在庫管理業務の効率化のため、クリニックでも在庫管理システムの導入は進んできています。
しかし、クリニックではアナログな管理手法でこれまでやっていた場合も多く、クリニックに在庫管理システムを導入する際に悩んでしまうこともあるかもしれません。
クリニックへの在庫管理システム導入のメリット、クリニックに役立つ在庫管理システムの選び方のポイントなどを確認していきましょう。
クリニックにも在庫管理システムは役立つ？
クリニックで安定した医療提供を行うには、必要な物品を確保し、常に適正在庫を維持する在庫管理が不可欠です。
「とはいえ、小規模なクリニックでは、在庫管理システムの導入までは必要ないのではないか」と考えてる場合もあるかもしれません。
実は小規模な利用であっても、在庫管理システムは効果を発揮します。
アナログな方法での在庫管理では、人的ミスを防ぐためであったり、独自なルールや効率的ではない部分があったりして、スタッフに目に見えない多くの業務負荷が生じています。
看護師を中心としたスタッフの負担軽減が重要であることは当然ですが、少人数で運営するクリニックでは、医療や看護業務以外の負担が全体の医療の質低下に直結しやすいため、在庫管理業務の改善は特に重要です。
在庫管理や備品管理、棚卸や発注業務などの効率化を大いにサポートする在庫管理システムをクリニックで活用することはクリニック運営のあらゆる部分にプラスになるといえるでしょう。
クリニックに在庫管理システムを導入するメリット
クリニックに在庫管理システムを導入するメリットにはどのようなものがあるのでしょうか。
クリニックに在庫管理システムを導入するメリットを確認していきましょう。
在庫管理の属人化を解消できる
アナログな方法の在庫管理では、業務が複雑になりやすく、結果として特定のスタッフに大きく依存する「属人化」が生じやすいことが課題です。
属人化すると、担当者が不在の場合の業務遂行が安定せず、在庫管理の質が損なわれることがあります。
在庫管理システムを導入すると、共通の在庫データを権限を付与された誰もが確認・更新できるため、管理の標準化につながります。
スタッフの退職や休職などに際してもスムーズな業務継続が可能になり、属人化によるリスクの大幅な軽減が可能です。
適正在庫の維持に役立つ
医療機関では、物品の在庫切れは検査や治療の遅れにつながる場合があり、患者の健康にも影響するため、可能な限り避けなければなりません。
一方、在庫過多になると、コスト増加やスペースの圧迫につながり、経営に悪影響を及ぼします。
在庫管理システムでは、過去のデータに基づいた発注点の設定や、値を下回った際のアラート機能などにより、適切に発注が行えるよう設計されています。
このような発注管理のサポートは、適正在庫の維持による医療の質の維持と、効率的なクリニック経営に役立ちます。
使用期限を管理しやすい
医薬品や医療材料、医療機器などの使用期限管理は、安全な医療提供に欠かせません。
しかしながら、人の手と目に頼る使用期限管理では、ミスが発生するリスクも高いのが実情です。
在庫管理システムには、各品目の使用期限が近づいた際にアラートを発するなど、期限超過を防ぐ仕組みが備わっているものもあります。
こうした機能は、使用期限を超過した物品の誤使用リスク低減に加え、期限切迫品の優先使用や、期限超過に伴う在庫切れの予防など、在庫管理や経営の効率化にも役立ちます。
業務効率が向上する
アナログな方法での在庫管理は、時間がかかる上にミスが発生しやすく、さらにミスを予防しようと努力するスタッフの負担が大きいという問題があります。
在庫管理システムを導入すると、在庫の正確な把握、業務の自動化、操作性の向上など、多くの面で業務効率が向上します。
システムの活用により人的ミスのリスクが低減することは、在庫管理の質向上だけでなく、スタッフのストレス軽減にもつながるでしょう。
さらに、共通の在庫データをスタッフ間で常に共有できるため、同じデータに基づくやり取りが実現し、コミュニケーションの円滑化にも寄与するというメリットもあります。
コスト削減につながる
アナログな在庫管理の問題の中には、誤発注による過剰な在庫や使用期限切れでの廃棄など、人的ミスに関連するコストもあります。
在庫管理システムの導入により多くの業務を仕組み化することで、このような無駄なコストの削減が期待できます。
さらに、在庫管理業務の効率が向上することで、異なる業務への人材の振り向けが可能となることから、人件費の削減にもつながります。
在庫管理システムは、クリニック経営の健全化にも寄与するといえるでしょう。
クリニックに導入する在庫管理システムの選び方
クリニックでは、どのような特徴の在庫管理システムが最適でしょうか。
クリニックに導入する在庫管理システムを選ぶポイントを確認していきましょう。
データ更新が容易か
データ更新のしやすさは必ず確認すべきポイントです。
医療機関では多種多様な物品が大量に使用され、頻繁に在庫データが変動します。
精度の高い在庫情報の維持には、常に変動する在庫を迅速かつ正確にデータに反映させるための設計の工夫が求められます。
