病院において、安全で質の高い医療を提供し、効率的な病院運営を実現するためには、正確な物品管理が極めて重要です。
しかし、医療現場では日々さまざまな物品が大量に使用されることから、適切な在庫管理や使用期限の管理は容易ではありません。
また、忙しさであったり人手不足などの面から院内の物品管理の作業は大きな負担となっている場合もあるかもしれません。
病院での物品管理のプロセスと、病院の物品管理に在庫管理システムを導入するメリットについて理解し、より効果的な院内物品管理の手法を考えていきましょう。
病院の物品管理とは？
病院の物品管理とは、医療現場で使用されるさまざまな医療機器や医療材料などを適切に管理することを指します。
病院で使用する様々な物品の在庫の適正な維持、使用期限の管理、発注などが主な業務内容です。
医療従事者が必要な時に必要な物品を利用できる環境を整え、安全で質の高い医療提供を支える役割を病院の物品管理は担っています。
病院の物品管理の重要性
病院の物品管理は、安全で質の高い医療提供に欠かせません。
医療従事者が患者に対し最適な診療を行うには、必要な医療機器や医療材料が常に揃っていることが基本であり、そのためには適切な物品管理が不可欠です。
例えば、不十分な物品管理により在庫切れが生じると、治療や検査の遅延の原因となり、患者の治療に悪影響を及ぼすこともありえます。
また、使用期限を超過した物品が適切に廃棄されていないと、患者への誤使用のリスクが高まることなども懸念されます。
このように、院内の物品管理は医療の信頼性を支える基盤であり、病院内でも重要な業務といえるのではないでしょうか。
病院の物品管理の流れ
病院での物品管理業務はどのように行われているのでしょうか。
基本的な病院の物品管理の流れを確認しましょう。
適正在庫量の決定
適正在庫量の決定は、病院の物品管理の第一歩です。
過不足なく医療現場に物品を供給できる適正在庫量は、使用頻度や使用量、使用期限をベースに、過去の使用実績の分析や季節変動、緊急時対応なども考慮して算出します。
適正在庫量を適切に設定することで、在庫切れ・在庫過多を防ぎ、コストを最小限に抑えながら医療の質を維持します。
物品の発注
適正在庫量と在庫状況に基づいて物品の発注を行います。
誤発注や発注漏れは在庫切れ・在庫過多の原因となるため、病院の物品管理における特に重要な業務の一つです。
発注は、在庫量をモニタリングし、あらかじめ定められた発注点まで在庫量が減少するタイミングで実施するなどの方法で、適切な時期に漏れなく行う必要があります。
電子発注システムが広く利用されてきており、注文履歴の管理や発注状況の追跡が可能になっています。
入庫・保管
発注した物品が病院に届くと、受け取った物品を検品し、発注内容と一致していることを確認します。
その後、定められた場所に適切に保管します。
物品は、使用場所、使用頻度、使用期限などに基づいて整理し、必要なときに迅速に取り出せるよう配置することが必要です。
物品によっては温度や湿度などの保管条件に制限が設けられているため、品質維持のための環境設定も求められます。
出庫・配送
医療現場が円滑に動くためには、迅速な出庫・配送システムが不可欠です。
外来、病棟、処置室などの各部署に保管されている物品の残数や医療従事者からの依頼に基づき、必要な物品を取り出して各部署へ配送します。
また、出庫の際は記録を残し、在庫の減少を正確に把握します。
緊急時にも対応できるよう、物品の場所や状態を常に把握しておくことが重要です。
在庫状況の把握
定期的な棚卸や在庫管理システムにより、物品管理の全プロセスを通じて、継続的に在庫状況を把握します。
正確な在庫状況の把握は、在庫切れ・在庫過多を防ぎ、適正在庫量を維持するための基本です。
医療現場での需要が急に変動した場合にも、在庫状況に基づき、柔軟に発注時期・発注量を調整することで、安定した物品管理を維持することが求められます。
院内物品管理の主な課題
病院という特性上、物品管理においても病院ならではの特有の難しさがあります。
病院が抱える物品管理の主な課題を確認していきましょう。
在庫切れ・在庫過多
病院では、多種多様な物品を取り扱うため、物品管理の複雑さから在庫切れや在庫過多のリスクを常に抱えています。
在庫切れは、治療や検査の遅延につながるおそれがあり、最適な医療提供に支障をきたします。
一方、在庫過多は保管スペースを圧迫し、無駄なコストを発生させる原因の一つです。
安全で質の高い医療を常に安定して提供しなければならない病院の役割の特殊性から、病院の在庫管理には特に高いレベルの正確性や効率性が求められます。
使用期限切れの見落とし
病院で使用する医療機器や医療材料の多くには、使用期限が設けられています。
期限切れの物品の誤使用は患者の安全を脅かすおそれがあるため、厳重な管理が求められますが、多くの物品が混在する中での使用期限を把握するのは容易ではありません。
期限が近づいている物品の選別や保管場所の変更、期限を超過した物品の速やかな廃棄などが漏れなく行えるよう、システムの構築が重視されます。
誤発注・誤廃棄
