人手は足りているはずなのに何故か人手不足の状態と感じてしまうことはないでしょうか。
本来なら誰でもできる作業のはずなのに特定の従業員しか作業ができない状態になっているような属人化は人手不足と感じてしまう原因かもしれません。
属人化は、人手不足の状態になるだけでなく、ほかの従業員の成長を妨げるなどさまざまな弊害が起きやすくなる問題です。
属人化による人手不足でどのような悪影響があるのか、属人化による人手不足を解消する方法について解説します。
属人化と人手不足の関連性とは
属人化は、特定の従業員に作業が偏ることを指しており、その人にしかできない状態を生み出すことで負担が偏ってしまったり、業務効率を下げてしまう要因になります。
本来、業務を円滑に進めるためには特定の誰かにだけ仕事を偏らせるのではなく、代わりにできる人を育成したり、作業を分担させることが大切です。
また、属人化している作業はその作業内容が分かりにくく、現状の進捗具合も把握しにくいため、連携をとることも難しくなります。
連携が取りにくいと業務を円滑に進めるのが困難となり、結果的に人手不足が生まれやすくなってしまうでしょう。
さらに、属人化が起きている状態は誰かの負担が大きい状態ともいえるので、その状態では適切に働くことが難しくなり、離職の原因にもなる場合があります。
このように属人化と人手不足には深い関連性があり、属人化が人手不足をより誘発している場合もあるので対策をする必要があると言えるでしょう。
属人化が人手不足につながる理由
属人化になることでなぜ人手不足になるのでしょうか。
属人化が人手不足につながってしまう理由について説明します。
属人化により業務量に偏りが出るので人手不足になる
全員で分担できていれば、本来人手不足にならないような作業が属人化されることで、会社全体の人手不足につながってしまいます。
さらに、本来であれば円滑に進むはずだった作業が偏り、全体の業務効率を下げてしまうでしょう。
人手不足の状態を解消するためには、業務量を均等に振り分けられることが大切なので、属人化を解消しなければいけません。
属人化により教育コストが高まり人手不足になる
属人化によって作業や専門的な業務が特定の従業員に偏ることで、ほかの従業員を育成するのに時間やコストがかかります。
複数の従業員が担当していれば、教育係や作業係に分けることが可能ですが、属人化は1人で作業も教育もおこなわなければなりません。
1人にコストが集中することで他の業務にコストが割けなくなり、結果的に人手不足となってしまうでしょう。
コストを節約するために教育しない方針を取ってしまうと、属人化している作業を他にできる人がおらず、担当者が辞めたり休んだ場合に業務が滞ってしまうため、結果的に教育は必要です。
人手不足は、1つの業務にコストが高まってしまうことでも引き起こされるので、属人化を解消できるよう会社全体で業務改善を考える必要があります。
属人化により業務効率が下がり人手不足になる
属人化によって作業が偏り業務が円滑に進まなくなり、業務効率が下がる恐れがあります。
業務効率が低いと業務が滞り、人手不足の状態を引き起こしてしまうでしょう。
属人化は1人に作業が集中してしまうので、どうしても途中で作業が止まってしまうこともあります。
属人化している作業まではスムーズに進んでも、そのあとの作業が滞ることで業務量が増え、結果的に人手不足に繋がる可能性もあるでしょう。
属人化は人手が足りているのに人手不足を引き起こす状態なので、なるべく早い属人化の解消が必要です。
属人化で人手不足になった際の影響
属人化で人手不足になった場合、どのような影響が起こるのでしょうか。
属人化による人手不足の悪影響について確認しましょう。
作業が滞り納期に間に合わなくなる
属人化によって人手不足の状態におちいると、作業が計画通りに進まず滞ってしまいます。
最悪な場合、納期に間に合わなくなり、残業時間が増えたり会社の評判が下がったりなどさまざまな悪影響を及ぼしてしまうでしょう。
また、納期に間に合わないことがプレッシャーとなり、担当者の身体を壊してしまう恐れもあります。
1人にしかできない作業なのに休んだり辞めたりしたら、間に合わないというだけでなく、知識やスキルの喪失につながってしまう場合もあります。
属人化による人手不足は、納期に間に合わないだけではなく、さまざまな悪影響を及ぼすことも念頭におきましょう。
新しい方法の導入や改善が進まない
属人化されている状態は、ある意味で変化を拒み、同じやり方に固執している状態でもあります。
