手作業での在庫管理の業務負荷やミスは大きな課題ですが、在庫管理システムの導入で解決できる可能性が高い課題です。
在庫管理システムを導入すれば、在庫管理の精度と効率を向上できるので、在庫管理の業務負荷やミスの軽減や改善につながります。
在庫管理システム導入のメリットや導入のステップ、在庫管理システム導入の成功のポイントを解説します。
目次
在庫管理システム導入前に基礎知識を確認
在庫管理システムの導入を検討するなら、在庫管理システムの種類や機能などの基礎知識を押さえておくことが欠かせません。
在庫管理システムの基礎をしっかりと理解しておくことで、在庫管理システムの導入をスムーズに進められるでしょう。
在庫管理システムとはを導入前に知る
在庫管理システムとは、企業が保有する原材料や仕掛品、製品などの在庫情報を管理するためのシステムです。
在庫の数量や入出庫の記録、保管場所などを一元的に管理し、在庫の最適化をサポートします。
在庫管理システムの導入によって、紙やExcelを使った手作業での管理に比べて、業務の効率化や精度向上が可能です。
在庫管理システムの種類を導入前に知る
在庫管理システムには、大きく分けてオンプレミス型とクラウド型の2種類があります。
オンプレミス型は、自社のサーバー上にソフトウェアをインストールして、自前で運用するタイプの在庫管理システムです。
導入時に大きな費用がかかりますが、自由度が高く、カスタマイズや高度なセキュリティ対策がしやすいメリットがあります。
一方、クラウド型は、インターネットを介して事業者が提供するサービスを利用するタイプの在庫管理システムです。
初期費用を抑えられ、インターネットがあればどこでも使えますが、利用できる機能は提供サービスの範囲内に限られます。
従来はオンプレミス型が主流でしたが、近年はクラウド型の利用が広がっています。
在庫管理システムの主な機能を導入前に知る
在庫管理システムの機能は製品によってさまざまですが、多くのシステムで提供されている主要な機能は以下のとおりです。
- 在庫一覧
- 入出庫管理
- 返品管理
- バーコード・QRコードスキャンによる検品
- 棚卸
- ロケーション（保管場所）管理
- 在庫分析・レポート作成
- 外部サービス連携
導入を検討する際には、自社に必要な機能が備わっていることはもちろん、不要な機能が多すぎないかもチェックしましょう。
在庫管理システムの導入で得られるメリット
在庫管理業務に特化した機能を提供する在庫管理システムは、企業に多くのメリットをもたらします。
在庫管理システムの導入で得られる代表的なメリットを見ていきましょう。
在庫管理の精度と業務効率の向上
在庫管理システムを導入することで、在庫管理の精度と業務の効率が大幅に向上します。
従来の紙やExcelベースでの管理では、伝票への記入や一覧への手入力が必要で、ミスや漏れのリスクがありました。
一方、在庫管理システムを活用すれば、一元管理されたデータベースにバーコードスキャンなどで在庫情報を自動入力できます。
これにより、在庫情報の正確性が高まり、作業にかかる時間も削減可能です。
在庫情報の共有による迅速な意思決定
在庫管理システムは、リアルタイムでの在庫情報の共有を可能にし、迅速な意思決定を実現します。
紙やExcelベースの手作業では、実際の在庫状況と在庫情報のあいだにどうしてもタイムラグが生じていました。
在庫管理システムを活用すれば、管理者や関連部門が常に最新の在庫状況を確認できます。
これにより、欠品や過剰在庫を防ぐための意思決定を素早く行うことが可能です。
アナログ業務からの脱却による属人化の解消
在庫管理システムの導入により、アナログな業務から脱却し、属人化を解消する効果も期待できます。
従来のアナログな業務では、担当者の知識や経験に依存する属人化の可能性が高まります。
その結果、担当者が不在の場合に業務が滞ったり、周囲がミスに気付きにくかったりするリスクがありました。
在庫管理システムを導入することで、業務の標準化や在庫情報の共有が図られ、在庫管理の透明性を高めて属人化を防ぐことが可能です。
人手不足の解消
在庫管理システムの導入は、近年深刻化する企業の人手不足解消にも一役買うことが期待できます。
従来の手作業による在庫管理に代えて在庫管理システムを導入することで、作業の自動化や効率化による労力の削減が可能です。
それにより余力ができた人材は、より戦略的で価値の高い業務にシフトできます。
全体の労働効率が向上し、人材不足を軽減する効果が期待できるでしょう。
在庫管理システムの導入にかかる費用の目安
在庫管理システムの導入を検討する上で、費用面は気になるポイントではないでしょうか。
在庫管理システムに限らず、システム導入にかかる費用は規模や機能、性能、形態などによってさまざまです。
在庫管理システムの種類で挙げたオンプレミス型とクラウド型について、目安となる費用感を紹介します。
オンプレミス型の在庫管理システムを導入する場合
オンプレミスとは、自社でサーバーなどを用意して、パッケージを導入したり、自社でスクラッチ開発したりする形態を指します。
オンプレミス型の在庫管理システムを導入する場合の一般的な費用の目安は以下のとおりです。
- 初期費用：数百万〜数千万円
- ランニング費用：年間で初期費用の5〜15%程度
オンプレミスは、自社でシステムを保有するため、初期費用が高額になる点が特徴です。
