QRコードで在庫管理をスプレッドシートで行えないかと考えることもあるかもしれません。
QRコードを利用した在庫管理にスプレッドシートを利用すれば無料で使用できますし、エクセルのように使うことも可能です。
簡易的であったり、手始めにQRコードを使って在庫管理したい場合は、スプレッドシートの利用も良いかもしれません。
QRコードを利用した在庫管理をスプレッドシートでする方法やQRコードを利用した在庫管理をスプレッドシートでするメリット・デメリットを確認していきましょう。
QRコードでの在庫管理はスプレッドシートで可能？
QRコードを利用した在庫管理をしたい場合、在庫管理システムを利用する以外では管理表が作成できるエクセルなどを検討する場合もあります。
スプレッドシートはエクセルのように管理表などを作成できるツールで、オンライン上で使用できるので気軽に利用できたり共有できる特徴があります。
また、スプレッドシートでもエクセルのように表計算ができるだけでなく、QRコードで管理することも可能です。
そのため、QRコードを利用した在庫管理にスプレッドシートを使うことは可能です。
しかし、スプレッドシートでする場合、あくまでも必要最低限の管理となりますし、自由にカスタマイズができるわけではありません。
どれくらいの規模で在庫管理したいのか考えた上で、スプレッドシートを利用するか決めることが大切です。
さらに、スプレッドシートで管理する場合はデザインやメンテナンスなども全て従業員が行う必要があります。
業務とのバランスや運用方法などを考慮した結果、スプレッドシートではなく在庫管理システムを導入した方が良いこともあるでしょう。
スプレッドシートでの在庫管理で十分かどうかを検討したり、在庫管理システムの利用も視野に入れながら進めていくといいかもしれません。
QRコードでの在庫管理をスプレッドシートでする方法
QRコードを利用した在庫管理をスプレッドシートでするにはどのような方法があるのでしょうか。
QRコードを利用した在庫管理をスプレッドシートでする方法を確認していきましょう。
在庫管理表を作成する
まずは在庫管理表を作成しましょう。
スプレッドシートは表計算の一種なので、管理表を作成するのは簡単です。
品目、納品日、在庫数など必要な項目を洗い出し、それぞれの項目を表内に作成してください。
管理表を作成しなければ在庫管理を始めることはできません。
どのような見た目にするのか確認してから、使いやすい管理表を作成しましょう。
QRコードを作成する
管理表を作成し、必要な情報を追加したらQRコードを作成しましょう。
QRコードを作成する方法は、以下のとおりです。
- QRコード化したい情報を決める
- QRコードを表示したい列にカーソルを合わせて、IMAGE関数( =image(“https://api.qrserver.com/v1/create-qr-code/?size=142×142&data=”& QRコード化したい情報があるセル)を使用する
スプレッドシートでQRコード化するためには関数を使用する必要がある点に、注意しましょう。
ラベルを作成する
QRコード化したら、ラベルを作成しましょう。
作成方法は、以下のとおりです。
- 普通紙にプリントアウトする
- シール紙にプリントアウトする
- テプラを使用する
ラベルを作成したあと貼り付けることを考えると、はがれにくい状態にした方が良いでしょう。
テプラやシール紙だと、はがれにくくなるので在庫管理もしやすくなります。
ラベルにして貼り付ける
QRコードを利用して在庫管理したい場合は、QRコードをラベルにして備品に貼り付けて管理すると良いでしょう。
QRコードは情報が収納されているバーコードのようなものであり、読み込むことで情報の確認ができます。
読み取るためにもラベルにすることが必要です。
また、ラベルにして貼り付けて読み込むことで、いちいち情報を記入する必要もありませんし、時短にも繋がります。
ラベルにして貼り付ける場合は、以下のように使うことで、在庫管理がシンプルになるでしょう。
- 納品の際に読み込むことで、何が納品されたのかがわかる
- 使う際に読み込むことで、何を消耗したのかが分かる
主に納品と使用の際に読み込むことで、在庫管理に必要な消耗数や在庫数の管理ができるでしょう。
これらの情報をスプレッドシートに書き込ませることで、簡単にQRコードの在庫管理ができます。
しかし、スプレッドシートでできることは簡単な管理のみなので、より詳細な在庫管理がしたい場合は、在庫管理システムの利用が必要になる場合があります。
QRコードでの在庫管理をスプレッドシートでするメリット
QRコードを利用した在庫管理をスプレッドシートでするメリットにはどのようなものがあるのでしょうか。
QRコードを利用した在庫管理をスプレッドシートでするメリットを確認していきましょう。
費用を抑えられる
スプレッドシートは無料ツールなので、費用を抑えることができます。
在庫管理システムを導入すると、導入費や運営費が必要となるため、場合によっては運用を途中で止めざるを得ないこともあるかもしれません。
しかし、スプレッドシートは無料で利用可能なので、途中で運用がストップしたとしても無駄な出費にはならないでしょう。
また、まずはどんな感じで在庫管理を運用していくのかを考える試運転も、無料でできます。
導入ハードルが低い
スプレッドシートは普段からビジネスツールとして使っている人も少なくはないでしょう。
また、スプレッドシートを使っていなくとも、エクセルを利用している人は多いはずです。
スプレッドシートとエクセルは使い方が似ており、計算方法やショートカットなども似ている部分が多いので、エクセルを使い慣れていればスプレッドシートも同様に使いこなすことができます。
