手作業での在庫管理業務は担当者の作業負担が大きく、ミスが欠品や過剰在庫につながるリスクもあります。
そんな在庫管理業務の課題を解決し、効率化と精度向上を実現するのが在庫管理システムです。
在庫管理システムの導入効果を最大限発揮するためには、自社に適した機能を備えたシステムを選ぶことが欠かせません。
在庫管理システムの機能に焦点を当て、多くの在庫管理システムが備えている主な機能の特徴と、自社に適した在庫管理システムの選び方を解説します。
目次
在庫管理システムの主な機能一覧
在庫管理システムには、在庫管理業務に欠かせない基本的な機能から、利便性を高めるオプション機能まで、多彩な機能が搭載されています。
在庫管理システムの導入を検討する場合は、まずは基本的な機能を押さえておくことが重要です。
多くの在庫管理システムが備えている基本的な機能には以下のようなものがあります。
- 在庫一覧
- 入出庫管理
- 発注管理
- 棚卸
- ロケーション管理
- ロット管理
- 外部連携・CSV/エクセル出力
- QRコード・バーコード利用
- 書類作成
- 権限・セキュリティ管理
上記の機能について、それぞれの内容を見ていきましょう。
在庫管理システムの機能：在庫一覧
在庫一覧機能は、在庫管理システムのベースとなる在庫情報を管理する機能です。
入庫や出庫などの在庫の移動をリアルタイムに反映するので、タイムラグや記載ミスの心配がありません。
在庫一覧では在庫情報がデジタルデータとして格納されるため、検索や抽出、分析も容易です。
在庫管理システムの機能：入出庫管理
入出庫管理機能は、商品の入庫と出庫を記録し、リアルタイムに在庫数を更新する機能です。
従来の手作業による入出庫管理では、伝票を手書きで作成するため時間がかかる上、ミスのリスクもありました。
しかし、入出庫管理機能なら画面入力やハンディターミナルによるスキャンでスピーディーかつ正確に登録・管理が可能です。
在庫管理システムの機能：発注管理
発注管理機能は、在庫レベルが設定した発注点に達すると、アラートを上げたり自動発注したりする機能です。
従来の手作業による発注管理では、在庫数量の誤りに起因する誤発注や、担当者の見落としによる発注漏れのリスクがありました。
しかし、発注管理機能を利用すれば正確な在庫数を常時監視しているため、誤発注や発注漏れを防ぎ適切な在庫レベルを維持することが可能です。
弊社のクラウド在庫管理システム「zaico」では、過去6ヶ月間の出庫データを基におすすめ発注点数量を提案する機能も搭載しています。
在庫管理システムの機能：棚卸
棚卸機能は、在庫の現物とシステム上の在庫数を照合し、在庫の正確性を保証するための機能です。
在庫管理業務の中でも、棚卸作業は時間がかかる上、高い精度も求められるため、担当者には大きな負担がかかります。
在庫管理システムの棚卸機能では、バーコードスキャンなどを活用して数え間違いや記録ミスを防ぐことが可能です。
在庫管理システムの機能：ロケーション管理
ロケーション管理機能は、倉庫内での商品の正確な保管場所を把握し、効率的な在庫管理や物流を実現する機能です。
従来の手作業による管理では、保管場所の台帳に記入し、必要な商品を探す際に時間と労力がかかっていました。
ロケーション管理機能を使えば、バーコードスキャンなどで商品の位置を瞬時に特定でき、ピッキングの作業効率を大幅に向上できます。
在庫管理システムの機能：ロット管理
ロット管理機能は、商品のロット番号、製造日、有効期限などの情報を管理し、品質管理やトレーサビリティを向上させる機能です。
従来の手作業によるロット管理では、記録のミスや追跡の難しさが問題でした。
ロット管理機能を利用することで、有効期限が近いロットの優先的な出荷による廃棄率の減少や、不良品の追跡・特定が容易になる効果が期待できます。
在庫管理システムの機能：外部連携・CSVやエクセル出力
外部連携・CSV/エクセル出力機能は、在庫管理システムと他のシステム間でAPI連携したり、CSV/エクセル形式でエクスポートしたりする機能です。
外部連携機能を活用することで、在庫データを会計ソフトやERPシステム、POSレジシステムなどとシームレスに連携できます。
また、CSV/エクセル出力を活用すれば、在庫システムの情報を加工して分析したり、別のツールに取り込んで編集したりすることが可能です。
弊社のクラウド在庫管理システム「zaico」でも、EC一元管理の「NEXT ENGINE」やPOSレジの「SQUARE」、会計ソフトの「freee」など多彩な外部システムと連携できます。
在庫管理システムの機能：QRコード・バーコード利用
