「オフィスの備品管理がうまくできていない」、「もっと効率よく備品管理を行いたい」と備品管理に課題を感じてはいないでしょうか。
オフィスの備品といってもパソコンなどの電子機器から、机や椅子などの大きいものなど、多岐にわたります。
また、 オフィス備品をあいまいなまま管理していると、意外にも無駄なコストがかかっていることに気がつきません。
オフィスの備品管理はコスト削減に直結する部分が多いのでしっかりと行う必要があります。
単調な作業も多く、数も多いため、管理が雑になってしまうことが多い備品管理ですが 、備品管理アプリ（在庫管理アプリ）を利用することで煩わしい作業から開放され、簡単に実現することができます。
備品管理が必要な理由と、備品管理の役立つアプリや備品管理アプリの選び方を詳しく紹介します。
オフィスや職場の備品管理を実施すべき理由
そもそもなぜオフィスの備品を管理する必要があるのでしょうか。
なんとなく管理していたほうが良いと思う人や、よく分からずに悩んでいる方もいるかもしれません。
まずは備品管理の目的を明確にしましょう。
無駄を把握し改善するため
備品管理が曖昧なままだと、備品がどこで使用されているのか分からず、よく使われる備品なのかも把握できません。
利用頻度の少ない備品を多く補充してしまうと、保管スペースを圧迫する原因になります。
また、高額な備品などは必要以上に補充してしまうと無駄なコストに繋がったり、在庫を把握していないとあると思っていたらすでになくなっているなどの問題も発生してしまいます。
しっかりと備品管理ができていると備品の見える化ができ、このような無駄が分かるようになります。
例えば、備品管理の見える化ができると、フロアで不足しているコピー用紙が、別のフロアでは実は大量に余っていたといった在庫過多に気づけたり、在庫数が少なくなった消耗品に早く気づけます。
さらに、保管していたはずの場所にない備品も発見するなど、備品の紛失にも気がつくことできます。
業務効率化につながるため
オフィスの備品は従業員が共同で使ったり、使い回したりする場合もあり、備品の所在が分からなくなることも多くなりやすいものです。
備品管理がちゃんとできていると、備品の使用している場所や残数を把握できるので、総務や担当者が無駄に確認したり、探す手間を減らすことができます。
また、備品の残数が少なくなった時は、いち早く発注できるようになるので、発注業務の時間を減らすことができます。
借りる従業員としても、必要な時にすぐ備品を借りることができ、業務が停滞するのを防ぐことができます。
すばやく備品を利用できる環境を整えて、不足する前に迅速に発注できるようにすることで、業務効率が高まることが予想されます。
備品管理アプリのメリット・デメリット
備品管理の一般的な方法に台帳管理があります。
備品や物品を管理する台帳を作成すれば、オフィス備品を一元管理することができます。
台帳には、誰がどの備品をいつ借りたのかを記録します。
台帳には紙媒体やエクセル（Excel）を利用することも多いですが、アプリを利用することで簡単にオフィスの備品管理ができます。
これまで多く使われてきた紙媒体やエクセルに比べて備品管理アプリのメリット・デメリットを確認していきましょう。
備品管理アプリのメリット
備品管理アプリには主に次のメリットがあります。
- 総務担当の負担が減る
- 棚卸が楽になる
- 簡単に共有できる
担当者の負担が減る
アプリで備品管理をすると、 オフィス備品をデータとして効率的に管理できるようになります。
さらに位置情報や使用状況、利用者を一括で把握することができます。
備品の数量が減ってきた際に、自動でアラート機能やメールで教えてくれる発注点管理や、リース商材の返却期限を教えてくれる機能もあり、廃棄計画やリースのスケジュールも計画しやすくなります。
また、管理する項目も自動入力することもできるので、担当者ごとの入力ミスや属人化を防ぐことにも繋がります。
これらのことから備品管理業務が効率的になり、担当者の負担を減らすことにつながるでしょう。
棚卸が楽になる
備品管理アプリは、スマートフォンなどのモバイル端末でも利用することができます。
実際に備品の数を数える棚卸では、棚卸現場で結果をすぐに入力できるので、リアルタイムで正確な在庫状況を把握することができます。
エクセルや紙を使った棚卸では、 棚卸現場で数を数えた後で自席で結果を入力することがあるため、数を間違えて入力したり時間もかかってしまいます。
棚卸作業とリアルタイムで連携して入力や把握を備品管理アプリではできるので、これまでの棚卸作業よりも楽に進められるようになるでしょう。
