作業のプロセスや進捗状況といった情報を特定の担当者しか把握できていないことで「作業の属人化」が起きてしまうことがあります。
製造業などが抱えることの多い作業の属人化の問題は、企業に深刻な影響を及ぼす危険があります。
作業の属人化の影響や原因から、作業の属人化の解決策について解説します。
作業の属人化とは？
作業の属人化は、組織やプロジェクトにおける重要な問題です。
作業の属人化とは、特定の従業員に、ある作業やタスクに過度に依存する状況を指し、その従業員が作業における、知識・スキル・経験、または責任を独占的に持つような状況が生じる状態のことを指します。
専門性の高い業界や技術の複雑性が高い業界で起こることが多く、固定観念が強かったり、従業員の責任が重かったりする場合でも起こりやすくなります。
作業の属人化は組織やプロジェクトにとって深刻な課題となり得るため、早急に原因を追求し、適切な解決策を講じなければなりません。
作業の属人化がもたらす影響
作業の属人化は、作業そのものだけではなく企業活動や従業員にも多大な影響を及ぼします。
作業の属人化がもたらす影響について見ていきましょう。
効率の低下
効率の低下は、作業の属人化がもたらす典型的な結果です。
特定の従業員が特定の作業に特化するようになると、他の人々はその従業員に依存する傾向があります。
そのため、作業プロセス全体を特定の従業員のスケジュールや作業スピードに合わせなければならず、全体的な作業の効率が低下する恐れがあります。
生産性の低下
生産性の低下も、作業の属人化による深刻な懸念です。
作業が特定の従業員に依存しすぎると、タスクの優先順位や進行状況が不透明になり、全体的な生産性が低下してしまいます。
特に、該当の従業員が休暇を取ったり辞めたりした場合、作業の遅延や中断が起こり、組織全体のスケジュールに大きな影響を及ぼすことが考えられます。
情報の断片化
情報が分散化されたり、一部の情報だけが共有されたりする情報の断片化も、重要な問題です。
特定の従業員が情報を保持し、それが適切に共有されない場合、他の従業員が作業に必要な情報にアクセスできなくなります。
これにより、意思決定プロセスが遅れ、全体的な業務効率が低下する恐れがあります。
コミュニケーションの混乱
コミュニケーションの混乱も作業の属人化がもたらす影響といえます。
特定の従業員だけが作業に関する情報や知識を持ち、他の従業員とのコミュニケーションを怠たった場合、情報が遮断され、効果的なチームワークが妨げられる恐れがあります。
これによりプロジェクトの進行に関する混乱が生じ、組織内のコラボレーションが阻害されることが考えられます。
スキルの不均衡化
作業の属人化では、組織内での作業スキルの均衡が崩れるリスクもあります。
特定の従業員が作業に特化することで、作業に関係する他の従業員のスキルや能力がいかされなかったり、技術の習得ができなかったりする場合があります。
全ての従業員が同等のスキルを保持すべき作業で不均衡が起こることで、作業バランスも崩れてしまい、作業プロセス全体の効率や生産性が低下します。
作業の属人化が起こる原因
作業の属人化は解決を急ぐべき課題ですが、解決策を探るためには原因の追求が不可欠です。
作業の属人化が起こる原因を確認していきましょう。
情報の非公開化
作業に関する情報の非公開化は、属人化を助長する大きな要因です。
特定の従業員やグループのみに情報が公開されていたり、公開されている情報が一部であったりすることで、作業の透明性が損なわれ、特定の従業員への依存度が高くなり作業の属人化につながってしまいます。
作業スキルの不均衡化
保持する知識やスキルの統一がされておらず、それらの差が大きいことでも作業の属人化は起こります。
特定の従業員の知識やスキルが他の従業員よりも高い場合、特定の従業員に作業が依存しやすくなる傾向があります。
また、特定の従業員に頼りすぎて作業量に偏りが発生する原因にもなり、不公平感が生まれるリスクもあります。
作業プロセスの未体系化
作業プロセスの未体系化は、作業手順やプロセスが十分に定義されていない状態です。
作業プロセスが明確でないことにより、個々の従業員が自身のやり方で作業を行ってしまい、作業の透明性が欠如していまいます。
作業プロセスの把握が困難になることで、混乱や重複が生じるリスクもあります。
文化や習慣への固執
新しいアプローチや変化を受け入れず、古い方法や慣行に固執することも、作業の属人化が起こる原因です。
文化や習慣への固執があると安定性や予測可能性が重視されるため、変化や革新を避けることがあります。
チームの革新性や柔軟性が欠如することで、プロセスの見直しや新しいアイディアを探求する機会が損なわれ、企業の成長や従業員の意欲の向上が阻害されるリスクもあります。
アナログ依存
アナログ依存は、作業の手法をデジタル化せずアナログに依存しすぎることを指すもので、作業の属人化を促進する要因になる場合があります。
また、アナログ依存は、伝統的な手法やプロセスが根付いている場合や従業員の嗜好や習慣によって起こりやすい面があります。
これまでのやり方に固執してアナログ依存を強めている場合、デジタル化による作業の自動化やプロセスの最適化がなされないため、作業スピードや品質の向上が見込めなくなっています。
ツールや設備の不足
必要なツールやリソースが不足していることでも作業の属人化が助長されます。
ツールやリソースの提供の配分が均等に行われないことで作業が特定の従業員に依存し、作業の遅延や品質の低下が生じます。
また、ツールやリソースが確保できるまで作業を中断しなければならないことで、従業員のストレスが増加するリスクもあります。
作業の属人化の解決策
作業の属人化の解決策はさまざまあり、原因を特定したうえで、適切な解決策を選択しましょう。
作業の属人化の有効な解決策を確認していきましょう。
知識共有の促進
作業の属人化を解消するためには、作業の知識共有が重要です。
チームメンバー間での情報共有を促進するために、コミュニケーションや情報共有をサポートするコラボレーションツールを活用したり、定期的なミーティングやワークショップを開催したりして、情報共有を柔軟にするための適切な仕組みを整備しましょう。
スキルの多様化
作業の属人化を防ぐためには、チーム全体でスキルの多様化を図ることも重要です。
段階的なトレーニングやスキルの共有を通じて、全ての従業員が幅広い作業に対応できるようにしましょう。
作業スキルの不均衡が解消されることで、作業プロセス全体のスピードを向上させることが可能になります。
プロセスの標準化
作業プロセスの標準化は、作業の属人化を防ぐうえで不可欠です。
作業プロセスの文書化などができれば、作業の進行や必要なリソース、役割が明確になり、プロセスの標準化の基礎が構築されます。
明確で効率的なプロセスが定義されるため、チーム全体で共通の作業手順を遵守できるようになり、作業の透明性と効率性を向上させます。
デジタルツールの導入
デジタルツールの導入は、情報共有やコラボレーションを強化し、作業の属人化を解消するのに効果的です。
プロジェクト管理ツール、コミュニケーションツール、ドキュメント管理ツールなど、適切なツールを導入してチームの効率性を向上させましょう。
特定の作業に特化したアプリケーションツールの導入も、有効な手段です。
作業の属人化からの脱却にはzaico
在庫管理の現場では、作業の属人化が起こりやすい傾向があります。
作業が複雑化することでスキルの不均衡が生じたり、リアルタイムで在庫の可視化を行うことが難しかったりもすることで、作業の属人化が生じていることもあるでしょう。
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