く普及しており、手軽に始められる点が魅力です。
特にGoogleスプレッドシートはインターネットに接続さえすれば無料で利用できるため、手始めに在庫管理に使うツールとしては良いかもしれません。
スプレッドシートを用いた在庫管理では、商品リストや在庫数、仕入れ日、出荷日、売上情報などを一元管理することが可能です。
業種や規模を問わず、あらゆるビジネスに適応できるというのも、スプレッドシートの大きな強みといえます。
ただし、スプレッドシートを在庫管理に使用する際には、いくつか注意点もあります。
強みと併せて、スプレッドシートの限界についても理解しておくことが、在庫管理にスプレッドシートを活用するためには重要であることは覚えておく必要があるでしょう。
在庫管理をスプレッドシートでするメリット
在庫管理にスプレッドシートを利用するメリットはあるのでしょうか。
在庫管理にスプレッドシートを利用するメリットを確認していきましょう。
導入しやすい
スプレッドシートは、Googleアカウントを作成しインターネットに接続できる環境さえあれば、すぐに利用を開始することができます。
特別なソフトウェアのインストールも不要で、ブラウザ上で動作するため、どこからでもアクセスが可能です。
Googleスプレッドシートなどのクラウドベースのサービスは、無料から利用できることが多く、初期費用がかからない点も大きな魅力です。
こうした導入のしやすさから、在庫管理を迅速に始めることができます。
基本的な操作がしやすい
セルにデータを入力するだけでなく、必要に応じて行や列を追加したりセルの色を変更したりなど、スプレッドシートの操作は非常に直感的です。
そのため、基本的な操作方法を覚えやすかったり、エクセルの使用経験があれば応用もできます。
また、基本的な計算やデータの並べ替え、フィルタリングも簡単に行えるため、在庫の増減や売上の変動を瞬時に把握することが可能です。
これにより、在庫管理業務がスムーズに進行しやすくなります。
柔軟性が高い
スプレッドシートは、カスタマイズ性が高く、さまざまな業務に応じて自由にレイアウトを変更できます。
たとえば、商品のカテゴリー別にシートを分けたり、月次でシートを作成したりするなど、視覚的にもわかりやすい在庫管理が可能です。
また、必要に応じてグラフを作成することで、在庫の推移や売上の傾向を視覚的に把握することができます。
この柔軟性の高さが、多様な業務ニーズに対応する力となります。
無料で利用できる
Googleスプレッドシートなどクラウドベースのスプレッドシートは、基本的に無料で利用できます。
また、Microsoftが提供するExcelでも、初期費用は数万円です。
スプレッドシートは、初期投資を抑えつつ、高機能なツールを利用できるというのが、大きなメリットといえるでしょう。
無料または安価であるにもかかわらず、スプレッドシートでも実用的な在庫管理が可能です。
他のツールとの連携が可能
スプレッドシートは他のツールやアプリケーションとの連携が容易です。
たとえば、GoogleスプレッドシートはGoogleの他のサービス（GoogleフォームやGoogleカレンダーなど）と簡単に統合できます。
在庫管理のデータを他の業務システムと連携させることで、効率的な業務運用が可能になります。
複数のソフトウェアやサービスを連携させることで、より高度なデータ連携や自動化も実現できます。
在庫管理をスプレッドシートでするデメリット
在庫管理をスプレッドシートでしていると、スプレッドシートの限界を感じる場面があります。
場合によっては、スプレッドシートが在庫管理の効率化を妨げることもあります。
在庫管理をスプレッドシートでするデメリットについて確認していきましょう。
複雑な在庫管理には向かない
スプレッドシートは基本的な在庫管理には適していますが、複雑な在庫管理には向かない場合があります。
たとえば、複数の倉庫や店舗の在庫を一元管理する場合や、リアルタイムでの在庫更新が必要な場合などでは、スプレッドシートで対応することが難しくなります。
こうした複雑な要件を満たすには、専用の在庫管理システムの導入が必要です。
スプレッドシートの限界を理解し、必要に応じて他のツールと併用することが求められます。
処理速度が不安定
データ量が増えると処理速度が遅くなることがあるのは、スプレッドシートの難点です。
特に、数千行を超える大規模なデータを扱う場合、データの入力やフィルタリング、ソートなどの操作に時間がかかり、処理速度が低下する場合があります。
このような状況では、業務の効率が低下し、在庫管理がスムーズに進まず、業務が滞ることがあります。
処理速度の低下を防ぐためには、データを適切に整理し、不要な情報を排除する工夫が必要です。
データが破損する場合がある
スプレッドシートは手動でデータを入力・管理するため、誤操作や不具合によってデータが破損するリスクがあります。