簡単に共有できる
在庫状況などをデータで管理するため、他の従業員とも簡単に情報共有できます。
管理する人も利用する人もリアルタイムで正確な在庫状況を見ることができるので、 時間の短縮につながります。
備品管理アプリのデメリット
備品管理アプリには主に以下のデメリットがあります。
- 使い方は簡単だが周知が必要
- パソコンやスマートフォンなどアプリを使える環境が必要
使い方は簡単だが周知が必要
アプリ自体の操作に慣れる必要があり、従業員にもマニュアルなどで周知する必要があります。
せっかくデータで管理できるようになったとしても、使い方が作業担当者ごとに違っていると、 正しく備品管理ができなくなり思わぬミスに繋がります。
また、入力方法などのルールが統一されていないと、属人化を防ぐことができなくなります。
しかし、アプリの操作が浸透すれば誰でも簡単に扱えるようになるので、これまでの教育コストなどを短縮することにつながるでしょう。
パソコンやスマートフォンなどアプリを使える環境が必要
アプリで備品管理する場合、どうしてもアプリを実行するパソコンやスマートフォンなどのデバイスが必要になります。
そのため、初期投資が必要な場合もありますが、従業員が既に使用しているパソコンや社用携帯がある場合、 それらを利用することで費用削減ができます。
備品管理アプリの選び方とポイント
備品管理アプリといっても様々なアプリがあります。
料金が無料で使えるアプリから、月々の利用料金が発生するアプリなどがあります。
機能でも、単純な備品管理だけでなく、別システムと連携できるものや、棚卸機能がついているものなど様々です。
実際に備品管理アプリの導入を検討する上で、備品管理アプリを選ぶポイントについて解説します。
ラベル管理は必要か
備品をカテゴリーや使用頻度、保管場所によって分類すると管理がしやすくなります。
備品を分類したら、それぞれの物品にラベリングをしましょう。
管理ラベルをそれぞれの物品に貼り付ければ、 さらに見える化しやすくなります。
管理ラベルとは、 ICタグや、 QRコード、バーコード（JANコード）といったラベルで、備品情報を紐付けることができます。
紐付けることで、ラベルを読み込むだけで取得日や保管場所などの情報をすばやく把握できます。
アプリによっては、このラベルを自動で発行してくれる機能もあります。
保管場所は複数あるか
備品の保管する場所が複数ある場合、アプリも複数の保管場所、複数拠点に対応している必要があります。
例えば、複数のフロアで同じ商品を管理する場合や、東京と福岡などの拠点・支店がある場合などです。
異なる保管場所同士で備品を移動する場合も考えられるため、複数の保管場所での管理が対応してるアプリだとそういった移動作業もスムーズになります。
棚卸機能の有無
備品の修理・メンテナンス、適正な在庫数の維持、紛失や私物化の防止のためには、定期的な棚卸が必要です。
棚卸を実施することで、備品管理台帳に記載している備品の情報と、実際の現場で使用されている備品や保管場所の備品に差異がないかを確認できます。
アプリに棚卸機能があると、現場で直接棚卸しの結果を比較できるので、棚卸業務の効率化につながります。
ランニングコストはどのくらいか
オフィスの備品をしっかりと管理することで、業務の効率化や無駄なコストを削減することができますが、管理するアプリのランニングコストについても考えなければなりません。
備品管理は企業の主要業務ではないため、なかなか大きなコストをかけてまで管理はできない企業が多いです。
アプリは無料で利用できるものから、定額サービス（サブスクリプション）として利用できるものなどがあります。
また、アプリの導入の際には、その他のデバイスの用意が必要になることもあるので、それらのコストも考えて、最適なものを選びましょう。
備品管理アプリならzaico
オフィスの備品管理を効率よく、そしてできるだけ安く運用したいと求めている方に「クラウド在庫管理システムzaico」の導入をご検討ください。
備品管理アプリとしてzaicoを利用すれば、オフィスの備品をパソコンやスマートフォンからすぐに確認・管理することができ、 ラベルも自動で生成されます。
また、複数の保管場所の管理も簡単にでき、棚卸機能もあるため、現場でスムーズな棚卸も行えます。
さらに、zaicoは無料で試せるだけでなく、利用人数や機能に応じてプランが分かれており、自社に適したプランを選択することができます。
これまでオフィスの備品管理のためにエクセルや紙の入力作業に日々の時間を費やし頭を悩ませているご担当者様はzaicoにお気軽にお問い合わせください！