初期費用には、ハードウェア購入費やソフトウェアライセンス料、エンジニア人件費などが含まれます。
導入後にかかる運用コストには、メンテナンス費用やサーバーの電気代、エンジニア人件費などがあります。
クラウド型の在庫管理システムを導入する場合
クラウドとは、インターネットを介して事業者が提供するサービスを利用する形態を指します。
クラウド型の在庫管理システムを導入する場合の一般的な費用の目安は以下のとおりです。
- 初期費用：0〜数万円
- 利用料：1ユーザーあたり数百円〜数千円/月
クラウド型の場合は、事業者が提供しているサービスを利用するため、初期費用が抑えられる代わりに、月額や年額で利用料を支払います。
初期費用は無料としているサービスが多く、高くても数万円程度です。
利用料は、機能や規模によって複数のプランが設定されている場合が多く、1ユーザーあたりにすると月額で数百円から数千円程度が一般的です。
在庫管理システムの導入ステップ
費用の目安がわかったところで、続いては在庫管理システムの導入ステップを見ていきましょう。
在庫管理システムの導入は、計画的に段階を踏んで進めることが重要です。
在庫管理システムを導入する際の基本的なステップを解説します。
要件定義
在庫管理システム導入の最初のステップは、要件定義です。
要件定義では、現状の在庫管理業務の課題を洗い出し、システムに求める機能や性能を明確にします。
その際、在庫管理業務を行っている現場の社員のニーズや意見をしっかりとヒアリングすることが重要です。
要件定義が不十分だと、導入後に期待する効果が得られない可能性があります。
システム選定
要件定義が完了したら、次に要件にあったシステムを選定します。
システム選定で確認するポイントに、機能・費用・使いやすさ・サポート体制などがあります。
相見積もりをとっての比較検討や、デモ・無料トライアルを使った機能や操作性の確認が有効です。
「機能が豊富だから」「費用が安いから」などの理由だけで安易に決めず、多角的に評価・検討しましょう。
導入計画・導入作業
システムが選定されたら、具体的な導入計画を立て、実際の導入作業に移ります。
オンプレミスの場合には、システム基盤の構築やソフトウェアインストール、データ移行、テストなどが必要です。
クラウドの場合は、基盤構築やソフトウェアインストールなどは不要で、環境設定やデータ移行、動作検証などを行います。
オンプレミスに比べて、クラウドは導入にかかる費用や時間を低く抑えることが可能です。
利用者の教育・訓練
システム導入の最後のステップは、利用者の教育と訓練です。
新しい在庫管理システムの効果を最大限に引き出すためには、利用者がシステムを正しく理解して使いこなすことが欠かせません。
教育・訓練には、研修の開催やマニュアル・eラーニングによる学習、在庫管理現場でのデモなどの方法があります。
稼働後も、疑問や不安に対応できるようサポート体制を整え、定期的にフォローアップすることが重要です。
在庫管理システムの導入を成功させるポイント
在庫管理システムは、在庫管理の精度や効率を飛躍的に向上させる可能性を持ったツールです。
しかし、重要なポイントを押さえずに導入してしまうと、想定した効果が得られないことも少なくありません。
在庫管理システムの導入を成功させるためのポイントを解説します。
導入目的の明確化
在庫管理システムの導入を成功させるためには、最初に導入の目的を明確にすることが重要です。
漠然と「在庫管理を効率化したい」だけでは、システムや機能選定の方向性を見失い、結果的に時間とコストの無駄遣いになりかねません。
在庫精度の向上・納期管理の改善・コスト削減など、具体的な目的を設定し、それに基づいてシステムや機能を選定する必要があります。
明確な目的は、導入プロジェクトが行き詰まったときの指針にもなるでしょう。
経営層や利用者のコミットメント
在庫管理システムは、単なる便利ツールではなく、企業全体の業務改革に繋がる重要なシステムです。
そのため、経営層や現場の利用者のコミットメントが欠かせません。
経営層の積極的なサポートがないと、必要なリソースや社内の支持が得られず、プロジェクトがスムーズに進まないでしょう。
また、現場の利用者の理解がなければ、システムが十分に活用されず、期待した効果が出ません。
これらのコミットメントを得るには、積極的なコミュニケーションや定期的な進捗報告が効果的です。
効果測定と改善
在庫管理システム導入を成功させるためには、導入後の効果測定と継続的な改善も不可欠です。
導入効果の測定により、在庫管理システムが期待通りのパフォーマンスを発揮しているかを確認できます。
具体的な方法には、KPI（Key Performance Indicator）に基づく導入効果の測定や、利用者からの意見や要望の収集などがあります。
そこで得られたデータをもとに、システムの機能や設定を見直すことで、効果を引き出し利用者の満足度も高められるでしょう。
在庫管理システムを導入するなら「zaico」
在庫管理システムは、従来の紙やExcelでの手作業に比べて、企業の在庫管理業務の精度や効率を大きく向上させます。
しかし、単に何でも導入すれば良い訳ではなく、自社の課題や目的にあったシステムを選ぶことが重要です。
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