普段から使い慣れているツールだとミスも少なく済みますし、新しいことを覚える必要がなくハードルが低いので導入しやすいといえるでしょう。
運用しやすい
スプレッドシートは多くの人にとって使い慣れているツールであり、さらに、オンライン上で管理できるものです。
スプレッドシートのURLを知っていればどの媒体からでもアクセスできるので、運用しやすいメリットがあります。
気軽に利用できてアクセスもしやすいスプレッドシートは頻繁に利用する、多くの人が利用する場合は導入しやすいといえるでしょう。
QRコードでの在庫管理をスプレッドシートでするデメリット
QRコードを利用した在庫管理をスプレッドシートでするデメリットにはどのようなものがあるのでしょうか。
QRコードを利用した在庫管理をスプレッドシートでするデメリットを確認していきましょう。
カスタマイズしにくい
スプレッドシートは、プログラミングではなくGASでカスタマイズすることはできますが、自由度が高いわけではありません。
想像通りのカスタマイズはできないため、使いにくいと感じることもあるでしょう。
どのような見た目にしたいのか、どのような運用方法にしたいのか具体的なアイデアがあればこそ、スプレッドシートでの運用にやりにくさを感じるかもしれません。
簡易的に管理できれば良いと考えている人にはスプレッドシートはおすすめですが、より良い運用をしていきたい場合ほど、スプレッドシートは不向きです。
カスタマイズして改善していくことを前提としている場合は、スプレッドシートではなく別のシステムを導入するほうが良いでしょう。
改ざんされやすい
スプレッドシートは誰でも簡単に記入できるので、改ざんされるデメリットがあります。
スプレッドシートはGoogleにログインして使用するので、ログイン情報を確認することになります。
そのため、ログで誰がどのように編集したのか確認することは可能です。
しかし、ログインのアカウントを統一している場合は、ログを確認しても編集者はすべて同一人物であり、誰がどのように編集したのか具体的な確認はできません。
運用しやすくするために、在庫管理用のアカウントを作りスプレッドシートで運用することを考えた場合、簡単に改ざんされてしまうでしょう。
コピーが作れるので漏洩する可能性が高い
スプレッドシートは、簡単にコピーを作成することができます。
権限をつけていてもコピーは可能なので、情報が漏洩することもあるでしょう。
例えば、費用を抑えたいがためにスプレッドシートでQRコードを使った在庫管理をしたいと考えている場合、そのやり方としてテンプレートを配布する人が現われる可能性もあります。
改ざんだけではなく情報漏洩される恐れがあることからも、スプレッドシートはセキュリティ面における注意が必要です。
機能が足りない場合がある
スプレッドシートは、あくまでも表計算用ツールなので、機能が足りない部分もあるでしょう。
簡易的で良いから在庫管理したいと考えている場合は、スプレッドシートで管理しても良いかもしれませんが、「ここをもっとこうしたい」「より使いやすくしたい」などと徐々に改善していきたい気持ちがある場合は、スプレッドシートはおすすめできません。
また、スプレッドシートはカスタマイズが自由ではないので、機能が足りず思った通りの運用ができない可能性があるからです。
このように、機能が不足しているところが、スプレッドシートのデメリットとなります。
スプレッドシートでの在庫管理はできますが、あくまでもシンプルな管理方法がしたい人向けのツールと言えます。
在庫管理システムのようには利用できない
在庫管理をしたい場合、納品数や消耗数だけではなく発注予定日や請求費用など、必要となる情報が多いこともあります。
そのような場合、スプレッドシートでは管理しきれない部分も多々あるため、情報が不足することもあるでしょう。
詳細な在庫管理をしたい場合は、在庫管理システムを導入した方が簡単ですし、在庫管理システムのように使い心地をよくすることは難しいです。
スプレッドシートで運用していくうちに「ここを改善したい」「もっとこうだと良いのに」など要望が出てくるのであれば、最初からシステムを導入した方が良いでしょう。
また、スプレッドシートでQRコードを使った在庫管理をしたい場合、自分達でQRコードの作成やシステムを作る必要があります。
一方、在庫管理システムであればQRコードを使った在庫管理も想定されているため、簡単に利用することが可能です。
手間がかからない点も在庫管理システムのほうが優位なので、長い目で精度やコスパのことを考えるとスプレッドシートは効率が悪いといえます。
QRコードでの在庫管理はスプレッドシートよりzaico
QRコードをつかって在庫管理するとき、スプレッドシートを利用することは可能です。
しかし、スプレッドシートは無料で使える反面カスタマイズがしにくく、使い勝手が悪いデメリットもあります。
QRコードで在庫管理したい場合は、QRコードも簡単に作成したいはずです。
スプレッドシートで在庫管理すると手間もかかりますし、カスタマイズもできないので運用しにくいでしょう。
そのような場合は、在庫管理システムである「クラウド在庫管理システムzaico」の利用を検討してみてください。
zaicoは、クラウド上で在庫管理ができるシステムで、QRコードを用いた在庫管理も簡単にできます。
カスタマイズも可能なので、途中で仕様変更ができますし、スプレッドシートよりも自由に運営することが可能です。
また、シンプルな操作性で使いやすいので、スプレッドシートのように使いこなすのも簡単です。
実際にQRコードを使って在庫管理している実例もあるので、QRコードを使った在庫管理をしたい場合は、zaicoにお気軽にお問い合わせください。
※QRコードは(株)デンソーウェーブの登録商標です。
