従来の紙やExcelを用いた在庫管理は、人為的なミスや情報の反映遅延により、在庫の精度が低下しやすいという問題を抱えています。
在庫管理のデジタル化は、紙やExcelでの在庫管理の問題を解消し、在庫の正確性と作業の効率を大幅に向上させる効果的な手段です。
在庫管理をデジタル化するメリットや方法、注意点について詳しく解説します。
在庫管理のデジタル化とは
在庫管理のデジタル化とは、従来の紙ベースやExcelなどを使ったアナログな在庫管理手法から、デジタル技術を活用した手法へシフトすることです。
デジタル化では在庫管理システムやRFIDタグ、IoTなどの活用により、在庫管理業務の効率や精度を大幅に改善できます。
また、経営層の視点でも、在庫情報の可視化や最適化による資本効率の向上への貢献が期待されます。
このように、現場と経営の双方に大きなメリットをもたらす在庫管理のデジタル化は、企業の競争力強化を図るうえで重要な取り組みといえるでしょう。
在庫管理をデジタル化しないままでいる問題
企業が在庫管理をデジタル化しないままでいる場合、どのような問題が起こるのでしょうか。
在庫管理をデジタル化しないままでいる問題の主なものを見ていきましょう。
ミスや作業漏れが発生しやすい状態である
デジタル化されていない在庫管理では、手作業による紙への記入やデータ入力が必要です。
手作業に依存する結果、人為的なミスや作業の漏れが発生しやすくなります。
特に、繁忙期や棚卸しなど作業が忙しい時期には、担当者の負担が大きくなり、ミスや作業漏れが増えやすくなるでしょう。
在庫管理のミスは欠品や納期遅延の原因となり、フォローによる作業量の増加や顧客満足度の低下につながります。
情報共有がしづらく業務が属人化しやすい状態である
デジタル化されていない在庫情報は、紙で保管されていたり、担当者によって管理が異なったりして、共有しづらい点も問題です。
これにより、在庫情報や業務ノウハウが特定の個人に依存し、属人化が進む要因となります。
属人化が進むと、在庫業務の繁忙期に担当者が不在になった場合、重要な業務が滞るリスクが高まるでしょう。
また、在庫情報が属人化することにより、ミスや誤りに気づきにくくなるデメリットもあります。
不正確な在庫情報が過剰在庫や欠品を引き起こしやすい
デジタル化されていない在庫管理は、ミスや反映の遅れなどにより、不正確な数量や所在が記録される可能性が高まります。
不正確な在庫数量や所在に基づいた受発注は、過剰在庫や欠品の原因です。
過剰在庫は保管スペースやコストの増加、欠品は売上機会の損失や顧客満足度低下につながります。
こうした状況が積み重なると、企業の資金繰りの悪化や顧客離れなど、企業に損害を与えるリスクが高まるでしょう。
在庫管理をデジタル化するメリット
在庫管理のデジタル化をうまく活用することで、ここまで挙げた問題の低減や解消が可能です。
在庫管理をデジタル化するメリットを確認していきましょう。
在庫精度の向上が期待できる
在庫管理のデジタル化によって手作業に比べてミスや漏れを減らし、在庫精度の大幅な向上が可能です。
例えば、バーコードやRFIDタグなどの導入により、入出庫や棚卸のデータ入力を正確に記録できます。
在庫情報の精度が向上することで、ミスに起因する過剰在庫や欠品のリスクを軽減できるでしょう。
業務効率の向上による負担とコストの削減につながる
デジタル化は、在庫管理業務にかかる時間と労力の削減にも効果的です。
入出庫や棚卸のデータ入力自動化はもちろん、発注書や納品書作成や在庫分析などの機能を活用すれば、多くの業務を効率化できます。
また、ミスが減ることで作業のやり直しや修正にかかる時間も減らせるでしょう。
これにより、担当者の業務負担が軽減され、残業や人件費の削減に寄与します。
在庫状況の可視化による迅速な意思決定がしやすくなる
在庫管理のデジタル化により、ダッシュボードや分析ツールを通じて、在庫状況を一目で把握できるようになります。
在庫状況が可視化できるようになると、管理者は在庫レベルを即座に評価し、需要の変動に応じて迅速に対応可能です。
例えば、プロモーション期間中にリアルタイムの在庫状況を把握して、人気商品の在庫を迅速に調整することで売上機会の損失を防げます。
デジタル化により在庫を適正に保つことは、顧客満足度の向上や財務健全化にも効果を発揮するでしょう。
在庫管理をデジタル化する方法
在庫管理をデジタル化するには、さまざまな方法があります。
代表的な在庫管理のデジタル化の方法を確認していきましょう。
ERPシステムの導入による在庫管理のデジタル化
ERPシステムの導入による在庫管理のデジタル化です。
