棚卸の頻度はどれくらい？適切な棚卸頻度を決めるポイント

モノを扱う企業にとって、棚卸は欠かせない作業になりますが、どのくらいの頻度で棚卸を行えば良いか、悩んでいる場合もあるかもしれません。

棚卸の頻度が多いほど精度は高まりますが、従業員の負担やコストが増加するため、多ければ良いわけではありません。

棚卸の頻度を決めるポイントや棚卸の頻度を増やすメリット・デメリット、棚卸のデジタル化が与える影響を確認していきましょう。

棚卸を適切な頻度で行うことの重要性

棚卸の頻度とは、在庫の現物の数量と、帳簿上の数量をチェックする実地棚卸を行う間隔のことです。

最低でも年に1回、決算のタイミングで実施する必要があり、それ以外に月次や四半期ごとなど、どのような頻度で実施するかは業種や企業の規模などによって異なります。

棚卸の頻度は正確な在庫管理と、それに基づく適切な経営判断に直結する重要な要素です。

しかし、棚卸には時間と労力がかかるため、頻度が多ければ良いというわけではありません。

企業の特性に合わせて適切な棚卸頻度を決めて、計画的に実施することが重要です。

棚卸の頻度を決めるポイント

棚卸の頻度を決めるにはどういう点を意識するといいのでしょうか。

棚卸の頻度を決める要素にはさまざまなものがありますが、代表的なポイントを確認していきましょう。

企業の規模

棚卸の頻度を決めるポイントは、企業の規模です。

企業の規模が大きくなるほど、在庫の種類や量が多く、管理が複雑になります。

そのため、棚卸の頻度を増やして、正確な在庫情報を把握しておくことが重要です。

一方、小規模な企業や個人商店などでは、扱う在庫が限られるため頻度が少なくても管理が可能でしょう。

棚卸を行うための人材やシステム面の制約もあるため、棚卸の頻度を増やしすぎると負担が大きくなる可能性があります。

業界の特性

業界の特性も棚卸の頻度を決める重要な要素です。

例えば、食品業界や化粧品業界のように商品の鮮度や有効期限が重要な業界では、棚卸の頻度を高く設定する必要があります。

一方、耐久消費財や工業製品を扱う業界では、比較的低頻度の棚卸でも十分な場合が多いでしょう。

業界の特性を無視して棚卸の頻度を設定すると、品質低下や不良在庫の発生が懸念されます。

自社が属する業界の特性を十分に理解し、それに適した棚卸頻度を決定することが重要です。

商品の特性

棚卸の頻度は、商品の特性によっても変わります。

例えば、高額商品や特殊な部品など1点あたりの単価が高い商品の場合、紛失やミスの影響が大きいため、より頻繁な棚卸が必要です。

一方で、低価格で在庫回転率の高い商品は、比較的低頻度の棚卸で十分な場合が多いでしょう。

ただし、季節や流行に左右される商品の場合は需要が変動しやすいため、適度に棚卸を行い適正レベルを維持する必要があります。

このように、取り扱う商品に合わせて棚卸の頻度を設定することが重要です。

棚卸の頻度を増やすメリット

棚卸の頻度は単純に多ければ良いというわけではありませんが、増やすことでいくつかのメリットが得られます。

棚卸の頻度を増やすことによる主なメリットを確認していきましょう。

在庫精度の向上

棚卸の頻度を増やすことで得られる大きなメリットは、在庫精度の向上です。

在庫を頻繁に確認することにより、実際の在庫数と帳簿上の在庫数の差異を早期に発見し修正できます。

頻度が低いと、日々の誤差が蓄積されて大きな不一致につながり、欠品や過剰在庫のリスクを招きかねません。

棚卸の頻度を増やすことは、適切な在庫水準の維持、効率的な発注管理を可能とし、企業の競争力向上につながるでしょう。

キャッシュフローの安定化

棚卸の頻度を増やすことで、キャッシュフローを安定化させる効果も期待できます。

棚卸を頻繁に行うことで、在庫の実態を把握する機械が増え、適切な過剰在庫の廃棄や売却処分が可能です。

これにより、無駄な在庫管理にかかるコストや在庫に滞留する資金を最小限に抑え、効率的な資金運用が可能になります。