QRコード・バーコード利用機能は、QRコードやバーコードを読み取ることで、商品の入出庫や棚卸を効率化できる機能です。
従来の手作業による入出庫や棚卸では、時間と労力が必要なうえ、入力ミスや商品取り違えなどのリスクがありました。
QRコードやバーコードを利用すれば、ハンディターミナルやスマートフォンでスキャンするだけで、迅速かつ正確に在庫を記録することが可能です。
弊社のクラウド在庫システム「zaico」なら、手持ちのスマートフォンを使えるので、初期投資を抑えられます。
在庫管理システムの機能：書類作成
書類作成機能は、納品書・発注書・請求書・送り状など在庫管理に関わる書類を作成する機能です。
これらの書類を手作業で作成する場合、時間がかかり、作業ミスのリスクがともなっていました。
書類作成機能では、在庫情報と連動して書類を作成することで、作業のスピードと正確性が格段に高まります。
在庫管理システムの機能：権限・セキュリティ管理
権限・セキュリティ管理機能は、ユーザーの利用権限やセキュリティ対策を管理する機能です。
権限管理機能では、ユーザーやユーザーグループごとに利用できる機能を制限することで、誤更新や重要な情報が流出するリスクを防げます。
また、データの暗号化やサイバー攻撃からのデータ保護などのセキュリティ対策により、重要な在庫情報を守ります。
自社に最適な機能を備えた在庫管理システム選定のステップ
在庫管理業務の効率化や精度向上を目指すなら、ここまで見てきたような多彩な機能を持つ在庫管理システムの導入が効果的です。
しかし、市場には多くの種類の在庫管理システムが溢れているため、自社に適したシステムを選ぶには慎重に検討しなければなりません。
自社に最適な機能を備えた在庫管理システムを選定するためのステップを見ていきましょう。
在庫管理の課題を明確にする
まずは、現行の在庫管理業務が抱える課題を明確にしましょう。
課題が漠然としたままでは、在庫管理システムに求める機能も曖昧になり、適切なシステムを選べません。
課題を洗い出すためには、現場の担当者へのヒアリングや業務フローの分析、過去の在庫トラブルの収集などが有効です。
洗い出した課題は、組織や企業に与える影響度合いに応じて解決の優先度をつけ、システム選定に活かします。
必要な機能を洗い出す
続いて、明確になった課題をもとに、在庫管理システムに必要な機能を洗い出します。
課題ごとに、解決に必要な機能をリストアップして機能の内容やできることを整理しましょう。
また、自社の規模や業種、成長戦略などを踏まえてクラウドサービスを利用するか、自社でシステムを導入・運用するオンプレミス型にするかも検討します。
リストアップした機能には重要度をつけておくことで、次のステップの比較検討をスムーズに進めることが可能です。
複数システムを比較検討する
必要な機能が洗い出せたら、複数の在庫管理システムを比較検討します。
重要度が高い機能が網羅されているか、不要な機能が多すぎないか、などの観点でシステムを評価していきましょう。
機能以外にも、費用や性能、セキュリティ、サポート体制などのチェックも重要です。
これらを総合的に評価して、自社に適したシステムを絞り込んでいきます。
デモやトライアルを活用する
候補をいくつかに絞り込んだら、デモや無料トライアルを活用してシステムを試してみましょう。
想定どおりの機能が提供されているか、現場の担当者が使いこなせるか、などホームページや資料だけではわからないことが確認できます。
デモや無料トライアルは期間や対象機能が限られるため、どこを重点的にチェックするかを計画しておくことが重要です。
実際に試したうえで、もっとも自社に適していると判断するシステムを選ぶことで、導入効果や現場の満足度を高められるでしょう。
充実の機能を備えた在庫管理システムなら「zaico」
在庫管理システムは、在庫管理業務の効率や精度を大幅に向上させるためのさまざまな機能を備えています。
自社に適したシステムを選ぶためには、課題を明確にし、必要な機能を洗い出して、複数システムから比較検討することが重要です。
クラウド型の在庫管理システムをお考えなら、16万社の導入実績を誇るクラウド在庫管理システム「zaico」をご検討ください。
zaicoは、基本的な在庫管理機能はもちろん、多彩な便利機能も搭載しています。
また、zaicoはクラウドサービスなので、初期費用はかからず、事業規模や現場の状況に合わせて最適なプランを提案します。
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