複数倉庫の在庫管理はエクセルが適した方法なのでしょうか。
在庫管理にエクセルを利用することは少なくありませんが、複数倉庫の在庫管理は複雑になりやすくエクセルでは難しいケースもあります。
複数倉庫の在庫管理をエクセルでする際の方法や課題、複数倉庫の在庫管理をエクセルよりも効率的にするための代替案について確認していきましょう。
複数倉庫の在庫管理はエクセルでもできる？
エクセルは機能が豊富で、業務に合わせたカスタマイズも可能であることから、さまざま業務や用途で利用されるツールです。
在庫管理のためにエクセルが使用されるケースは少なくありません。
しかし、エクセルは本来、表計算のためのソフトウェアですので、エクセルでの在庫管理に限界が生じてくるケースは多くあります。
エクセルはデータの整理や関数を用いた分析には優れていますが、複数の倉庫を統合的に管理し、在庫の変動やリアルタイムの情報更新に対応するには限界があります。
特に、頻繁に在庫の変動が発生する場合、エクセルでの在庫管理は煩雑でミスが発生しやすく、効率的な管理が難しくなります。
統合的に在庫管理することが必要な複数倉庫の在庫管理をエクセルですることは、多くの課題が生じる可能性が高いといえるでしょう。
複数倉庫の在庫管理をエクセルで行う際の課題
複数倉庫の在庫管理をエクセルですることで課題が生じやすくなるのはなぜなのでしょうか。
複数倉庫の在庫管理をエクセルですると課題が生じる理由について確認していきましょう。
データの一元管理が難しいため
複数の倉庫で在庫を管理する場合、それぞれの倉庫で独立したデータが生成されるため、全体の在庫状況を一元管理するのが困難です。
エクセルで全ての倉庫のデータを集約しようとすると、シートの複雑さが増し、データの重複や混乱を招く場合があります。
ミスが発生しやすいため
エクセルで在庫管理を行う場合、入出庫データを手動で入力することが多くあります。
手動による作業であるため、入力ミスが発生しやすいです。
特に在庫数の変動が激しい場合は頻繁な更新が必要となり、人的エラーのリスクが高まります。
リアルタイムでの在庫把握が困難なため
エクセルではデータの手動入力が基本となるため、在庫のリアルタイム更新が難しいです。
即時に在庫状況を確認できないため、タイムラグが生じ、欠品や過剰在庫のリスクが増大します。
エクセルへの負荷が強まるため
複数倉庫分の在庫データをエクセルで管理すると、ファイルが大きくなり、動作が重くなる場合があります。
特に画像データや詳細な情報を追加する場合、処理速度の低下が著しくなり、作業効率に悪影響を与えます。
情報共有が不便なため
複数倉庫の在庫情報を共有するには、都度ファイルを更新して共有する必要があります。
倉庫の数が多ければ多いほど、集約する手間がかかります。
さらに、バージョン管理も煩雑になるため、情報共有においても効率的とは言えません。
複数倉庫の在庫管理をエクセルで行うリスク
エクセルで複数倉庫の在庫を管理することには、効率面以外にも様々なリスクが伴います。
複数倉庫の在庫管理をエクセルで行うリスクを確認していきましょう。
在庫切れや過剰在庫の発生
エクセルでの管理はリアルタイム性に欠けるという難点があります。
そのため、在庫切れや過剰在庫を発見するのが遅れがちです。
リアルタイムに適正な在庫数を維持できず、無駄なコストがかかることがあります。
顧客満足度の低下
エクセルはリアルタイム性に欠けるツールです。
欠品が発生していることに気づくのが遅くなり、商品を待つ顧客への対応が遅れてしまえば、顧客満足度の低下は避けられません。
顧客が他の競合へ流れてしまうリスクも高まり、ビジネスチャンスを逃してしまうこともがあるでしょう。
コストの増加
エクセルでの在庫管理では、余分な在庫や欠品を招くリスクがあります。
そのため、過剰在庫による保管コストや、急な在庫補充による追加コストが発生しやすくなります。
競争力の喪失
エクセルでの在庫管理が非効率的な場合、迅速な商品供給やコスト削減が難しくなります。