ERPシステムとは、在庫管理のほかにも会計・人事・生産管理・販売管理などの機能を備えた、企業全体の基幹業務を統合的に管理するシステムを指します。
複数の部門を持つ中規模から大規模の企業や、複雑なサプライチェーンを持つ企業に適しているでしょう。
在庫情報を含む企業全体のデータを一元管理できるため、業務効率の向上や経営層による迅速な意思決定を実現できます。
専用の在庫管理システムの導入による在庫管理のデジタル化
在庫管理に特化した機能を備えたシステムの導入による在庫管理のデジタル化です。
在庫管理システムは、在庫データの一元管理や発注管理、在庫分析などの機能を備えています。
在庫管理業務に特化しているため、ERPシステムに比べて導入コストを抑えることが可能です。
クラウドサービスで提供されている製品も多く、中小企業やシンプルなサプライチェーンを持つ企業に適しています。
RFIDやIoTシステムの導入による在庫管理のデジタル化
RFID（Radio-Frequency Identification）やIoT（Internet of Things）を活用したシステムの導入による在庫管理のデジタル化です。
これらの技術では、ICタグやセンサー技術などを用いて、在庫の位置情報や数量をリアルタイムに把握できます
それにより、手作業によるデータ入力や棚卸作業の負担軽減に加え、商品紛失のリスク低減、商品の鮮度管理なども可能です。
広い倉庫を持つ企業や、食品・医療品など厳しい品質管理が求められる企業に適しています。
在庫管理デジタル化の注意点
在庫管理のデジタル化は企業に多くのメリットをもたらしますが、システムの導入には注意すべき点もあります。
在庫管理をデジタル化する際の注意点を確認していきましょう。
自社のニーズにあったツール・システムを選定する
在庫管理のデジタル化を支援するツールやシステムは多岐にわたるため、自社の業務やシステムにあった製品を選ぶことが重要です。
間違ったシステム選びは、機能不足で期待通りの効果が得られなかったり、逆に機能が多すぎて使いこなせなかったりする結果につながります。
まず、自社の課題や求める機能を明確にし、必要十分な機能を備えたツールやシステムを選びましょう。
デモや無料トライアルを積極的に利用して、機能や使い勝手を確認することも有効です。
トータルコストによる投資効果を考える
在庫管理のデジタル化を進める際には、導入時にかかる初期費用だけでなく、導入後にかかる費用を含めたトータルコストの考慮が重要です。
ツールやシステムは、導入して終わりではありません。
導入後には、利用形態によって利用料やライセンス費用、保守費用、教育・訓練費用などさまざまな費用がかかります。
単に初期費用が安いからという理由で選定すると、後から多くの費用がかかって期待したコスト効果が得られない、というケースも少なくありません。
長く使うシステムの導入では、長期的な視点でコスト効果を算出して判断することが大切です。
利用者への手厚い教育・サポートを行う
在庫管理のデジタル化の効果は、導入したシステムの利用者が適切に使いこなせるかに大きく依存します。
そのため、利用者への十分なトレーニングと継続的なサポートが不可欠です。
教育・サポートが適切に行われない場合、システムが十分に活用されずに期待した効果を引き出せません。
マニュアルや問い合わせ窓口を整備して、迅速なサポートを提供することが重要です。
在庫管理デジタル化の先にあるDX
在庫管理のデジタル化は、DX（デジタルトランスフォーメーション）の波に乗るためのステップにもなるでしょう。
DXとは、アナログの業務を単にデジタルへ移行するだけではなく、デジタル技術を活用してビジネスモデルや企業文化を変革する取り組みです。
例えば、在庫管理の業務を紙からシステムに変えて効率化するだけでは、単なるデジタル化でありDXではありません。
しかし、収集した在庫データを活用して需要予測を高め新たな市場を発掘したり、販促施策で顧客体験を向上したりできれば、それはDXと呼べるでしょう。
デジタル化をさらに一歩進めることで、DXによるビジネス変革が見えてくるかもしれません。
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在庫管理のデジタル化は、紙やExcelを使った手法から、デジタル技術を活用した手法にシフトすることです。
デジタル化により、在庫の精度や業務効率を向上させ、コスト削減や収益向上に貢献できます。
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