日々大量に使用される多種多様な物品を管理しなければならない病院は、発注量・発注内容のミスや廃棄のミスも生じやすい環境であると言えます。
忙しい時期には、スタッフの疲労やコミュニケーション不足などから、そのリスクはさらに高まります。
不安定な物品管理が患者の安全に関わることから、システムのデジタル化などを通じた人的要因に左右されない対策が重要です。
不適切な保管方法
病院では、多くの物品を限られたスペースに収納する必要があるため、保管場所・保管方法にも工夫が求められます。
特に、医療機器などの中には温度や湿度管理が必要なものも少なくないため、保管業務は複雑です。
各物品に対する適切な環境が損なわれると、物品の劣化を招き、必要なタイミングで使用できず医療提供に支障をきたすおそれがあります。
トレーサビリティの確保が困難
医療機器などの中には、患者の安全性を担保するため、トレーサビリティの確保が求められるものもあります。
そのため、入庫・出庫の記録にも正確性が求められます。
しかしながら、多種多様な物品がさまざまな部署で使用される病院では、記録のミスが生じるリスクも視野に入れておかなければなりません。
デジタルツールを導入して記録を容易にするなど、担当者のみに依存しない対策が必要です。
院内物品管理に在庫管理システムを導入するメリット
病院の物品管理の課題解決に役立つのが、さまざまな業種や職種で普及の進む在庫管理システムです。
在庫管理システムを利用すると、物品管理の質や正確性、効率性の大幅な向上が期待できます。
病院に在庫管理システムを導入するメリットを確認していきましょう。
在庫情報の精度が上がる
在庫管理システムでは、デジタル化された在庫情報が常に表示されます。
紙ベースやエクセルなどでデータを取り扱う場合に比べ、在庫管理システム上での情報更新は容易でミスが起こりにくいのが特長です。
そのため、信頼性の高い在庫データが得られます。
在庫管理システムにより在庫情報の精度が飛躍的に向上すれば、物品管理の安定性・効率性の改善が期待できます。
入出庫の記録が容易
在庫管理システムでは、QRコードやバーコードのスキャン機能を備えているものもあり、瞬時に物品情報を表示させることが可能です。
このような機能は、入出庫記録作業の効率性を向上させるとともに、記録ミスや記録漏れのリスク低減にもつながり、さらにはトレーサビリティ確保にも有用です。
QRコード・バーコードのスキャン機能は、大量の物品を取り扱う棚卸の場面でも業務負荷軽減に役立ちます。
定数管理が行いやすい
在庫管理システムから精度の高い在庫情報が得られると、物品の定数や発注点の適切な設定が可能になります。
さらに在庫管理システムの中には、発注点を登録しておくと、それを下回った際にアラートを発し、迅速な発注対応をサポートする機能を備えているものもあります。
こうした機能の活用により物品の定数管理の確実性が高まることで、在庫の安定性向上が期待できるでしょう。
保管場所が明確になる
在庫管理システムでは、物品情報と保管場所情報を紐付けして登録できます。
こうしたデータベースにより、多種多様な物品をさまざまな部署で使用する病院でも、あらゆる物品をすぐに見つけ出すことが可能です。
保管場所の情報が担当者間で共有されることで、万一一部の物品が不適切な方法で保管されている場合でも、速やかな発見につながります。
業務効率が向上する
在庫管理システムを導入すると、在庫情報の把握、発注、記録などの各物品管理業務における人的負荷の大幅な軽減が期待できます。
業務量のみならず、ミスが生じにくい環境を整えることによるストレス軽減や、精度の高い在庫情報が得られることによる円滑なコミュニケーション、迅速な意思決定にもつながります。
こうして物品管理にかかる時間とコストが削減された環境では、担当者が他の業務に時間と労力をかけることが可能です。
結果的に病院全体の生産性向上や、医療の質の向上にも寄与します。
病院の物品管理にも在庫管理システムzaico
病院の物品管理は、医療の安全性に影響することから高度な正確性や業務の質が求められる上、その業態の特殊性から多くの課題を抱えています。
これらの課題に対処するには、従来のアナログな手法に頼るのではなく、積極的なデジタルツールの活用が必要です。
特に在庫管理システムは、物品管理業務の改善に大きく貢献する可能性のある有効なツールとして広く利用が進んでいます。
中でも、物品管理にシンプルな管理と簡単な操作を重視している場合、クラウド在庫管理アプリzaicoの導入をご検討してみてはいかがでしょうか。
zaicoは、歯科・眼科・整形外科などのクリニックをはじめ、動物病院や在宅医療、総合病院でも広く利用されているクラウドベースの在庫管理システムです。
スマホやタブレットからアクセス可能で、視覚化された在庫データを常に確認できます。
直感的な操作性に加え、バーコードやQRコードのスキャン機能を備えており、誰でも簡単に在庫検索や情報更新が行える簡便さが特長です。
また、初期費用がかからず、安心のサポート体制が整っているため、初めて物品管理に在庫管理システムを導入する病院にもzaicoは最適なシステムです。
ぜひこの機会に院内の物品管理を見直しについてzaicoにお気軽にご相談ください。
