医療機関の運営には正確な在庫管理が求められますが、歯科医院も例外ではありません。
しかし、在庫管理業務は通常業務に加えて負担が生じてしまうため、歯科医院では効率的な在庫管理のやり方が求められます。
歯科医院の在庫管理のやり方やポイント、歯科医井伊の在庫管理のやり方に在庫管理システムを利用するメリットを確認していきましょう。
歯科医院で在庫管理のやり方が重要な理由
医療機関では、在庫管理が業務効率や医療提供の質に直結するため、質の高い在庫管理は非常に重要で、歯科医院も例外ではありません。
歯科医院での適切なやり方での在庫管理は、処置や治療に必要な物品を常に確保し、安全で質の高い医療提供を継続するために不可欠です。
さらに、在庫の適正化によるコスト削減や、業務負担の軽減による人材の有効活用にも大きく関わります。
歯科医院でも在庫管理のやり方をより良くすることは、業務や管理という部分だけでなく歯科医院経営の最適化に欠かせない重要な要素であるといえるでしょう。
歯科医院の在庫管理のやり方の前に課題を知る
歯科医院の在庫管理のやり方の前に主にどのような課題があるかを知ることが重要です。
医療機関特有ともいえる歯科医院の在庫管理の主な課題を確認していきましょう。
品目数が膨大
歯科医院では、数多くの医療材料や医療機器、インプラントや矯正器具など、多種多様な物品を扱います。
膨大な品目数の在庫管理は、時間と労力を要するだけでなく、精度の確保も大きな課題です。
品目が多ければ多いほど、全体像の把握が難しくなり、発注漏れや誤発注、誤った方法での保管など、人的ミスが発生しやすくなります。
また、治療内容は患者ごとに異なることから、物品の使用頻度は品目によりさまざまで、適正在庫維持のための業務が複雑化しやすいという難しさもあります。
使用期限の管理が必要
医薬品や多くの医療材料、医療機器には使用期限が設定されているため、歯科医院での在庫管理には使用期限管理も含まれます。
使用期限を超過した物品の誤使用は、患者の安全に直接影響を与えるため、在庫から確実に取り除かなければなりません。
また、期限超過での廃棄による無駄なコストを削減するため、期限切迫品を識別して優先的に使用する仕組みも求められます。
発注管理が煩雑
歯科医院において、物品の在庫切れは医療提供に影響を及ぼし、一方で在庫過多は無駄なコストの発生やスペース圧迫の原因となります。
そのため、適正在庫の維持は非常に重要ですが、多種多様な品目それぞれに対し最適なタイミングで確実に発注を行うことは容易ではありません。
品目ごとに使用頻度が大きく異なる上、使用期限も考慮しなければならない難しさも伴います。
こうしたことから発注管理は煩雑になりやすく、そのやり方には工夫が必要です。
在庫切れによる影響が大きい
歯科医院の使命は、患者への安全で質の高い医療提供を常に行うことですが、物品の在庫切れが起こるとその役割を果たせなくなる可能性があります。
例えば、治療に必要な医療材料や医療機器が不足すると、診療の遅延や中断は避けられません。
こうした事態は、患者への最適な治療計画を実行できなくなることにつながり、健康にも悪影響を及ぼす場合があったり、医院の信頼性を低下させる要因にもなるでしょう。
医療機関はその性質から、在庫管理の質の維持に対し、他業種以上に大きな社会的責務を負っていると部分も少なからずあることを理解しておかなければいけません。
属人化が生じやすい
このように在庫管理にさまざまな難題を伴うことから、業務を特定のスタッフに依存する「属人化」が生じやすいのも、歯科医院の課題です。
しかしながら、属人化した在庫管理では、担当者の不在で業務が滞るなど、安定した業務遂行が困難になります。
予期しない退職や休職で精度が大きく低下するリスクや、組織全体でのチェック機能が働かないなどの問題も生じます。
在庫管理を仕組み化し、属人化を防ぐ対策が重要です。
歯科医院での在庫管理の主なやり方
歯科医院での在庫管理ですが、現場ではどのようなやり方で行われているのでしょうか。
歯科医院での在庫管理の主なやり方を確認していきましょう。
手書きの在庫管理表に記録する
従来行われてきた最もアナログな方法は、紙の在庫管理表に手書きで記録するやり方です。
特別な知識や技術の要らない方法ですが、人の手と目に頼る管理方法では、使用期限や発注タイミングの見落とし、記入間違いなどの人的ミスのリスクは高いでしょう。
時間と労力を割かなければ精度向上が見込めないため、スタッフに大きな業務負担がかかります。
また、紙ベースでは複数人での在庫情報の共有が行われないので、在庫管理表を管理する担当者への属人化が避けられないという問題もあります。
エクセルの在庫管理リストに入力する
現在も多くの歯科医院で行われているやり方です。
在庫情報がデータ化されているため、紙での管理に比べ、データ検索や記録作業が効率よく行えます。
