「在庫管理の現場の負担を減らしたい」「作業のミスをなくしたい」と考えているのであれば、SaaS型の在庫管理システムを利用してみるといいかもしれません。
SaaS型の在庫管理システムの特徴や機能、メリット、SaaS型の在庫管理システム導入のポイントを解説します。
在庫管理もSaaSで可能？
SaaS（Software as a Service：サービスとしてのソフトウェア）とは、クラウドサービスの一種で、インターネットを介してソフトウェア機能を提供するサービスのことです。
クラウドサービスの浸透にともない、幅広い分野のビジネスツールがSaaSとして展開されるようになりました。
在庫管理システムも例外ではなく、さまざまなSaaS型のアプリケーションが提供されています。
SaaS型の在庫管理システムの特徴と主な機能を見ていきましょう。
SaaS型の在庫管理システムの特徴
SaaS型の在庫管理システムは、自社でシステムを保有する従来のオンプレミス型システムと比べて、以下のような特徴があります。
- 自社でシステムを保有するのではなく、クラウド事業者が提供するサービスをサブスクリプション形式で利用
- ハードウェア・ソフトウェアの購入や保守が不要
- データをクラウド上に保存し、インターネット経由で在庫管理機能を利用
- 機能やセキュリティ対策はサービスプロバイダーによって自動アップデート
こうした利便性やコスト面の特徴から、SaaS型在庫管理システムは、多くの企業の在庫管理業務を改善する魅力的な選択肢となっています。
SaaS型の在庫管理システムの主な機能
多くのSaaS型在庫管理システムで提供されている、代表的な機能は以下のとおりです。
- 在庫一覧
- 入出庫管理
- 発注管理
- 棚卸
- ロケーション管理
- QRコード・バーコード利用
- レポート出力
SaaS型在庫管理システムでは、こうした基本的な機能のほか、サービスによってさまざまな独自機能も提供されています。
在庫管理にSaaSを活用するメリット
インターネット経由で利用するSaaS型の在庫管理システムには、導入や運用の容易さ、コスト削減などのさまざまなメリットがあります。
自社でシステムを導入・運用するオンプレミス型のシステムとの違いを中心に、SaaS型の在庫管理システムのメリットを見ていきましょう。
在庫管理のデジタル化を手軽に実現できる
SaaS型在庫管理システムは、インターネット環境さえあればすぐに利用できます。
オンプレミス型のシステムを導入するときのような、ハードウェアの購入やネットワーク環境構築、ソフトウェアインストール・設定のような作業は必要ありません。
そのため、ITの高度な専門知識を持った人員がいなくても、在庫管理のデジタル化を短期間で実現することが可能です。
初期コストが抑えられる
SaaS型在庫管理システムは、クラウド事業者が提供しているサービスを、複数のユーザーが利用料を支払って共同利用するビジネスモデルです。
そのため、自社環境を用意してシステムを構築するオンプレミス型に比べて、導入にかかる初期コストが大幅に削減できます。
高額な初期コストがネックで在庫管理システムの導入を躊躇していた中小企業などにとっても、SaaS型なら導入のハードルが低くなるでしょう。
システム運用・保守のための体制やコストが不要
SaaS型在庫管理システムは、導入後の運用フェーズでも、体制面・コスト面でメリットがあります。
SaaSのシステム運用や保守はクラウド事業者が担うため、ユーザー企業は自社でサーバーやソフトウェアを管理する必要がありません。
そのため、ITの専門知識を持つ人材のいない企業でも、保守・メンテナンスのことを気にせずに導入することが可能です。
企業の成長に合わせて拡張しやすい
SaaS型在庫管理システムは、必要に応じてユーザー数や機能を追加できる拡張性の高さも大きな魅力です
オンプレミス型の場合には機器の追加やカスタマイズなどに時間がかかりますが、SaaSならスピーディーに対応できます。
そのため、導入時に必要なユーザー数や機能のみで契約し、企業の成長とともにシステムの利用を拡大していく柔軟な使い方が可能です。
いつでもどこでも在庫情報にアクセスできる
SaaS型在庫管理システムは、インターネット環境があれば、いつでもどこからでも在庫情報にアクセスできる点もメリットです。
