什器管理には、什器によって管理の仕方が違う、細かい物品の出し入れが把握しきれない、棚卸にコストがかかるといった課題を抱えてしまうことがあります。
しかし、什器管理の方法を改善して、もっと簡単かつ効率的に行う方法はないのでしょうか。
什器管理とは何かから、什器管理によくある課題や解決方法、什器管理に使えるクラウド在庫管理システムzaicoについてご紹介します。
什器管理とは
什器管理とは、企業や組織が使用する設備や機器を管理することですが、什器管理とわざわざ呼称していなくても、これらはされていることが多いのではないでしょうか。
また、資産管理や備品管理と重なる部分があるので、什器管理といわなくても同じようなことをしているケースも少なくありません。
いずれにせよ、企業や組織ではさまざまな備品や設備、機器を使用することになるので、日々の業務や運営において什器管理は重要な業務です。
什器管理のよくある課題
オフィスなどの現場を問わず、業務には欠かせない什器。椅子や机など大きい家具からパソコンやスマホなどの端末まで、種類が豊富な什器の管理は大変な業務です。
什器管理によくある課題を確認していきましょう。
取得形態がさまざまで管理方法が異なる
什器は、購入して所持している物品だけではありません。
消耗時に買い換える手間がないなどの利便性から、レンタルやリース、サブスクリプションの契約をしている物品もあるでしょう。
このように取得形態が異なる場合、管理する目的や内容も異なります。
例えば購入した什器の場合は、購入日と購入金額を管理する必要があります。
一方、レンタルやリース契約をしている什器の場合は、契約内容と契約締結日、契約更新日などを管理しなければなりません。
取得形態ごとに管理項目が異なれば別々の台帳を作成する必要があるので、管理が大変になります。
減価償却方法が異なる
什器は使用年数や取得価額によって、固定資産か消耗品かに仕分けします。
固定資産にあたる什器のうち、さらに機械や車両など経年劣化によって価値が下がっていくものは、毎年の会計処理において減価償却が必要になります。
その什器によって減価償却の方法はそれぞれ異なるので、什器管理台帳とは別に固定資産台帳を作成しなければなりません。
そのため、両方の台帳で情報が異なるなどのミスが生じやすい、同じ内容を複数の台帳に記入する手間がかかるなどの問題が生まれます。
設置・保管場所が点在し把握しきれない
什器は一か所にまとめて設置・保管しているとは限りません。
机や椅子など、オフィスと現場のそれぞれで保管している什器もあるでしょう。
また、全国に営業所や支店があるなど複数の拠点をもつ会社の場合にも、それぞれで設置・保管しているので全体を統括して把握することは難しくなります。
パソコンやスマホなど端末を管理しきれない
パソコンやスマホなどの端末は社外に持ち出して使用するため、管理が困難となります。
管理台帳を作成し、端末を持ち出した担当者や時間などを記録するようにルールを設けても、項目が多く記録に時間がかかりすぎると、簡略化されてしまうなど曖昧になりがちです。
返却したつもりだったが紛失して見当たらない、いつの間にか私物化してしまうなど管理の目がなかなか行き届かない悩みがあります。
棚卸に時間がかかる
棚卸には、時間と人手が相当かかります。
さらに、棚卸の間は普段の業務の手を一旦止めざるを得ません。
所持している什器の数や使用期限などを確認するために、定期的な棚卸は必要不可欠ですが、什器の数が多ければ多いほど棚卸には時間がかかってしまいます。
什器管理を改善するには？
什器管理と一口に言っても、取得形態によって管理の仕方は異なります。
また、什器が設置されている場所によって、オフィスや現場など管理する部門が異なることもあります。
このように、什器によって管理項目が増えて複雑になることから、Excelで全て管理するのは限界でしょう。
管理データは、まとめて一元管理していくことが重要になり、一元管理には社内に管理専用のシステムを導入することが有効です。
しかし、有効な機能が多く大きなシステムの導入は、その分コストがかかります。
