「在庫管理の効率化を図りたいけれど、在庫管理システムの導入は敷居が高そう」と感じているケースもあるかもしれません。
クラウドサービスが広がり、豊富な機能を持つシステムを、初期コストを抑えて導入できるようになっています。
在庫管理システムとは何かから、在庫管理システムの主な機能やメリット・デメリット、選定のポイントを確認していきましょう。
在庫管理システムとは
在庫管理システムとは、商品や部品などの在庫数量、入出庫情報、保管場所などを一元管理し、効率的な在庫管理を実現するためのシステムです。
エクセルや紙での管理から移行し、在庫管理システムを導入することで、企業は在庫を正確に把握でき、在庫不足や過剰在庫のリスクを減らせます。
zaicoをはじめ、クラウド型の在庫管理システムが主流となり、以前はハードルが高かった中小企業でも、手軽に導入できるようになっています。
在庫管理システムとエクセル管理の違い
小規模な在庫であれば、追加コストをかけずに、エクセルでの管理も不可能ではありません。
しかし、品目が増えたり、業務が複雑化したりすると、エクセルだと管理が煩雑になりがちです。
エクセル管理と比較して、在庫管理システムには大きな優位性があります。
例えば、エクセルでは、データの更新は手作業で、複数の担当者による同時編集が困難です。
一方、在庫管理システムなら、バーコードリーダーなどで自動登録でき、複数人での同時更新でも不整合を心配する必要はありません。
また、在庫管理システムには、発注タイミングの通知やデータ分析など多彩な機能も搭載されてるものもあります。
このように、在庫管理システムの導入には初期コストはかかるものの、長期的には在庫管理業務の効率化や精度向上、コスト削減が期待できるでしょう。
在庫管理システムとは：主な機能
在庫管理システムには、在庫管理業務を効率的に行うためのさまざまな機能が搭載されています。
しかし、利用できる機能は、在庫管理システムのサービスやプランによって異なるので確認が必要な部分ではあります。
在庫管理システムの主な機能を確認していきましょう。
在庫一覧
在庫一覧は、在庫品の数量や保管場所、ロット番号、賞味期限などの情報をリアルタイムで一覧表示する機能です。
在庫状況を検索・フィルタリングでき、必要な情報にすぐにアクセスできます。
入出庫管理
入出庫管理は、入荷や出荷、返品、廃棄などにともなう在庫の動きを記録・管理する機能です。
バーコードやRFIDを活用すれば、商品の入出庫を自動的に記録し、在庫数を更新できます。
発注管理
発注管理は、在庫が設定した発注点を下回ると、自動的に発注を促すアラートを通知する機能です。
また、発注書の自動作成や仕入先への発注データの送信、発注履歴の管理などの一連の業務を管理します。
データ分析
データ分析は、システムに蓄積した在庫推移や入出庫履歴のデータを分析する機能です。
在庫推移や商品ごとの販売状況を可視化し、データを基にした在庫管理の改善をサポートします。
外部システム連携
外部システム連携は、会計システムやECサイト、POSシステム、物流システムなど、他の関連システムとデータを連携する機能です。
APIやCSVでのデータ連携により、データの二重入力が不要になります。
在庫管理システムとは：導入形態
在庫管理システムの導入形態には、大きく3つあります。
在庫管理システムの導入形態の特徴を確認していきましょう。
クラウド型
クラウド型は、インターネットを通じてサービスを利用する形態です。
自社でサーバーを用意する必要がなく、初期コストを抑えて導入できます。
また、ソフトウェアの更新やメンテナンスもクラウド事業者が行うため、IT知識がなくても利用可能です。
一方で、インターネット環境に依存するため、通信障害時にシステムが使えなくなるリスクがあります。
中小企業や導入・保守に手間をかけたくない企業に向いているでしょう。
オンプレミス型
オンプレミス型は、自社でサーバーを保有し、システムを運用する形態です。
クラウド型に比べて初期コストは高額になりますが、長期的に見ると総コストを抑えられる場合があります。
また、カスタマイズ性が高く、自社の業務に合わせた細かい設定が可能です。
一方で、サーバーの保守管理やシステムのアップデートは自社で行う必要があるため、専門的な知識を持つIT人材が求められます。
IT人材が豊富な大企業や、独自の在庫管理要件がある企業に向いています。
アプリ利用
在庫管理システムには、スマートフォンやタブレット向けのアプリケーションを利用する形態もあります。
現場での在庫管理がしやすく、操作性に優れている点が特徴です。
また、手軽に導入できて特別な設備は不要なため、初期コストを抑えて、すぐにシステムを導入できます。
ただし、機能が限定される場合があり、複雑な在庫管理には向かないことも多いため、注意が必要です。
小規模事業者や、シンプルな在庫管理が必要な企業に向いています。
在庫管理システムとは：主なメリット
豊富な機能を持つ在庫管理システムは、企業にさまざまなメリットをもたらします。
在庫管理システムの主なメリットを確認していきましょう。