結果的に競争力の低下を招くリスクがあります。
複数倉庫の在庫管理をエクセルでする方法
エクセルを用いて複数倉庫を管理する場合、効率を高めるための機能や方法を活用する必要があります。
複数倉庫の在庫管理をエクセルでする方法を確認していきましょう。
ピボットテーブルを使用する
エクセルの「ピボットテーブル」は大量のデータを集計・分析するのに便利な機能です。
この機能を使えば、各倉庫の在庫データを集計し、全体の在庫状況を一目で把握することができます。
特定の商品や倉庫別の在庫数も簡単に確認できるため、基本的な在庫管理に役立ちます。
条件付き書式を活用する
条件付き書式を使って、在庫数が少ない場合にセルの色を変更するなど、視覚的に在庫の状況を把握しやすくするのも効果的です。
たとえば、在庫数が一定の基準を下回ると赤く表示されるように設定することで、在庫不足にいち早く気づける仕組みを構築できます。
複数の関数を併用する
エクセルの関数を組み合わせることで、入出庫の計算や在庫の自動更新が可能になります。
たとえば、SUMIF関数やVLOOKUP関数を活用して在庫数を集計すれば、倉庫ごとの在庫データを素早く反映させることができます。
複数倉庫の在庫管理をエクセルより効率化する方法
複数倉庫の在庫管理を、エクセル以外の方法でさらに効率化するためにはどのような選択肢があるのでしょうか。
複数倉庫の在庫管理をエクセルより効率化する方法を確認していきましょう。
バーコード管理を行う
各商品にバーコードを付与し、バーコードリーダーを使って入出庫を管理することで、在庫記録の正確性と作業効率が大幅に向上します。
バーコード管理を導入すれば、在庫が減少した際に素早く補充対応が可能になり、エクセルの手入力による記録に比べてヒューマンエラーが大幅に削減されます。
また、スキャンだけで入出庫が完了するため、特に多店舗や複数倉庫を管理する際の作業時間が短縮され、在庫管理がリアルタイムで反映されるのも大きなメリットです。
クラウドストレージでの管理を行う
エクセルをクラウドストレージ上で管理することで、リアルタイムで複数人が同時に編集・閲覧できる環境を整えられます。
GoogleスプレッドシートやOneDriveなどを利用すれば、最新の在庫情報が即座に共有され、タイムラグのない管理が実現します。
在庫管理専用システムを導入する
専用の在庫管理システムを導入すれば、在庫数のリアルタイム更新や、入出庫データの自動集計が可能になります。
各倉庫の在庫状況を一元管理でき、エクセルでの手動管理に比べて効率が大幅に向上します。
「バーコード管理機能」や「クラウドストレージ上での管理」などは、基本的な機能として搭載されていることが一般的です。
在庫管理専用システムを導入すれば、エクセルでの在庫管理で感じているデメリットをすぐすぐに解消できるでしょう。
複数倉庫の在庫管理はエクセルよりもzaico
エクセルは在庫管理で使用されることが多いツールであり、導入が簡単で、コストが抑えられるというメリットを感じていることもあるでしょう。
しかし、一元管理が欠かせない複数倉庫の在庫管理の場合は、扱う在庫数が多かったり、在庫管理を行うスタッフのスキルのバラつきがあったりなどで、エクセルでは適切な在庫管理ができないケースは特に多くあります。
複数倉庫の在庫管理を効率化するためには、エクセルよりも「クラウド在庫管理システムzaico」の導入をご検討ください。
zaicoはクラウドベースの在庫管理システムで、アプリ利用をすれば、スマートフォンやタブレットからでも在庫情報を確認・更新できます。
また、バーコードやQRコードを活用した入出庫管理も可能で、在庫管理の正確性が向上します。
実際に、zaicoを導入したことで、エクセルの煩雑な管理から解放され、より効率的で正確な複数倉庫の在庫管理が可能になったというお声もいただいております。
エクセルでの複数倉庫の在庫管理に限界を感じている、複数倉庫の在庫管理に使える在庫管理システムをお探しであれば、お気軽にzaicoにお問い合わせください。