システムを選ぶポイントは、自社にとって必要な機能があるシステムに絞ることです。
さらに、システムは誰でも簡単に使えることも大切になり、使い方が難しく大変になれば、だんだん使用しづらくなっていき、定着していかないからです。
什器管理を改善するには、必要な機能を備えた使いやすいシステムの導入を検討してみましょう。
什器管理に「zaico」がおすすめな理由
什器管理に使えるシステムの導入をお考えなら、「クラウド在庫管理システムzaico」をご検討ください。
什器管理にクラウド在庫管理システムzaicoが効果的な理由を確認していきましょう。
スマホがあれば利用できる
zaicoは、高額なバーコードリーダーなどを新たに導入しなくても、手持ちのスマホやタブレットで使用できます。
もしくは、手持ちのバーコードリーダーと連携して使用することも可能です。
また、取得データはインターネット経由でクラウドに自動保存するので複数人・同時使用も可能です。
パソコンからも使用できるため、会計ソフトとデータ連携したり資料作成にも便利です。
スキャン・手入力で入力が簡単に行える
物品の入力には、スマートフォンのカメラからバーコード・QRコードをスキャンして簡単に行えます。
手持ちのバーコードリーダーと連携して使用することも可能です。
また、物品に割り当てるQRコードもzaicoから簡単に作成できます。なお、バーコード・QRコードを使用せず、手入力でも簡単に入力できます。
管理に必要なデータ項目を自由に追加できるので、什器の一元管理にも役立ちます。
什器以外の社内備品も管理ができる
オフィスや現場など複数にわたる拠点別に、備品のデータをグループ分けできるので什器以外の社内備品もまとめて管理できます。
社内の全ての物品を一元管理できるので、記入漏れや重複など複数の台帳があることによるミスをなくすことができます。
いつでもどこでも確認が可能になる
登録した情報はインターネット上のクラウドで管理するので、インターネット環境があればいつでもどこでもデータの確認が可能になります。
また、複数人での同時閲覧もできるので、最新の管理データを見ながら会議もできます。
棚卸も楽になる
zaicoには棚卸機能が備わっているので、棚卸した記録をスマホから簡単に登録・反映させることができます。
棚卸の結果を台帳に転記したり改めて入力する手間が省けるため、大幅な作業コストのカットや記載漏れ・誤りなどのミスを防げます。
会計ソフトfreeeと連携できる
zaicoに入力した物品の仕入データ、納品データそれぞれを仕入れ高（買掛金）、納品データとしてfreeeに反映させることができます。
最初に簡単な初期設定を行うだけで、反映時に難しい手順は必要ありません。データ入力後に「選択した仕入データ（納品データ）を会計ソフトに連携する」の項目をクリックするだけで、freeeで取引が作成されます。
また、zaicoのアカウントを複数持っていても、全て一つのfreeeアカウントで連携できます。例えば、会社の拠点ごとでzaicoのアカウントを分けている場合でも、freeeで決算をまとめることができます。
無料から試すことができる
zaicoは無料プランの用意はもちろん、有料プランを使用できる無料トライアル期間も31日間用意しております。
31日間のトライアルが終了した際に、無料で使うのか、各種適したプランで継続使用するのかを選択できますので、在庫管理システムをお探しであれば是非試してみてください。
什器管理を楽にするならzaico
什器管理は会社の資産に関わるので、決しておろそかにはできません。
しかし、什器の種類や管理項目が複数にわたるので、管理をする上での課題解決や効率化を進めることも重要です。
少しでも什器管理を楽にしたいと思われる方には、「クラウド在庫管理システムzaico」の導入をご検討ください。
zaicoは様々な業種・業界で利用されている在庫管理システムで、商品や資材などの在庫管理はもちろん、社内の備品や什器管理にも多く利用されています。
什器管理の改善や什器管理に使える在庫管理システムをお探しであれば、お気軽にzaicoにお問い合わせください。