業務の効率化
在庫管理システムの導入により、従来の手作業による在庫管理業務の効率化が可能です。
例えば、バーコードやRFIDを活用すると、データ入力の手間が省けます。
また、在庫状況をリアルタイムで把握できるため、担当者は現状の把握やデータ集計にかかる時間を削減できるでしょう。
業務負担が減ることで、少人数でも効率的に在庫管理が可能になります。
在庫の精度向上
在庫管理システムの利用により、人的ミスを抑えて在庫データの正確性を向上できる点もメリットです。
手作業による入力ミスや計算ミスがなくなり、実在庫とシステム上の在庫の差異を最小限に抑えられます。
また、データ分析機能の活用により過剰在庫や在庫不足を防ぎ、適正在庫の維持が可能です。
これにより、従来の在庫管理で抱えていたミスや不整合による問題を解消できるでしょう。
属人化や人手不足の解消
在庫管理システムの導入により、これまで特定の担当者の経験や勘に頼っていた在庫管理業務を標準化できます。
例えば、発注のタイミングや適正在庫量が自動的に判断されるため、誰でも適切な在庫管理が可能です。
また、誰でも簡単に在庫状況を確認できるため、担当者の急な欠勤や退職時にもスムーズに業務を引き継げるでしょう。
これにより、在庫管理業務の属人化を防ぐとともに、人材教育にかかる時間を削減し人手不足の解消にもつながります。
在庫管理システムとは：主なデメリット
在庫管理システムには、多くのメリットがある一方で、導入にあたっては注意すべきデメリットもあります。
在庫管理システムの主なデメリットを確認していきましょう。
初期コスト・ランニングコストが必要になる
在庫管理システムの導入には、初期コストとランニングコストがかかります。
クラウド型の場合、初期コストは抑えられますが、月額利用料が継続的にかかります。
オンプレミス型の場合は、サーバーや設備、ソフトウェアライセンスなどの初期コストに加えて、保守費用やバージョンアップ費用などのランニングコストも必要です。
特に、IT予算が限られる中小企業にとっては、こうしたコストが大きな負担になる可能性があります。
業務プロセス変更の負担
新たなシステム導入にともない、既存の在庫管理業務プロセスの見直しや変更が必要となります。
長年続けてきた独自の管理方法がある場合、システムの標準的な運用方法への切り替えに抵抗を感じる従業員も少なくありません。
また、システムの操作習得には一定期間が必要で、導入時には業務効率が一時的に低下する可能性もある点には注意しましょう。
在庫管理システムとは：選定のポイント
在庫管理システムは、多くのベンダーからさまざまな製品が提供されています。
システムの導入効果を最大限に発揮するためには、自社に合ったシステムを選ばなくてはなりません。
在庫管理システムの選定のポイントを確認していきましょう。
自社の課題とニーズを明確にする
在庫管理システムの導入を検討する際には、まず、現状の在庫管理業務の具体的な課題を洗い出します。
例えば、在庫の正確性が低い、棚卸に時間がかかりすぎる、発注忘れが多いなど、現場で起きている問題を具体化しましょう。
その上で、システムに求める機能を優先度付けしていきます。
これにより、自社のニーズに即した必要十分な機能を備えた在庫管理システムを選ぶことが可能です。
投資効果を算出する
在庫管理システムを選定する際には、投資効果の算出も不可欠です。
コストをかけてシステムを導入するからには、投資額に応じた効果が得られなければなりません。
過剰在庫や在庫不足の解消、作業時間の短縮などの効果を金額に換算し、投資額をどの程度の期間で回収できるかを評価しましょう。
導入後にも、期待通りの効果が得られているかを定期的に確認し、必要に応じて改善策を講じることが重要です。
使いやすさやサポートの充実度をチェックする
システムの操作性は導入後の定着に大きく影響します。
直感的な操作が可能か、必要な情報にすぐにアクセスできるかなどのポイントをチェックしましょう。
また、導入時のサポート体制やマニュアルの充実度、トラブル時の対応時間なども、導入後の円滑な運用を左右する重要な要素です。
使いやすさやサポートの充実度は、導入前のデモや無料トライアルを活用して確認すると良いでしょう。
在庫管理システムの導入なら「zaico」
在庫管理システムとは、商品や材料などの在庫数量、入出庫情報、保管場所などを一元管理し、効率的な在庫管理を実現するためのシステムです。
在庫一覧や入出庫管理、発注管理をはじめとした多彩な機能を備えており、在庫管理業務の効率化や精度向上、属人化の解消などが実現できます。
在庫管理システムの導入を成功させるためには、自社の課題・ニーズの明確化や投資効果の算出、操作性・サポートのチェックなどが重要です。
在庫管理システムの導入をお考えなら、「クラウド在庫管理システムzaico」をご検討ください。
アカウント登録から物品登録、出庫、入庫、棚卸のシンプルな5ステップでヒューマンエラーが生まれない在庫管理を実現します。
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