つまり、新しい方法の導入や現状の方法の見直しや改善がしにくい状態とも言えます。
さらに、属人化により人手不足が起きていると余計に新しいことをしたり、見直しをすることが難しくなっていきます。
日々の業務に追われるだけで、改善がされない期間が長引けば長引くほど、属人化はより強まりますし、属人化により様々な人手不足の問題が生じる原因になってしまうでしょう。
知識やスキルが失われてしまう可能性がある
属人化によって人手不足になる場合、属人化された業務をしていた方がいなくなって人手不足がより加速することもあります。
このような場合、属人化されていた部分のスキルや知識を失ってしまうことにつながりかねません。
また、うまく引き継いだとしてもその業務の属人化自体は解消されずに人が変わっただけであるのなら、同じような影響やリスクを抱えたままであるともいえるでしょう。
属人化による人手不足を解消するポイント
属人化による人手不足を解消するためには、どうすれば良いのでしょうか。
属人化による人手不足の状態を解消するためのポイントについて確認していきましょう。
マニュアルを作成する
属人化は特定の人しかその作業ができない状態のことであり、ほかにも作業できる人がいれば人手不足に繋がる属人化の解消ができるはずです。
そのため、他の人も作業ができるようにマニュアルを作成し、属人化の解消を図りましょう。
マニュアルを作成する際は、以下の点を意識することが大切です。
- 誰が見ても分かりやすい
- 専門的知識を必要としない
- 人によって品質の差がでない
- トラブルシューティングが記載されている
しかし、マニュアルがあっても複雑であったり、非効率な方法をただ単にマニュアル化したり、ルールとして運用している場合は属人化が解消されない場合もあります。
マニュアルを作成する前に適切なやり方かどうか、もっと良いやり方はないかを考える必要があることも意識しておきましょう。
他の従業員にも分散させる
作業が1人に集中することで人手不足に繋がるのであれば、1人でしている作業をほかの従業員に分散させましょう。
属人化は、人手が足りているのに1人で作業をすることで人手不足を引き起こしている状態であることもあります。
そのため、このような場合は属人化が解消できれば人手不足も解消されます。
属人化を解消するためには、1人でおこなっている作業を分解し、複数人で回すことを意識しましょう。
1人で行っている作業を複数人で回すだけでも、人手不足の改善が見込めるはずです。
情報共有を怠らない
属人化は従業員1人で作業を回しているため、その作業の実態が分かりにくくブラックボックス化しやすいです。
内容が不明瞭のままだと、問題が起きた場合ヘルプに入ることもできず、1人で問題を解決しなければなりません。
また、作業が滞っていたり担当者が休んだとしても誰もその作業を進めることができず、業務が滞ったままとなります。
属人化はそのような状態を引き起こしてしまうので、せめて「どんな問題が起きているのか」「今どのような状態なのか」など細かく情報共有することで、人手不足の状態を回避するようにしましょう。
ITツールを有効活用する
属人化によって1人しか作業できない状態を回避するためにも、属人化している作業はITツールで補うのもおすすめです。
たとえば、事務作業や在庫チェックなど、その人じゃなくても誰でもできる作業などはITツールで運用することで、大幅に人的コストを削減できます。
また、専門的な作業だとしてもITツールを有効活用すれば、専門知識がない人でも作業を進めることができる部分もあるでしょう。
ITツールを上手く活用することで属人化を解消し、人手不足になる状態を避けられます。
属人化と人手不足の解消にzaico
属人化は1人に作業を集中させることで、慢性的な人手不足の状態を作りやすいです。
属人化による人手不足を避けるためには、ITツールを有効活用しましょう。
たとえば、属人化で複雑化した在庫管理を簡潔にまとめたい場合は、「クラウド在庫管理ソフトzaico」はいかがでしょうか。
「クラウド在庫管理ソフトzaico」は、クラウド上で在庫管理を見える化するITツールです。
シンプルな操作性で誰でも操作しやすく、特定の従業員だけではなくほかの従業員も作業ができます。
本来であれば人手が足りていたのに不足してしまう事態を避けるためにも、属人化は解消したほうが良いです。
zaicoは無料プランや有料プランを無料で利用できるお試しもあるので、まずはお気軽にお問い合わせください。