棚卸の頻度が低いと、不要な在庫が積み上がり資金繰りを圧迫することになりかねません。

適切な頻度での棚卸は、キャッシュフローの安定化につながる重要な活動です。

不良在庫の早期発見

棚卸の頻度を増やすことは、不良品を早期に発見し迅速な対応をとるうえでも効果的です。

在庫の現物を確認する棚卸には、在庫品の数量を確認するだけでなく、品質をチェックする役割もあります。

棚卸の頻度を高めることで、賞味期限切れの商品や、破損した商品などを早期に発見し、適切な処置をとることが可能です。

在庫の品質を維持し、顧客からの信頼を高めることにもつながるでしょう。

棚卸の頻度を増やすデメリット

棚卸の頻度を増やすことにはメリットだけでなく、デメリットもあります。

棚卸の頻度を増やすことのデメリットも確認していきましょう。

従業員の負担増加

棚卸の頻度を増やすことのデメリットは、従業員の負担が増加することです。

頻繁な棚卸作業は、通常業務に加えて行う必要があるため、従業員の労働時間が延長され、過重労働につながる可能性があります。

特に、人員が限られている中小企業では、影響が顕著でしょう。

従業員の負担が増加すると、疲労によって作業の質が低下しミスの原因となります。

棚卸の頻度増加による従業員の負担を増やさないためには、アウトソーシングの活用などが有効です。

棚卸コストの増加

棚卸の頻度を増やすと、棚卸にかかるコストが増加する点もデメリットです。

棚卸には人件費や事務用品費などの費用がかかります。

特に中小企業の場合には、コスト増が経営に与える影響が大きいため、棚卸の頻度増加が負担となることもあるでしょう。

棚卸を増やして在庫の精度を高めるために、本来の事業活動に悪影響を与えていては本末転倒です。

棚卸の頻度を決める際には、棚卸を増やすことで増加するコストと、得られる効果を比べて合理的に判断しましょう。

業務の生産性の低下

従業員の生産性低下を招くことも、棚卸の頻度を増やすデメリットです。

一般的に、棚卸の作業は、通常の業務を中断させて行います。

棚卸が頻繁に行われると中断が増え、全体的な業務効率の低下につながるでしょう。

また、従業員が棚卸作業に集中するため、他の業務が滞ったり、質が低下したりする可能性もあります。

生産性の低下を防ぐためには、タイミングを閑散期や業務の谷間に合わせるなど、計画的に棚卸することが重要です。

在庫管理のデジタル化が棚卸の頻度に与える影響

近年は在庫管理のデジタル化が進み、棚卸作業も大きく変化しました。

これまで一般的であった目視で数える人海戦術的な棚卸作業に変わり、RFIDタグやバーコードリーダーを活用した効率化や、IoT・ロボットなどを使った自動化まで、さまざまなデジタル化が進んでいます。

こうした技術を取り入れることで、例えば、人手不足や作業負荷などの制約から年に1回しかできなかった棚卸の頻度を、半期ごとに増やせる可能性もあるでしょう。

また、デジタル化によって棚卸にかかる人件費や事務用品費などのコストを抑えることも可能です。

ただし、デジタル化には初期コストや運用コストがかかるため、導入にあたってはコスト効果を十分に検証する必要があります。

自社の実情に合わせて最適なデジタル化戦略を立て、棚卸を含む在庫管理の高度化を図ることが重要です。

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在庫の棚卸の頻度は在庫管理の精度や、在庫に基づく適切な経営判断につながる重要な要素です。

しかし、棚卸には多くの時間と労力がかかるため、頻度を増やせば良いというわけではありません。

デジタル化技術も活用して、自社の規模や業種、商品特性に合わせて適切な頻度を設定することが重要です。

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