オンプレミス型システムの場合、ネットワークの制限やセキュリティの問題により、利用場所がオフィス内に限られるなどの制約がありました。
SaaS型在庫管理システムなら、営業先や在宅勤務などのオフィス外からでも在庫情報を確認して、迅速な対応が可能となります。
在庫管理業務の効率や精度が向上する
SaaS型在庫管理システムは、多くのユーザー企業からのフィードバックを受けて機能や使い勝手が改善されていきます。
基本的な在庫管理機能に加えて、さまざまな企業のニーズに応える多彩な機能を備えているため、自社の在庫管理業務の課題やニーズに合ったサービスを選ぶことが可能です。
自社に最適なSaaS型在庫管理システムを活用すれば、在庫管理業務の効率や精度の大幅な向上が期待できるでしょう。
在庫管理へのSaaSの活用が向いている企業
SaaS型の在庫管理システムは、幅広い企業で利用可能なサービスですが、すべての企業に最適というわけではありません。
SaaS型の在庫管理システムの導入が向いている企業の特徴は以下のとおりです。
- システム導入の初期費用を抑えたい中小企業やベンチャー企業
- 成長期でユーザー数や利用機能を柔軟に変化させたい企業
- オフィス外から在庫情報にアクセスしたい企業
一方で、以下のような企業はSaaSよりもオンプレミス型のほうが向いているかもしれません。
- 機能や性能、操作を自社専用にカスタマイズしたい企業
- 高度な情報セキュリティが求められる企業
- インターネット環境が不安定な企業
これらの特徴を考慮して、自社がSaaS型在庫管理システムの導入に適しているかを判断しましょう。
SaaS型在庫管理システムの導入の成功ポイント
SaaS型の在庫管理システムは、多くのクラウド事業者からサービスが提供されています。
その中から、自社に適したサービスを選び、SaaS型の在庫管理システムの導入を成功させるポイントを見ていきましょう。
導入の目的とニーズを明確にする
まずは、SaaS型の在庫管理システムを導入する目的と、システムに求めるニーズを明確にすることが重要です。
これらが曖昧なまま導入を進めると、過剰な機能によるコスト増や、必要な機能が不足するなどの問題が生じる可能性が高まります。
目的とニーズを明確化するには、業務プロセスを分析し、どの業務に課題があるか、何を解決にしたいかをリストアップすることが有効です。
それにより、想定した効果が得られ、導入後の現場のトラブルも最小限に抑えられるでしょう。
複数のSaaSの価格や機能などを比較する
SaaS型の在庫管理システムを選定する際には、複数のサービスの価格や機能、口コミ、サポート体制などをしっかりと比較検討しましょう。
面倒だからと適当に決めてしまうと、割高なサービスを選んでしまったり、必要な機能が欠けていたりする可能性があります。
優先度に応じて評価項目に重みをつけて、候補となるシステムを採点すると良いでしょう。
それにより、必要十分な機能を備えた、コスト効果の高いシステムを選択できます。
デモや無料トライアルで使い勝手をチェックする
SaaS型の在庫管理システムを選ぶ際には、多くのサービスで提供しているデモや無料トライアルを積極的に活用しましょう。
ホームページや資料だけで導入を決めると、思っていたシステムと違ったり、使い勝手が悪かったりするリスクが高まります。
デモや無料トライアルを使う際は、機能や操作性の確認に加えて、問い合わせの応答やサポート体制が整っているかどうかも確認すると良いでしょう。
それにより、自社のニーズとのミスマッチを防ぎ、導入後の満足度を高めることが可能です。
現場の利用者へのサポートを充実させる
SaaS型の在庫管理システムの導入効果を十分に発揮するためには、現場で利用する担当者へのサポートを整えることが重要です。
サポートが不足していると、担当者がシステムを使いこなせず、逆に生産性の低下や運用ミスを招くことになりかねません。
具体的には、導入前の教育・研修やマニュアル・問い合わせ窓口の整備、定期的なフォローアップなどが有効です。
利用者がシステムの価値を最大限に引き出すことが、導入効果を高めることにつながるでしょう。
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