例えば、バーコードや2次元コードのスキャンで物品情報にアクセスできる機能があると、更新作業が効率よく行えるうえ、誤入力などのミスも防ぐことができます。
発注点や使用期限のアラート機能があるか
在庫に影響しやすい発注管理や使用期限管理をサポートする機能も重要です。
あらかじめ設定された発注点を下回り在庫が不足しそうな場合や、使用期限が近づいた場合にアラートを出す機能は、担当スタッフの大きな助けになるでしょう。
在庫管理の質が向上するのはもちろん、スタッフの業務負荷やストレスの軽減にも大いに役立つと考えられます。
直感的に操作できるか
在庫管理システムはさまざまな年齢層のスタッフが扱う可能性があるため、ITにあまりなじみがなくても簡単に使える直感的な操作性も重要な選定基準です。
シンプルで分かりやすいデザインになっているかどうか、操作の手数が多すぎないかを確認してください。
普段から慣れ親しんでいるスマホやタブレットでアクセスできるシステムであれば、導入時の障壁も低くなるでしょう。
サポート体制は充実しているか
在庫管理システム導入に際して問題が発生しても、クリニックでの医療提供を止めることはできません。
そのため、導入当初のさまざまなトラブル解決や、定着へのサポートの要望に柔軟に対応するサービスを備えたシステムを選択することが大切です。
専任サポーターに直接相談できる、サービスを無料で受けられるなど、充実したサポート体制があるかどうか確認しましょう。
費用は適切か
在庫管理システムの費用は、初期導入費用と利用料（月額など）から構成されます。
費用を比較する際は、利用料だけでなく、初期導入費用の有無や、無料試用期間の有無も合わせて確認しましょう。
機能の数やユーザー数に応じて、異なる費用で複数のプランを提供するシステムもあるため、ご自身のクリニックに最適なものを選択することが重要です。
在庫管理システムzaicoのクリニック導入事例
在庫管理システムはクリニックでどのように実際に役立てられているのでしょうか。
多くのクリニックで利用されている在庫管理アプリzaicoの導入事例をご紹介します。
棚卸時間を10分の1に短縮：茶屋町在宅診療所様
茶屋町在宅診療所様（岡山県倉敷市）では、数百種類に及ぶ医療材料の在庫管理を紙で行うことに限界を感じ、在庫管理アプリzaicoが導入されました。
顕著に効果が現れたのは、棚卸の場面です。
導入前は年末年始も出勤して物品の数を数えていたのに対し、導入後は在庫状況がデータに視覚化されたことで、簡単な操作で棚卸が終了できるように改善されました。
棚卸時間はわずか10分の1に短縮されました。
発注漏れによる在庫切れや使用期限超過での廃棄なども減少し、在庫管理の質の向上を実現しています。
茶屋町在宅診療所様のクラウド在庫管理システムzaico導入事例はこちら
発注漏れや重複注文が激減：オカダデンタルオフィス様
紙での在庫管理を行っていたオカダデンタルオフィス様（栃木県宇都宮市）は、属人化、発注漏れ、重複注文など、数多くの問題に直面していました。
そこで「誰でもわかるシステム」で属人化を解消しようと導入されたのが、在庫管理アプリzaicoです。
zaico導入後は、物品がカテゴリごとに整理され、捜し物の時間短縮を実感していただいています。
発注アラート機能を活用し、発注ミスを大幅に減らすという成果も上げています。
オカダデンタルオフィス様のクラウド在庫管理システムzaico導入事例はこちら
コスト削減と従業員の意識向上を実感：二村医院様
二村医院（愛知県刈谷市）では、在庫管理を各業者に任せていたことにより、在庫過多の課題を抱えていました。
そこで在庫の適正化とコスト削減を目的に在庫管理システム導入に踏み切り、シンプルな使い勝手を評価してzaicoを選択していただきました。
zaicoを活用しながら自ら在庫管理を行うことで、スタッフのコスト意識の高まりと、コスト削減効果の現れを実感しているとのことです。
二村医院様のクラウド在庫管理システムzaico導入事例はこちら
クリニックに在庫管理システムを導入するならzaico
小規模だからこそ経営の効率化が重視されるクリニックでは、在庫管理システムは特に有用です。
中でもシンプルな管理と簡単操作を重視するなら、クラウド在庫管理システムzaicoをご検討ください。
zaicoは、歯科・眼科・整形外科などのクリニックを中心に、動物病院、在宅医療、総合病院まで、幅広く利用されているクラウドベースの在庫管理システムです。
在庫データの見える化と発注の仕組み化により、在庫管理の脱属人化を実現します。
直感的な操作性に加え、バーコードや2次元コードのスキャン機能を備えており、誰でも簡単に在庫検索や情報更新が行える簡便さが特長です。
スマホやタブレットからアクセスでき、発注点や使用期限に基づくアラート機能も備えています。
導入時には専任のサポーターによる最大3回までの無料サポートのほか、初期導入費用無料、31日間無料お試し可能ですので、初めてでも安心してご利用ください。
