棚卸しはこれまでの在庫管理や現在の在庫状況を確認するために行われる作業ですが、在庫の数や種類が多かったり、適切な在庫管理がされていない、人手が足りないなどの場合、棚卸しをきついと感じてしまうこともあるでしょう。
しかし、棚卸しは決算などに必要な作業なので、きついことを理由に避けることはできません。
なぜ棚卸しがきついのか、棚卸しをきついと感じる理由や棚卸しがきつい状態を改善するための方法を確認していきましょう。
棚卸しがきついなら改善や対策が必要
そもそも棚卸しはきついものなのでしょうか。
棚卸しは、これまでの在庫管理や現在の在庫状況の確認作業であり、数が多かったり、どこに何があるかわからないような状況であったり、人手不足などの場合、きついと感じることもあるでしょう。
しかし、このような理由以外にも棚卸しがきついと感じてしまうこともあります。
たとえば、以下の理由で棚卸しがきついと感じる場合もあります。
- 管理方法が面倒くさい
- 計算がわからない
- 記録するルールが統一されていない
- 別の人が記録している内容がわかりづらい
- 事務作業が手間がかかり面倒くさい
このような理由の場合、棚卸し作業ではなく在庫管理の方法が原因で棚卸しがきつい状態になっているかもしれません。
在庫の管理方法が原因で棚卸しがきついと感じてしまう場合は、在庫管理自体の改善を考える必要があるでしょう。
棚卸しがきついと言われる理由
棚卸しがきついと言われるのはなぜでしょうか。
棚卸しがきついと言われる理由について確認していきましょう。
単純作業が多いから
棚卸しは在庫数を数えて、在庫状態を確認し、それを記録する単純作業です。
そのため、単純作業が苦手だったり、多くこなさないといけない場合、棚卸しをきついと感じやすくなるでしょう。
しかし、棚卸し作業は得意な人にだけ頼むわけにはいきませんし、誰もができるように体制を整えることも大切です。
棚卸しは単純作業だからこそ、効率的な方法や簡単にできる体制や仕組み作りが重要になります。
繰り返しの作業になるから
棚卸しは在庫状態を確認し、記録する作業を繰り返す業務です。
同じ作業を繰り返すことに飽きてしまったり、慣れからのミスが起きやすい側面があります。
しかし、棚卸しは在庫状態の確認を行い、利益計算や次年度の計画にも繋がる重要な作業です。
そのため、同じことの繰り返しでも重要であるということを意識させられるような、環境の整備が必要となります。
体力を必要とするから
棚卸しは、物が多かったりすると棚からおろしたり運んだりする必要があり、体力を必要とします。
場所によっては探す作業に体力を使ったり、物の移動などが発生して重労働になる可能性もあるでしょう。
また、小さいものだとしても、一つ一つ確認する作業があったり、数え間違いが起きてやり直しが必要になるなど、精神的な疲れや手間も発生してしまいます。
棚卸しを人の手でやる場合は、物を探す、数えるなどの体力が必要になるので、環境や扱う物品によってきついと感じてしまうこともあるでしょう。
ミスがあるとやり直さないといけないから
棚卸し作業は、これまでの在庫管理の見直しでもありますが、最終的な在庫状態の決定も行います。
そのため、棚卸し作業にミスがあると、棚卸しをやり直さなければいけません。
棚卸しのミスは、直接経営計画に繋がることもあるため、棚卸し作業を重荷に感じる人もいるでしょう。
このような手間やプレッシャーが、棚卸しはきついと感じさせてしまっている可能性もあります。
人手が足りないから
棚卸しの作業をする人員が不足していると棚卸しはきついものになりやすいでしょう。
棚卸しは単調な作業の繰り返しではありますが、本来の業務の片手間にやることが多かったり、棚卸し中に別の業務をしなければいけない状況もあります。
その結果、棚卸しが進まなかったり、数え間違いなどミスも生じやすくなります。
また、単調な作業とはいえ、同じことの繰り返しは頭を使いますし、休憩を挟まないと体力的にも疲れが増えます。
棚卸しをする量が多かったり、本来の業務も並行してしなければいけない、人手不足で棚卸しを少数でやるような場合は、棚卸しはきついものになりやすいでしょう。
棚卸しがきつい状態になる原因
棚卸しがきつい状態になってしまうのはなぜでしょうか。
棚卸しがきつい状態となってしまう原因を確認していきましょう。
効率化しやすい方法を確立させていないから
棚卸しがきつい状態となっているのは、棚卸しの作業が効率化されていないからです。
効率化されていれば面倒に感じる作業も簡単になりますし、きついと感じる作業も減るでしょう。
