在庫管理は企業の業務効率を大きく左右する重要な業務ですので、在庫管理表を作成する必要性があります。
適切な在庫管理表を作成することで在庫の見える化やコスト削減が実現できます。
しかし、在庫管理表の作り方が適切でなければ、思うように管理できなかったり、課題が生じてしまうこともあります。
基本的な在庫管理表の作り方から効率化のポイントを確認していきましょう
在庫管理表の作り方の前に在庫管理表とは？
在庫管理表とは、企業や店舗が保有する商品の在庫状況を整理・把握するための一覧表です。
商品の種類や数量、出入庫履歴を一目で確認できるため、効率的な在庫管理のために欠かせません。
特に多くの商品を扱う場合に不可欠なツールであり、在庫切れや過剰在庫を防ぐために重要です。
在庫管理表を作成する主な目的は、在庫の最適化と効率的な運用を実現することです。
適切な在庫管理ができていれば、無駄なコストを削減でき、売上機会を逃すこともなくなります。
仕入れ先や販売計画に応じた柔軟な在庫調整を行えるため、業務の効率化にも大きく貢献するでしょう。
在庫管理表の作り方：作る目的
そもそも在庫管理表はなぜ必要なのでしょうか。
在庫管理表の作り方としてまずは作る目的について確認していきましょう。
在庫状況を見える化するため
在庫管理表を作成することにより、在庫の状況を視覚的に確認できるようになります。
在庫状況の見える化は、適切な在庫量を維持するために欠かせない要素です。
各商品がどれだけ在庫として残っているのか、またはどれくらいのペースで出庫しているのかをリアルタイムで把握できることが、効率的な運営には重要です。
定期的に在庫管理表を更新することで、在庫切れや売れ残りを防ぐ予防策としても機能します。
業務効率向上のため
手作業での在庫管理や紙ベースでのデータ記録に比べて、デジタル化された在庫管理表は効率的に情報の記録・分析が可能です。
エクセルや専用の在庫管理ソフトを活用すれば、入力の手間を削減できるだけでなく、集計やデータ処理も迅速に行えるため、業務全体の効率化に寄与します。
商品別の売上分析や需要予測なども簡単に実施できれば、在庫管理の精度が向上するでしょう。
コスト削減のため
在庫管理表を作成し、正確なデータを保つことで、過剰な仕入れや在庫の滞留を防ぎ、無駄なコストを削減できます。
過剰在庫や陳腐化した商品は保管費用や処分費用を引き起こし、売れ残りが発生すると利益率にも影響を与えます。
在庫管理表で適切な在庫量を維持することは、これらのコストを削減するための重要な手段です。
トラブル防止のため
トラブルは、効率的な運営を妨げる大きな要因です。
在庫管理表は正確なデータ記録を提供し、誤出荷や在庫不足などのトラブルを未然に防ぐ役割を果たします。
たとえば、顧客に商品を出荷する際に在庫が足りないことがわかれば、早期に補充が必要だと判断でき、納期の遅れや顧客からの苦情を防ぐことができるでしょう。
また、出庫の履歴を詳細に管理することで、誤出荷や返品のリスクも減少します。
在庫管理表の作り方：基本の流れ
在庫管理表を作る場合には、エクセルを使用するケースが一般的でしょう。
エクセルでの在庫管理表の作り方の基本的な流れを確認していきましょう。
紙で作る場合も内容は同じようなものになるので参考にしてください。
必要な項目をリストアップする
在庫管理表を作成するには、含める項目を決定する必要があります。
一般的な在庫管理表に含まれる項目は、以下の通りです。
- 商品名
- 商品コード
- 在庫数量
- 入庫日
- 出庫日
- 保管場所
- 単価
- 仕入先
- 販売数量
- 注文数
これらの情報をもとに、商品の状況を正確に把握できるようになります。
エクセルで表を作成する
次に、エクセルを使用して在庫管理表に必要な項目を列として設定します。
在庫管理業は視覚的にわかりやすいレイアウトにすることが大切です。
具体的には、商品コードを一番左に配置し、その隣に商品名や在庫数量を配置するなど、情報が見やすくなるように並べるなどです。
必要に応じて罫線を引いたり、文字に装飾をつけたりして、表の見た目を整えましょう。
データの入力をする
初期段階では、商品の情報や在庫数量などを手動で入力します。
この際、現時点での実際の在庫数を正確に記入するために棚卸を実施することが重要です。
定期的にこのデータを更新し、在庫の出入庫を反映させていきます。
集計機能や関数を活用する
エクセルでは集計機能や関数を活用することができます。
たとえば、「SUM関数」を使用して在庫の合計を計算したり、「COUNTI関数」を使って特定の条件に合う商品の数量を集計したりするなどです。
また、ピボットテーブルを活用することで、大量のデータを効率的に集計・分析できます。
このような機能を活用することで、商品別の在庫状況や売れ筋商品、過剰在庫の商品を迅速に把握できるようになります。
在庫管理表の作り方：運用のコツ
在庫管理表を作成しただけでは、効率のよい在庫管理は実現できません。
在庫管理表の作り方だけでなく在庫管理表を運用する際のコツを確認していきましょう。
定期的に在庫を棚卸する
棚卸を定期的に行い、在庫管理表のデータが実際の在庫と一致しているか確認しましょう。
棚卸の頻度は、業務の規模や在庫量に応じて決定します。
月に一度や四半期ごとに棚卸を実施することで、在庫数の誤差を減らし、データの精度を保つことができます。
従業員全員で管理方法を共有する
管理方法を統一することで、入力ミスやデータの不一致を防ぐことができます。
在庫管理の方法や在庫管理表の使い方を従業員全員で共有しましょう。
また、トラブルが発生した際に迅速に対応できるよう、従業員間で情報を共有しておくことも重要です。
在庫状況を定期的に分析する
在庫データを定期的に分析し、売れ筋の商品や過剰在庫を特定することが大切です。
たとえば、季節ごとの需要予測に基づいて在庫量を調整したり、売れ筋商品の仕入れを強化したりする施策を考えるなどです。
徹底した分析を通じて、仕入れや販売の改善につなげることができます。
在庫管理表の作り方：効率化に役立つツール
さらに効率的な運用のためには、エクセルだけでなくツールを活用するのも効果的です。
また、在庫管理の規模や内容によってはエクセルではなく在庫管理システムの利用も検討したほうがいい場合もあります。
在庫管理表の作り方や効率化に役立つツールについて確認していきましょう。
エクセルのテンプレート活用する
在庫管理専用のテンプレートを使用することでゼロから作成する手間を省き、すぐに運用を開始できます。
インターネット上には、在庫管理に特化したエクセルのテンプレートがいくつか提供されています。
項目や関数が事前に設定されているため、時間の節約になるでしょう。
バーコードスキャンツールを使う
バーコードスキャンツールを使用することで、商品を迅速かつ正確に入力することができます。
商品のバーコードをスキャンするだけで在庫管理表に自動的にデータが入力されるため、手入力の手間を大幅に削減でき、エラーも減少します。
クラウド型在庫管理システムを利用する
クラウド型の在庫管理システムを導入することで、複数の店舗や倉庫間でリアルタイムにデータを共有できます。
クラウドツールには自動更新機能やアラート機能が備わっており、在庫の補充が必要なタイミングを通知するなど、在庫管理をさらに効率化できます。
効率的かつ正確な在庫管理には、最も効果的な方法と言えるでしょう。
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