たとえば、間違ったセルにデータを入力したり、重要なデータを誤って削除してしまったりするなどです。
こうしたデータ破損が発生すると、在庫管理に重大な影響を及ぼす場合があります。
定期的なバックアップやデータの検証を行うことで、データ破損のリスクを最小限に抑えることが重要です。
セキュリティ対策が不十分
スプレッドシートのセキュリティ対策は、専用の在庫管理システムと比べて不十分な場合があります。
たとえば、共有リンクを利用して複数の担当者とデータを共有する場合、リンクが外部に漏れることで、データが不正にアクセスされるなどです。
また、アクセス権限の設定が不適切だと、必要以上に多くの人がデータにアクセスできる状況が生まれます。
データの機密性を保つためには、適切なアクセス権限の設定と、セキュリティ対策を講じることが必要です。
バージョン管理が難しい
スプレッドシートを使用する際、複数のユーザーが同時にアクセスし編集することで、バージョン管理が難しくなることがあります。
特に、同じファイルを複数の担当者が同時に更新する場合などは、どのバージョンが最新で正確なものかを把握するのが困難です。
このような状況では、データの不一致や重複が発生し、在庫管理の信頼性が低下する可能性があります。
これを防ぐためには、更新履歴を追跡し、変更内容を確認できる機能を活用するか、バージョン管理がしやすい専用の在庫管理システムを利用することが推奨されます。
スプレッドシートでの在庫管理を効率化する方法
デメリットはありますが、スプレッドシートは在庫管理に活用できるツールです。
メリットを最大限にいかしつつ、スプレッドシートでの在庫管理を効率化する方法を確認していきましょう。
テンプレートを活用する
スプレッドシートで在庫管理を効率化するためには、テンプレートを活用することが効果的です。
あらかじめ作成されたテンプレートを利用することで、初期設定の手間を省き、すぐに在庫管理を始めることができます。
テンプレートには、基本的な在庫管理項目が含まれており、自社のニーズに合わせてカスタマイズすることも可能です。
インターネット上には多くの無料テンプレートが公開されているため、これらを積極的に活用しましょう。
関数の知識を身につける
スプレッドシートの関数を活用することで、在庫管理の効率を大幅に向上させることができます。
SUM関数やIF関数、VLOOKUP関数など、基本的な関数を駆使することで、データの集計や分析が容易になります。
在庫の合計数や売上の合計金額を自動計算することで、手作業による計算ミスを防ぐことも可能です。
より高度な関数の知識を身につけることで、より詳細なデータ管理と分析ができるようにもなります。
ピボットテーブルを活用する
ピボットテーブルは、大量のデータを効率的に集計・分析するための強力なツールです。
スプレッドシートでピボットテーブルを活用することで、在庫の状況を簡単に把握することができます。
たとえば、品目別やカテゴリー別の在庫数を瞬時に集計し、視覚的に分かりやすく表示することができます。
また、ドラッグ&ドロップで簡単にデータの切り替えができるため、様々な視点から在庫を分析することが可能です。
マクロを活用する
マクロを活用することで、スプレッドシートでの在庫管理業務を自動化し、効率化することができます。
たとえば、定期的な在庫の更新作業や、複雑なデータの処理をマクロで自動化することで、手作業によるミスを減らし、作業時間を短縮することができます。
マクロの作成にはある程度のプログラミング知識が必要ですが、一度設定すれば繰り返し利用できるため、長期的な業務効率化に寄与します。
在庫管理システムと連携する
スプレッドシートと専用の在庫管理システムを連携させることで、より効率的な在庫管理が可能になります。
たとえば、在庫管理システムでリアルタイムの在庫データを取得し、それをスプレッドシートに自動的に反映させるなどです。
これにより、データの整合性を保ちながら業務を進行できます。
在庫管理システムとの連携を活用することで、スプレッドシートの利便性と専用システムの機能性を両立させることができるのです。
スプレッドシートと連携させた在庫管理ならzaico
スプレッドシートは在庫管理に利用できるツールですが、在庫管理のためのツールやシステムではありません。
運用の中で課題やトラブル、限界を感じることもあるでしょうし、ビジネスの成長に伴い、より高度な在庫管理が求められることもあるでしょう。
そのような場合には、スプレッドシートと連携させることで更に効果的な在庫管理が可能になる「クラウド在庫管理システムzaico」の導入をご検討ください。
エクセルやスプレッドシートでの管理の切り替えだったり、エクセルデータやスプレッドシートのデータを活用できる在庫管理システムを探している場合は、クラウド在庫管理システムzaicoにご相談ください。
