情報の共有が個人で止まっておりヒューマンエラーが発生したり、特定の従業員に仕事が集中したりしている状態は、属人化の課題がある状態です。
属人化とは、特定の従業員に仕事が集中することで、属人化が慢性化していると業務効率を下げたりなど企業への悪影響を及ぼしてしまいます。
属人化となってしまう理由はさまざまですが、属人化を解消するにはツールに頼るのも効果的です。
属人化を解消できるツールや属人化を解消する方法について確認していきましょう。
属人化を解消するツールや方法はある？
属人化を放置していると、業務効率の低下に繋がり従業員が辞めたり売り上げが下がったりなどさまざまな悪影響を及ぼしてしまいます。
そのような事態を避けるためにも、属人化の解消に繋げられるツールの導入を検討するといいかもしれません。
しかし、属人化を解消するツールや方法は多数存在しますが、なぜ属人化が発生してるのか原因を突き詰めなければ根本的な解決にはなりません。
属人化の発生には、人手不足やコミュニケーション不足、専門性などさまざまな原因が関係しているので、属人化を解消するには属人化に繋がる原因を解決しましょう。
たとえば、情報共有が欠如していたことが原因で属人化が発生していた場合は、情報共有がしやすいツールを導入することで属人化の解消に繋げることができます。
属人化を解消できるツールや方法を見つけるためにも、まずは属人化の原因を見つけることを優先しましょう。
属人化を解消するツール
属人化を解消するツールにはどのようなものがあるのでしょうか。
属人化の解消に繋がるツールについて見ていきましょう。
ナレッジ管理ツール
ナレッジが共有できるツールを使えば、従業員がそれぞれ持っているノウハウや経験などを従業員同士で共有できます。
ベテランの従業員が持っている知識や経験を共有できれば、若手の従業員の成長にも繋がりますし、品質向上にも貢献できるでしょう。
属人化は、従業員の育成ができずに起こることも多いですが、従業員の育成には時間や人員が必要です。
しかし、育成に回せるだけの人員が確保できないと、結局、特定の従業員に仕事を集中させて他の仕事を他の人員で回すといった事態になることもあります。
そうなってしまっては、従業員が仕事を休んだり辞めた場合、代わりに仕事をできる人がいないので業務が滞ってしまうでしょう。
従業員を育成する時間や人手が不足しているのであれば、ナレッジ管理ツールを導入し、いつでもノウハウやマニュアルを閲覧できる環境を整えておくことも大切です。
ナレッジが共有できていれば、突発的に従業員が休んだとしても、他の従業員がナレッジ管理ツールを確認しながら業務をおこなうことができます。
人手が不足しており、育成や情報共有が欠如していることが原因で属人化している場合は、ナレッジ管理ツールの導入を検討しましょう。
マニュアル作成ツール
マニュアルを作成する時間が足りず、属人化している場合はマニュアル作成ツールを導入しましょう。
属人化を防ぐためには、特定の従業員以外にも対応できる従業員を増やすことが必要です。
そのためにはマニュアルを用意して、誰もがマニュアルを見ながら対応できるように環境を整えることも重要視されます。
マニュアルが作成されていないと、他の従業員が業務に対応できず、属人化が解消されません。
しかし、マニュアルの作成にも人員や時間が必要とされるので、マニュアル作成のための人手が不足している場合は、マニュアル作成ツールの導入を検討しましょう。
マニュアル作成ツールのなかには、動画で分かりやすく作成できるツールもあります。
業務内容や操作性などにあわせて、適したツールを見つけてみてください。
スケジュール管理ツール
業務の工数が多く、誰かに仕事を集中せざるを得ない状況に陥っている場合は、スケジュール管理ツールを導入しましょう。
属人化は、工数の管理ができず特定の従業員に仕事が集中し、発生することもあります。
このような事態に陥らないためにも、工数を確認し、従業員全体に仕事を分配することが必要です。
スケジュール管理ツールを導入すれば、誰にどれぐらいの仕事が集中しているのか、工数や仕事量が見える化されます。
見える化されることで、特定の従業員にだけ仕事が集中するような属人化を防ぐことができるでしょう。
在庫管理ツール
在庫管理は、業務に利用するツールによっては属人化しやすいです。
たとえば、在庫をまとめたり数量を計算するためにもエクセルがよく用いられますが、エクセルはローカルで保存されるものなので属人化しやすい特徴があります。
在庫管理のように毎日おこなう業務は、特定の従業員だけではなく多くの従業員ができた方が良いでしょう。
また、エクセルは紛失しやすく、データ量が増えた分挙動も遅くなり、業務効率を下げてしまいます。
属人化や効率の低下を防ぐためにもエクセルではなく、在庫管理ができるツールを導入し、業務を円滑に進めましょう。
チャットボットツール
顧客からの問い合わせに1人で対応している場合は、チャットボットツールを導入しましょう。
チャットボットツールは、あらかじめ質問されるだろう内容に対し回答を入力しておくことで、ボットに問い合わせへの回答を任せるものです。
ボットに回答させることで従業員の負担が減りますし、1人だけで対応していた問い合わせの属人化が解消されます。
また、問い合わせ内容は従業員内で共有した方が良いですが、属人化している場合は共有も難しいです。