たとえば、デジタルツールを導入していれば計算も記録も楽ですし、確認作業が減るので効率化が可能です。
棚卸しは面倒に感じやすい作業だからこそ、導入できるものは導入して、少しでも作業効率をあげることが大切となります。
頻度が少なくまとめて行っているから
棚卸し作業の頻度が少なく、1年に一度まとめて行なっていると、業務量が増えて棚卸しがきついと感じる原因となってしまいます。
少しでも業務量を減らすために、年に数度棚卸し作業を行えば作業量の分散ができるでしょう。
一気に大量の棚卸し作業を行うから、きついと感じてしまうのかもしれません。
そのため、まとめて行わず偶数月に行ったり、半年に1回行うなど、状況に応じて作業を進めるようにするといいでしょう。
アナログでやりにくいから
棚卸しの記録をアナログで行なっていると、きついと感じてしまうかもしれません。
棚卸しに必要なのは、個数の記録と計算、また、在庫状態の確認です。
これらを全てアナログで一つ一つ管理していると時間がかかりますし、計算ミスが発生することもあるでしょう。
アナログの方法だとミスが発生しやすく、効率も悪いので棚卸し作業がきついと感じる原因となってしまいます。
一人で行っているから
一人で棚卸し作業を行なっていると、時間がかかりますし終わりが見えずに途方に暮れることもあるかもしれません。
また、一人で行なっていると無自覚のミスが発生している可能性もあるでしょう。
このようなミスを事前に発見することや予防するだけでなく、一人にだけ責任が発生しないようにするためにも、棚卸しは複数人体制で行えるようにすることも重要です。
棚卸しがきつい状態を改善するには？
棚卸しがきつい状態をどうやって改善すれば良いのでしょうか。
棚卸しのきつい状態を改善する方法について確認していきましょう。
デジタルツールを導入する
デジタルツールを導入することで、効率よく作業を進めることができます。
棚卸し作業の中できついと感じやすい作業の大半は記録や管理です。
デジタルツールを導入していれば、記録もしやすいですし、計算ミスなどの問題も発生しません。
また、アナログだとどこに何が記録されているのかわからず、探す時間などが発生することもあります。
しかし、デジタルツールであれば検索機能やフィルタ機能で、自分が確認したい項目を簡単に確認することができるため、効率よく進めることができるでしょう。
複数人で行う
棚卸しがきついのは、少人数で行なっているからかもしれません。
そのような場合は、複数人体制で行うことで、一人当たりの業務の負担を減らすことができるため、きついと感じにくくなるでしょう。
棚卸しの際に必要な作業は、在庫を運ぶ作業と記録や計算などの管理作業です。
これらをすべて一人で行なっていると、時間もかかってしまいますし、疲労からミスも多発してしまいます。
しかし、複数人で行えば、一人当たりの作業量が減るので、棚卸し作業もやりやすくなるでしょう。
頻度をあげる
棚卸し作業の頻度を上げて、一回の作業量を分散することも大切です。
年に一回の頻度で棚卸しを行なっていた場合は、まずは半年に一回など、棚卸しの頻度を増やしてみるのも良いでしょう。
年に数回棚卸し作業ができれば一回の作業量が減るので、きついと感じることも減るかもしれません。
計画を立てて作業する
棚卸しは無計画に行うと時間がかかるだけでなく、ミスも多発してしまいます。
そのため、前もって計画を立てて作業を進めることが大切です。
例えば、誰が何を担当するのか、記録するときはどの媒体で記録するのか、何日で終わらせる予定なのかを決めるようにしましょう。
計画をたてて作業できれば、効率よく進めることができますし、１日の作業量の調整ができるため疲労も貯まりにくいです。
棚卸しがきついと感じるならzaico
棚卸しは記録方法や作業体制によってきついと感じてしまう作業です。
ただでさえ棚卸しは手間の多い作業なので、少しでもきついと感じないように環境を整備することが求められます。
たとえば、アナログな作業によって棚卸しをきついと感じていたり、棚卸し作業を少しでも緩和すしたいのであれば、「クラウド在庫管理システムzaico」を検討してみてください。
zaicoは棚卸し作業に使える管理項目のカスタマイズや自動計算など、日々の在庫管理や棚卸に役立つ機能を搭載した在庫管理システムです。
zaicoで在庫管理自体を簡略化したり効率化できれば、棚卸しがきついと感じる要因の緩和や解消が期待できるでしょう。
実際にzaicoを導入したことで棚卸しが効率化された実例も多くありますので、まずはお気軽にご相談ください。