しかしながら、膨大な品目を扱う歯科医院では、データの見落としや見間違い、誤入力などのリスクから、正確な在庫情報を維持することは容易ではありません。
マクロや関数を駆使して一定程度の自動化を図ることもできますが、仕組みが複雑になればなるほどデータを扱える人数は限られ、属人化が進行しやすくなります。
在庫管理システムを活用する
手書きやエクセルでの限界を克服するため、普及が進んでいるのが在庫管理システムです。
在庫管理システムは操作性が高まるよう設計されており、業務効率を向上させ、人的ミスが生じにくい工夫が施されています。
また、一元管理されたデータを関係者間で常に共有できるため、コミニュケーションの円滑化に役立つことに加え、業務の属人化を防げる点も大きな特長です。
歯科医院における在庫管理の課題の多くは、在庫管理システムの活用によって解決すると考えられます。
歯科の在庫管理のやり方にシステムを使うメリット
歯科医院でのこれからの在庫管理に欠かせない在庫管理システムですが、導入のメリットはどのようなものがあるのでしょうか。
歯科医院の在庫管理のやり方に在庫管理システムを利用するメリットを確認していきましょう。
在庫データが共有できる
在庫管理システムでは、組織内で共通の在庫データを常に共有できます。
そのため、各自が現在庫の状況を正しく把握しやすくなり、スタッフ間のコミニュケーション不足による在庫切れや重複発注が起こりにくい環境が整います。
また、全ての関係者が同じ情報を基に行動できるため、業務の透明性が向上し、組織全体でミスを未然に防ぐチェック機能も働きます。
入出庫の更新が容易になる
在庫管理システムでは、手書きでの記録やエクセルシートへの入力に比べて、入出庫の更新が簡便です。
在庫管理システムはモバイル端末に対応しているものが多く、中には、2次元コードやバーコードのスキャンによって物品情報にアクセスできるものもあります。
このようにしてシンプルな操作で更新すべきデータにたどり着けるので、時間と労力が大幅に削減される上、誤入力のリスクも低減するでしょう。
在庫データの信頼度も保たれやすく、正確な情報に基づく適正な在庫管理に役立ちます。
適切なタイミングで発注ができる
在庫管理システムの中には、在庫レベルを自動的にモニタリングし、あらかじめ設定した発注点を下回るとアラートで通知するものもあります。
こうした発注管理の仕組み化は、発注漏れや過剰な発注を予防します。
膨大な数の物品ひとつひとつに対する適切な発注点の設定には大きな業務負担がかかりますが、過去の在庫データの動きから適切な発注点を提案する機能をもつシステムを利用すると、その作業も簡単に行えます。
使用期限切れを予防できる
在庫管理システムでは、在庫情報に使用期限のデータを反映させることができます。
システムの中には、使用期限が近づくと自動的にアラートを出す機能をもつものもあり、期限切迫品の優先的使用をサポートします。
期限超過品の識別にも有用で、該当する物品を確実に廃棄し、安全な医療提供を確保するためにも役立ちます。
業務効率が向上する
在庫管理システム導入により、在庫に関するあらゆる業務が効率化されます。
システムによる従来手作業で行っていた業務の自動化、効率的なデータ更新、最新情報の共有などにより、業務全体のスピードが向上するでしょう。
その結果、スタッフが他の業務にかける時間と労力を確保できるようになり、医院全体の医療提供の質の向上や、経営効率の改善にもつながります。
属人化を解決できる
在庫管理システムによる業務の仕組み化の大きなメリットは、属人化の問題の解決です。
データの一元管理により、特定のスタッフだけが在庫状況を把握している状態が解消され、担当者が不在でも他のスタッフが対応できる環境が整います。
さらに、在庫管理が複数の目を介して行われることで、精度の向上や、業務の改善も促されます。
医院全体の業務の透明性の確保や、職場環境の改善にも寄与するでしょう。
歯科医院での質の高い在庫管理の実現にzaico
歯科医院には、医療機関としての特性から、質の高い在庫管理が常に求められています。
そのため、在庫管理の最適なやり方を模索し、業務の質向上を目指す取り組みが欠かせません。
在庫管理システム導入は非常に有用ですが、中でもシンプルな管理と簡単操作を重視するなら、クラウド在庫管理アプリzaicoをご検討ください。
zaicoは、歯科医院をはじめ、他科クリニックや動物病院、在宅医療、総合病院などで幅広く利用されているクラウドベースの在庫管理システムです。
在庫データの見える化と発注の仕組み化により、在庫管理の脱属人化を実現します。
直感的な操作性に加え、バーコードや2次元コードのスキャン機能を備えており、誰でも簡単に在庫検索や情報更新が行える簡便さが特長です。
スマホやタブレットからアクセスでき、発注点や使用期限に基づくアラート機能も備えています。
歯科医院の在庫管理のやり方として在庫管理システムを利用したいと少しでもお考えの場合、zaicoにお気軽にご相談ください。
