仕事が特定の個人に依存する属人化は、担当者にとって長時間労働や責任の集中などによるストレスの原因となります。
属人化によるストレスは担当者個人だけでなく、組織的な問題にもつながるため、適切な対策が必要です。
仕事の属人化によるストレスの原因と引き起こされる問題、属人化でストレスを生まないための対策方法を解説します。
ストレスを生む属人化とは
属人化とは、特定の業務に関する知識やスキルが一人またはごく少数の担当者に集中し、他の人が対応できない状態を指します。
慢性的に人手が足りない職場であったり、独自の方法や文化が根強い職場、専門性の高いスキルや経験が求められる職場で属人化は起きやすい問題です。
属人化は、必ずしも悪い面だけあるわけでもなく、短期的には仕事の効率や品質を高めるなどポジティブな面もあります。
しかし、属人化が行き過ぎたり長期間にわたったりすると、担当者は過度な負担を抱えてしまうことになります。
属人は当事者にとって大きなストレスとなり、やがて組織的な問題に発展していくリスクを招くことになるので、属人化のストレスの解消や対策が必要になります。
属人化によるストレスの原因
仕事が属人化すると、担当者はどのような状況にストレスを感じるようになるのでしょうか。
属人化がストレスを生む原因を見ていきましょう。
長時間労働や休暇を取りにくい環境になりやすい
属人化した仕事の担当者は、長時間労働が慢性化したり、休暇を取りにくい環境に置かれる場合が多く、ストレスを抱える原因になります。
属人化した仕事は簡単に周囲と分担できないため、業務量が多くても担当者がすべてを抱え込まなければならず、残業して対応することになります。
また、自分以外に対応できる人がいない環境は、自由な休暇取得の妨げにもなるでしょう。
このように、属人化は長時間労働や休暇取得の制限を生み、過労や職務満足度低下によるストレスにつながります。
責任の集中による精神的なプレッシャーが増えやすい
属人化が進んだ仕事は、その責任が特定の個人に集中しやすくなります。
担当者しか業務全体を把握している人がおらず、多くの判断を下す必要があるためです。
「自分にしかできない」「ミスしたら自分の責任」という状況は、担当者にとって大きな精神的プレッシャーとなるでしょう。
仕事の属人化が進んでいる職場では、こうした環境が日常化しています。
属人化により周囲の理解やサポートを受けられない担当者は、慢性的にストレスを抱えていることも少なくありません。
同じ仕事に長期間従事することにより成長の阻害につながる
属人化は多くの場合、一人の担当者が同じ仕事に長期間従事することによって生まれます。
属人化は、企業にとっては業務を熟知した人が長く担当し、効率や品質を高められるメリットがあるでしょう。
しかし、属人化した業務を担う本人にとっては必ずしも満足のいく役割であるとは限りません。
一つの業務を長く担当することで、キャリアの停滞感からストレスを感じる場合もあります。
属人化によるストレスが引き起こす問題
仕事の属人化によって生じるストレスが大きくなると、仕事のパフォーマンス低下や心身の不調につながり、やがて組織にも影響を与えます。
属人化によるストレスがどのような問題を引き起こすのかを見ていきましょう。
仕事の生産性や品質の低下
属人化によって心身のストレスが蓄積されると、業務への集中力やモチベーションが低下し、仕事のパフォーマンスに悪影響を及ぼします。
属人化した業務はスキルやノウハウを熟知した担当者が作業するため、作業効率や品質は高いことが一般的です。
しかし、ストレスにより集中力やモチベーションを欠いた状態では、作業に時間がかかったりミスを頻発したりするリスクが高まるでしょう。
思うような成果が出ない状況がさらなるストレスを招き、次に挙げるような精神的な健康問題に陥るリスクもあります。
過労や精神的な負担による従業員の健康問題
属人化による過度なストレスは、仕事のパフォーマンスへの影響にとどまらず、従業員の健康面に被害を及ぼす可能性もあります。
属人化に起因する長時間労働や過度なプレッシャーは、過労や精神的なストレスのリスクを高めるでしょう。
睡眠不足や疲労の蓄積、うつ症状などを引き金に担当者が心身の病にかかると、休職や退職の原因にもなり得ます。
当事者が健康被害を受けることはもちろん、組織にとっても人材の損失や後任の確保・育成にかかるコスト増などの影響があります。
属人化した仕事の担当者の退職による業務の混乱
属人化した仕事の担当者がストレスに起因して退職となった場合、業務に大きな混乱が生じることが予想されます。
属人化している業務のスキルやノウハウは、多くの場合担当者の頭の中にあり、マニュアルや手順書に整備されていない場合がほとんどです。
計画的な退職であれば事前の準備が可能ですが、健康上の問題で退職する場合には十分な引き継ぎが行えないことも珍しくありません。
属人化により引継ぎが不十分であったり、不明点が多くあるようであれば、後任者が新たなスキル・ノウハウを獲得して業務に適応するまでは、業務効率や作業品質の低下は免れないでしょう。
ストレスを生む属人化を防ぐ対策
仕事の属人化による問題を防ぐためには、行き過ぎた属人化を生まないための組織的な対策が大切です。
ストレスを生む属人化の防止に効果的な対策を見ていきましょう。
業務の可視化・標準化
属人化を防ぐためのもっとも基本的な対策は、業務の可視化・標準化です。
可視化では業務プロセスを個人に依存しない形で明確に洗い出し、標準化では誰でも理解・実行できる形に文書化・図解化します。
例えば、業務手順のマニュアル化やチェックリストの作成などをイメージすると良いでしょう。
業務の可視化・標準化ができれば、特定の業務が個人に依存せず、チーム全体で共有されるようになります。
その結果、担当者が多忙なときのサポートや休暇時の代替要員の手配が容易になり、属人化による過度な負担を防止することが可能です。
従業員の意識や企業風土の変革
属人化を根本から防止するためには、従業員の意識や企業風土の変革も欠かせません。
一時的に業務の可視化や標準化を行なっても、それを維持しチームで業務を進めていく意識が定着していなければ、いずれまた属人化が進むでしょう。
従業員の意識や企業風土を変革するためには、経営層や管理職層が率先してチーム全体での情報共有や、コミュニケーションの活性化を推奨することが重要です。
チームメンバーがお互いにサポートしながら業務を進める意識・風土が組織に根付けば、おのずと属人化を生まないサイクルが回っていくでしょう。
デジタル化や情報共有ツールの活用
属人化を防ぐための道具として、デジタル化や情報共有ツールの活用も有効です。
例えば、紙ベースで人が行なっている手続きや業務をデジタル化すれば、業務が属人化する余地を排除できます。
また、紙ベースのマニュアルやチェックリストを電子化して情報共有ツール上にアップすれば、誰でも簡単にアクセスでき特定の人への依存を減らせるでしょう。
このように、デジタル化や情報共有ツールの活用によって業務をオープンなものにし、属人化を防ぐことが可能です。
zaicoで在庫管理の仕事の属人化によるストレスを防ごう
属人化が行き過ぎると担当者に過度な負担によるストレスがかかり、パフォーマンスの低下や健康上の問題のリスクが高まります。
属人化による問題を防ぐためには、デジタル化を活用した業務の可視化・標準化に取り組むことが重要です。
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