しかし、チャットボットツールを導入していれば、どのような内容の問い合わせがあったのか目で見ることができるので、共有もしやすいメリットがあります。
属人化を解消する方法
属人化を解消するにはどうすれば良いのでしょうか。
属人化を解消する方法について確認します。
マニュアルを作成する
属人化は、1人の従業員に仕事が集中することや、1人しか特定の業務に対応できないことが原因で発生します。
属人化している仕事は、もしも担当者が仕事を辞めたり休んだりした場合、ほかの従業員が対応できません。
その結果、業務効率が下がったり業務が滞ってしまうことにも繋がります。
そのような事態を防ぐためには、マニュアルを作成し他の従業員が対応できるように環境を整えると良いでしょう。
作成するマニュアルは専門的な言葉を省き、図や動画を載せるなどして誰が見ても分かるように作るのが理想です。
マニュアルを作成する時間がない場合は、マニュアル作成ツールなどを導入する方法もあります。
ノウハウを共有する
1人に仕事が集中することでほかの従業員が成長できず、属人化に繋がることもあります。
このような場合は、他の従業員を育成するためにノウハウを共有すると良いでしょう。
ノウハウや知識が共有できていれば、もしも担当者がいない場合でも他の従業員で対応ができます。
ナレッジ管理ツールなどを導入しておけばいつでも確認が可能です。
ツールを導入する
属人化を解消するためには、属人化につながってしまっている根本的な原因に適したツールを導入しましょう。
たとえば、コミュニケーション不足が原因の場合は、コミュニケーションがとれるよう社内SNSを導入したり、従業員の育成が足りない場合はナレッジ共有ツールを導入したりなど、原因を見極めてから導入すると良いです。
デジタルツールは便利ではありますが、原因の解決に見合っていないツールを導入しても、属人化の解消には繋がりません。
まずは何が原因なのか原因を模索し、属人化の解消を進めましょう。
属人化解消にツールを導入するための方法
属人化を解消するために、ツールを導入する場合は、どのような方法があるのでしょうか。
属人化を解消するためにツールを導入するための方法について確認しましょう。
問題点を見える化する
属人化を解消するためにはまず、課題や原因を見える化しましょう。
見える化しなければ、解決するために見合ったツールの検討ができないので、原因を探ることが最優先です。
たとえば、他の従業員が育成できていないから属人化が起きているのに、まったく関係のない社内SNSツールを導入しても意味がありません。
属人化が起きている根本的な原因を解決できるツールを導入するためにも、問題点を見える化することが大切です。
解消したい問題点に合ったツールを選定する
原因や問題点を見える化した後は、問題点解決に見合ったツールを選定しましょう。
具体的には、以下のとおりです。
- コミュニケーション不足→社内SNSツール
- マニュアル不足→マニュアル作成ツール
- エクセルによる属人化→エクセルに代わるツール
- 他の従業員の育成不足→ナレッジ共有ツール
問題点が解消できるツールを選定した後は、社内で運用できるか操作性や金額などを確認してください。
確認すべきポイントは以下のとおりです。
- コストは予算以内か
- だれでも使えるシンプルな操作性か
導入しても継続的に運用できなければ、また属人化に戻ってしまいますので導入が目的にならないように注意しましょう。
複数のツールを試す
ツールを導入する前に、複数のツールを試してみましょう。
さまざまなツールが存在するので、一度試してみなければ使い勝手はわかりません。
使ってみなければ把握できないツールもあるので、まずは試運転として、小規模人数で複数のツールを試したり、グループによって使い分けたりなど複数のツールを試してみてください。
ほとんどのツールには無料で試すことができる期間があります。
無料期間を上手に使いこなし、自分達の企業やグループに合っているツールを見定めましょう。
本運用前に仮で運用する
導入するツールを決めた後は、実際に運用する前に仮で運用してみましょう。
実際に使ってみないと操作性などは分かりませんし、運用してからツールの変更をすると混乱を招く可能性が高いです。
仮で運用することで使い勝手や効果的な運用方法が分かることもあるので、途中の仕様変更が起きないように小規模人数で使ってから、従業員全員に普及してみましょう。
属人化の解消ツールとしてもzaico
属人化が起きてしまう原因はさまざまですが、属人化を解消するにはツールに頼るのもおすすめです。
たとえば、在庫管理などはアナログな手法やエクセルで管理している企業も多いのではないでしょうか。
アナログの方法やエクセル依存は属人化を引き起こす主要な原因です。
そのような在庫管理の属人化を解消するためには、「クラウド在庫管理ソフトzaico」がおすすめです。
zaicoはクラウド上で在庫管理ができるクラウドツールで、エクセルが原因で引き起こされる属人化の解消ができます。
属人化しやすい在庫管理の問題を解決するためにも、zaicoの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
zaicoは無料で試すことも可能なので、まずはお気軽にご相談ください。
